【必読】内部統制にERPや会計ソフトを取り入れるメリットと導入検討の心構え
IPOに向けた準備に取り組む中、内部統制をスムーズに進めるために検討したいのが「ERPや会計ソフトの活用」です。ERP（Enterprise Resources Planning）というのは、統合基幹業務システムとも呼ばれ、会社運営に必要な会計や人材管理などのシステムを統合したものを指します。
この記事では、ERPや会計ソフトを内部統制に導入するメリットをはじめ、導入検討をスムーズに行うポイントなどご説明します。これからERPや会計ソフトの検討を予定している方には、ぜひ最後までご覧いただきたい内容です。
ERPや会計ソフトを使った内部統制が注目される理由
昨今、内部統制を強化する目的でERPや会計ソフトの導入を検討する企業が増えています。こうした背景には、「社内システムの統合によって内部統制を強化したい」という想いがありました。
企業によっては、現在も部門や部署毎に異なる基幹システムを使い、それぞれ独立したデータベースで情報管理が行われています。そのため、商品の売り上げ情報など、本来なら部門を超えても一致するはずのデータが、管理や取り扱いルールの違いから異なっているケースが散見されます。こうした状況では、適正な情報管理が担保されないのは言うまでもありません。
統合したデータ管理が可能なERPや会計ソフトを取り入れた場合、社内情報を1つのデータベースで管理できるようになります。全社的に共通のシステムを使うことで、部門を超えた業務処理が自動で連携されるようになります。それによって、データの整合性の担保や業務効率化による工数削減が可能です。
ERPや会計ソフトを内部統制に活用するメリット
ERPや会計ソフトを内部統制に導入するメリットは、統制強化だけではありません。ここでは、「業務プロセスの可視化」「IT業務統制のコントロール」「コンプライアンスの維持強化」という内部統制における3つの視点からお伝えします。
業務プロセスの可視化
1つ目は、「業務プロセスの可視化」です。ERPや会計ソフトの場合、統合したデータによる管理が可能となるため、部署を超えた業務においても、「いつ」「誰が」「何を」「どのように」処理したかが記録として残るようになります。業務プロセスを振り返りたい場面において、一つの記録として利用可能です。
IT業務統制のコントロール
2つ目は、「IT業務統制のコントロール」です。内部統制において、財務関連の情報の取り扱いについては、データの整合性、操作ミスの防止、不正取引の検知、防止に向けた業務プロセス作りが必須となります。
ERPにしても会計ソフトにしても、全社的に共通のシステムを使うことで、部門を超えた業務処理が自動で連携されるようになります。それによって、部署間のデータの整合性確保が可能となり、不正やミスが起こりにくくなります。
コンプライアンスの維持強化
3つ目は、「コンプライアンスの維持強化」です。システムを統合することで、データなどの各種情報に対する管理が行いやすくなります。情報の不正な持ち出しやその対策、労務管理など、システムによるアラートを利用することで、全社的な体制強化にもつながります。
ERPや会計ソフトの導入検討をスムーズにする3つのポイント
では、実際にERPや会計ソフトを導入したい場合、どのような点に気をつけるとスムーズな検討につながるのでしょうか。ここでは3つの観点からお伝えします。
1.既存システムの棚卸と将来自社のありたい姿を考える
まず行いたいのが、「既存システムの棚卸と将来自社のありたい姿を考えること」です。
部門ごとに使用している既存システムを把握し、効率化に向けて足りない点なども含め理解していくと見える化が深まります。
その際にポイントとなるのが、「将来自社がどのように成長してほしいか？」を考えることです。自社が将来目指す方向性に合わせ、必要なツールや機能が選べるようになります。
2.導入候補のメーカー毎に「できること」を見える化
サービスやツールを導入するとき、各社の内容をリサーチしたり、実際に問い合わることが多いと思います。候補メーカーがいくつか出てきたら、「それぞれどのようなことができるか？」を表などにまとめることをおすすめします。
例えば、EPRは「全体最適型」「コンポーネント型」「クラウド型」の大きく3タイプに分けられます。生産ルートのトータル管理を目指すなら全体最適型、まず必要な要素だけを導入したいならコンポーネント型、契約の柔軟性やシステム拡張の柔軟性を求めるならクラウド型のように考えることができます。
1.で検討した将来の自社像を元に、どのタイプが自社とマッチしそうか、ぜひ考えてみてください。
3.「業務処理」「IT全般の統制」の2視点から判断
最後に、実務面を考慮した判断についてお伝えします。社内のさまざまなメンバーが使うこととなるため、「作業が煩雑ではないか？」、「IT全般の統制が担保されているか？」を検討する必要があります。
例えば、システムを導入したことで各種入力・出力管理が煩雑になると、人為的なエラーにつながりかねません。またITの開発保守における管理やシステム運用管理の行いやすさも、実際に内部統制と関連づける時には重要となります。
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今回は、IPO準備中の企業に向けて、ERPや会計ソフトを活用するメリットや導入検討に役立つ考えを中心にご説明しました。
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