元Google社員のGmailの使い方 Part1 〜ショートカットの設定とアーカイブ〜

9a7b5-e382b9e382afe383aae383bce383b3e382b7e383a7e38383e383882013-06-1116-29-59

Gmailを使われている方は多いかと思います。
Gmail が普及し始めた当初は話題になったものですが、意外と最近はショートカットキーや、アーカイブ機能などが忘れ去られてしまっている気もします。

個人的には、これらを使うことで圧倒的に生産性があがると思っているので、今さら感はありますが、2回に分けて、便利なGmailの使い方を紹介ます。

1、ショートカットをONにする

意外と使われていないのが、ショートカット機能であると思います。
Gmailには、キーボード1つで返信したりできる便利なショートカット機能が沢山あります。
しかし、
デフォルトの設定ではショートカットがOFFになっているのです。
まずこれをONにしましょう。
では、やり方をご紹介したいと思います。
まず右側の設定のアイコン(歯車マークのやつです)から、

キーボードショートカットをONにしましょう。

2、アーカイブの使い方

Gmailは、返信など必要なことが終わったメールは全てアーカイブしましょう。

すると、受信トレイには、返信などアクション済でないメールだけが残り、
To-doリストのようになるので便利です。過去のメールを見たいときも右上の検索欄から探せます(基本、過去のメールは検索で探すのが Gmail! )し、アーカイブしたメールも「すべてのメール」というところには残るので大変便利です。

一日の最後に全部アーカイブして帰るとか、アーカイブしてないものは20件以内に抑えるとか、そういう運用ルールを設けるのもいいと思います。個人的には1ページ以内(50件以内)を目指しています。

このアーカイブ機能を使うため、とりあえず今あるメールを全て、一括でアーカイブする方法を紹介します。
まず右上から、「すべて」選択します。

そして、そのページが全部選択されたら、「受信トレイ内のスレッド〜〜件すべてを選択」を選択しましょう。
これであとは、右クリックからアーカイブを選択すれば、全部アーカイブできます。

まだ、返信など作業が終了していないメールについては、スターをつけておいたり、全部処理してから、アーカーブしましょう。

次回は、ショートカットの具体的なコマンドを紹介しますので、是非ご覧下さい。

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
このブログは、全自動のクラウド型会計ソフト「freee(フリー)」のCFO株式会社が運営しています。
「freee(フリー)」は3か月間、完全無料です。
ご利用はこちらから。
メールアドレスとパスワードを設定するだけで、ご利用できます。