新しく従業員を雇ったときの手続きまとめ!給与支払いから社会保険まで

「従業員を雇うと、給与の支払いや各種社会保険に関する様々な手続きに追われてしまう…」

新しく従業員を雇うと手続きが大変…

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今日は、新しく従業員を雇ったときの手続きをまとめました。 提出しなくては行けない書類と、その提出先をしっかり把握して、手続きをスムーズに済ませましょう。 手続きは、主に

  • 給与支払いに関するもの
  • 健康保険
  • 厚生年金
  • 雇用保険

の4つに関するものです。

給与計算のための手続き

まずは、給与計算に関する手続きを見て行きましょう。 役所に提出するものは、2つだけですが、給与を支払うための情報として、しっかり手続きを行いましょう。

労働条件通知書を交付

新しく従業員を採用するときには、賃金等の労働条件を記載した労働条件通知書を交付しなければいけません。 記載する内容は、労働契約の期間、従事する業務や場所、時間、賃金、退職に関することなどです。

扶養控除等(異動)申告書

従業員が、給与について配偶者控除や扶養控除、障害者控除などの控除を受けるために行う手続です。 新しく入った従業員の控除を適用するためにこの書類を提出しましょう。
参考:「扶養控除等(異動)申告書」(国税庁)

通勤経路及び通勤手当申請書

通勤手当を支給するために、通勤経路を従業員から聞きましょう。 通勤手当は、通勤方法や職場までの距離によって、非課税で支給できる額が決まっています。
参考:通勤手当とは?知ってお得な通勤手当と税金の話(経営ハッカー)

給与振込口座申請書

従業員に毎月の給与や賞与を振り込むために、口座番号を聞きましょう。

特別徴収にかかる給与所得者異動届出書

中途で入社する従業員の場合には、前の勤務先が発行した特別徴収にかかる給与所得者異動届出書を受け取り、市区町村に提出します。 これは、地方税や社会保険を特別徴収(源泉徴収)して、納めるために必要となる書類です。
提出先:市区町村

給与所得の源泉徴収票

前の勤務先の源泉徴収票も預かっておきましょう。 年末調整のときには、1年間の給与を計算する必要がありますので、前の勤務先での給与を把握するためです。

健康保険の手続き

健康保険に関する手続きは、年金事務所で行います。 書類と提出先だけ把握しておけば問題ありません。

被保険者資格取得届

従業員が加入したら、被保険者資格取得届を提出しなくてはいけません。 提出先:年金事務所(組合健保の場合は健康保険組合)
期限:5日以内
参考:被保険者資格取得届(年金事務所)

従業員に被扶養者がいる場合

健康保険扶養者(異動)届を提出します。
提出先:年金事務所
参考:「健康保険扶養者(異動)届」(年金事務所)

厚生年金の手続き

厚生年金の手続きは、健康保険と基本的に同じです。 しかし、従業員が年金手帳をなくしていた場合は、別途書類が必要となります。

被保険者資格取得届

健康保険と同様、従業員が加入したら、被保険者資格取得届を提出しなくてはいけません。 (書類自体が健康保険のものとセットになっています。下記リンク参照) 注意点として、基礎年金番号を事前に確認しておきましょう。(記入する欄があります。)
提出先:年金事務所
期限:5日以内
参考:被保険者資格取得届(年金事務所)

従業員が年金手帳をなくしていた場合は、年金手帳再交付申請書も

従業員が年金手帳をなくしていた場合は、再交付の手続きが必要となります。 提出先:年金事務所
参考:年金手帳再交付申請書(年金事務所)

雇用保険の手続き

雇用保険は、公共職業安定所(ハローワーク)で手続きを行います。 パート及び派遣労働者でも、週の所定労働時間が20時間以上であり、かつ31日以上雇用される見込みである方は雇用保険の被保険者となります。

被保険者資格取得届

提出先:公共職業安定所
期限:翌月10日まで
参考:被保険者資格取得届

従業員が雇用保険被保険者証をなくしていた場合

従業員が雇用保険被保険者証をなくしていた場合は、雇用保険被保険者証再交付申請書を提出します。 提出先:公共職業安定所
参考:雇用保険被保険者証再交付申請書




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