ビジネス出張は未来への投資。利益向上のための4つのステップ

ビジネス出張のROIを向上させるための4つのステップ

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[Photo by Yukiko Matsuoka]

電話やFAX、電子メール、チャットなど、社内外とのコミュニケーション手段は、ますます増え、多様化していますが、いずれも、対面のコミュニケーションに勝るものはありません。直接、顔を合わせ、言葉を交わし、同じ時間と空間を共有することで、互いの関係性や信頼を深めたり、人的ネットワークを広げたり、業界動向や市場環境を体感でき、これらによって、収益性の向上や事業運営の効率化につながることが期待されます。このような観点からみれば、出張に費やす時間とお金は、現在および将来に向けた「投資」とも考えられるでしょう。

出張を「投資」と捉えるならば、投資に対する利益、すなわちROI(投資資本利益率)を最大化することが重要なポイントです。14業界を対象に過去18年間の実績を分析した米国旅行産業協会(U.S. Travel Association)の調査レポートでは、出張への投資額1米ドルあたり9.50米ドルの収益増、2.90米ドルの利益増がもたらされていると推測されています。

では、出張におけるROIを向上させるために、具体的に、どのような点に留意すべきなのでしょうか。出張のプロセスを以下の4つのステップに大別し、それぞれポイントをみていきましょう。

ステップ1: 出張の目的と達成すべき成果を明確化する

一般的な投資において、その目的と期待成果を明確にすべきなのと同様、出張においても、「何のために出張するのか?」、「出張を通じて、何を成し遂げたいのか?」、目的と達成すべき成果を明確にすることが第一歩です。たとえば、大口顧客との取引を成立させるため契約を締結する、調達リスクの分散に向けて新規の調達先を見つける、社内体制の強化を目指し優秀な人材を採用する、新規市場の開拓に先駆けて最新の業界動向や競合他社の状況を調査する、といったものが挙げられます。

 

ステップ2: 出張の計画・準備に最善を尽くす

取引先や社内での会議の日程調整や、業界向けカンファレンス・展示会のスケジュール確認など、事前の計画策定に最善を尽くすことが、出張から得られる有形・無形の成果の最大化につながります。
もちろん、出張先までの移動手段の確保や宿泊施設の手配も必須。宿泊施設は、空港やターミナル駅、目的地などへの交通アクセスの利便性のみならず、インターネットの接続環境など、設備も確認しておきましょう。

また、出張に先駆け、訪問する取引先に関する情報や、カンファレンス・展示会で注目すべき企業・人物は、整理しておくこと。各行政機関が発表している公的データや、地元の経済団体の発行物などから、出張先の地域情報に目を通しておくのも一法です。たとえば、米国では、米国国勢調査局(United States Census Bureau)の公式ウェブサイトや州・郡別のデータが検索できる「State & County Quickfacts」などがあり、英国でも国家統計局(Office for National Statistics)の公式ウェブサイトといったオンラインプラットフォームを通じて、公的データを入手できます。

 

ステップ3: 出張する

とりわけ、馴染みのない土地への出張では、予期せぬ出来事がつきもの。フライトや電車が遅れたり、交通渋滞に巻き込まれたりといった可能性もゼロではありません。くれぐれも、余裕を持って予定を組み、行動することを心がけましょう。緊急時の連絡先をメモしておく、携帯電話やPCのための予備バッテリーを持参するなど、万一に備えておくと安心です。
出張期間中は、宿泊施設が自分の仕事場。Gmailなどのウェブメールサービスや、Evernoteに代表されるオンラインノートツール、Dropboxをはじめとするオンラインストレージサービス、全自動のクラウド会計型ソフト「freee」など、クラウドサービスを有効に活用することで、オフィスの外からでも、仕事の生産性を向上させることができます。

 

ステップ4: 出張の振り返りとフォローアップを行う

出張から戻ったら、その成果を振り返り、達成できたこと、達成できなかったことを整理し、評価しましょう。また、出張の成果をもとに、今後、取り組むべき課題を洗い出しておくこと。それぞれの課題は、可能な限り、具体的なタスクやアクションに展開することが望ましいです。
「日常業務が多忙で、オフィスを離れられない」、「出張するほどの喫緊の課題が見当たらない」など、出張を先延ばしにする理由はいくらでもあるものですが、現場に出向くことで得られる知見、顔を合わせることで築くことのできる信頼関係など、効果的な出張は、事業成長のための原動力となることもあります。これらのポイントを参考に、一度、オフィスから出かけてみてはいかがでしょう。

 

Text=松岡由希子

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