実践!!個人事業主の、なびの家が活用するバックオフィスに役立つツール5選

実践!!個人事業主のなびの家が活用するバックオフィスに役立つツール5選

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今回は個人事業主なびの家で実際使用しているバックオフィスに役立つツールをご紹介。実践で活用しているツールだからこそ利用の価値ありです!

個人事業主の場合、家庭内での作業が大半という方も多いのでは? 妻にプロジェクトの進捗状況をどうやって報告してますか? 多様なタスクをどうやって処理していますか?

過去にプロジェクトがとんざした背景を考えると、なかなか相手に自分がやっていることを伝えられない。あるいは、伝えられるものがプロジェクトの限界になる。複数のプロジェクトがたちあがりバーンアウトしかける、等々。苦い思い出です。

常時接続時代、スモールワークの普及、プロダクトのサービス化がすすむ中で家庭の時間をいかに大切にすごせるか。今回ご紹介するツールが、なにかのヒントになれば幸いです。

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1)Asana

 

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Facebook共同創立者ダスティン・モスコビッツさんと元Google社員ジャスティン・ローゼンスタインさんが開発したタスク管理サービス。Dropbox、Airbnb、Uber、Pinterest、foursquare、など40000以上のチームで使用されてます(2014年1月)。特徴は、プライベートから仕事まで、運用から開発まで、幅広い用途で使えること。目的(Why)とタスク(How)の明確化に重点をおいているサービスです。

ちなみにAsanaという言葉、ヨガのポージングを意味するそうで、妻に導入するときに響きました。QOLを大事にしているんだよ、と。プロジェクト慣れしていない人とつかうには、同種のTrelloよりは気軽につかえると思います。

使用方法

  1. サイト より新規登録。
  2. 3ペインの画面構成にて左からチーム・プロジェクト、タスク一覧、タスク詳細となっています。直感的につかえるのでまずはさわってみましょう。
  3. 操作に慣れてきたら ガイド をみます。これだけ一通りできます。

我が家では、家庭を架空のチームと想定し、機能ごとにプロジェクト化してます。こんな↓感じです。機能はホメオスタシスを参考にしてます。

 

表1: Asanaを家庭でつかう場合のプロジェクト例
プロジェクト 説明 ホメオスタシス
理念恒常 チームの統制をとるためのプロジェクト。家庭のビジョン、ミッション、バリューを調整。 免疫系
情報処理 家計維持、生産性改善のためのプロジェクト。 自律神経系
活性化 チームのQOL維持、ストレス対応のためのプロジェクト。 内分泌系

 

2)Zapier

 

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IFTTTのビジネス版。クラウドサービス同士で連携するためのサービスです。Mailchimp, Salesforce, Google Drive, Githubなど、日々のタスクの自動化がこれで完成します。

バックオフィスに加えマーケティングオートメーションとしての機能もはたすので、思いつく定型業務はひととおりZapierを起点に考えるというのも手かと思います。

使用方法

  1. サイト より新規登録。
  2. 上部メニュー[Explore]より組み合わせサービスを検索、選択。
  3. 作成ウィザードにそって設定をすれば数分で完了します。

わたしが常時につかっているのが、AsanaとGoogle Calendarの自動連携。妻と情報共有の漏れがないようにしています。

他にもZapierで提示されている組み合わせは1915通り。ビジネス上の使用例としては下記のほかいろいろあるので試してみてはいかがでしょうか。

  • Google Spreadsheetで管理しているタスク状況に応じてGMailにて自動アラートメール
  • SkyDriveとGoogle Driveのファイルを同期
  • AsanaのIssuesタグ情報をHipChatやGithubと連携

 

3)OneTab

 

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Google Chromeで情報収集する際、タブをひらきすぎて画面がかたまることはありませんか?OneTabはタブ管理をスマートにしChromeの動作遅延をふせぎます。

メモリー解放などいろいろツールはありますが、OneTabはChromeの「すべてのタブをブックマークに追加」という機能をクラウド化したサービス。

情報の一覧性にすぐれ、ブックマーク等の収集ツールをつかうよりも作業にはまりません。また、集めた情報をまとめページとして生成することができるので、収集から共有までの工数削減になります。

いつもたくさんのタブを開いてしまう妻によろこばれました。

使用方法

  1. Chrome Web Store よりプラグインをインストール。
  2. タブが複数ひらいている状態でプラグインボタンをクリック。ひらいていたタブはOneTabのまとめ画面に整理されます。
  3. 再度まとめてひらきたい場合は[Restore all]、まとめて消去したい場合は[Delete all]、共有まとめページをつくりたい場合は[Share asweb page]をクリックします。

 

4)Plagger

 

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ソーシャルメディアが台頭してからコミュニカティブな情報がたくさんでるようになってきました。役立つ情報もあるけど、情報量が多すぎて業務に支障がでている方もいるのではないでしょうか。

OneTabがプッシュ型の情報収集ツールだとするとプル型の情報収集もコントロールしたいところですよね。

Plaggerはクラウドサービスではなく、Perl製のフィードアグリゲーターソフト(現在Rebuild.fm主催の宮川さんが2006年に開発しました)。すぐにはじめるという訳にはいきませんが、VPS等で一度構築してしまえば柔軟な設計により自由に設定を追加・変更できます。過去話題になったツールですが、ますます活躍の場がひろがっています。

使用方法

  1. 過去記事で使用例としてあがっているさくらレンタルサーバーは、現在環境変更のためPlaggerが動作しないことに注意ください。
  2. VPSなどでPerlの実行環境を準備。
  3. 長谷川さんの記事 を参考にインストール。
  4. 詳細は 大常さんの記事 を参考。

妻とのからみでは、わたしが「はてぶ」した料理レシピを彼女に自動連携してます。料理以外もそのときどきでテーマを受けて、妻と情報共有しています。

 

5)freee

 
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はい、読者のみなさまには言わずと知れたfreeeです。サービス紹介は省略して我が家の使用例を紹介します。

課題

家庭は妻メイン、私サブで運用。下記3つの課題がありました。

  • 家計簿のつけ方が確立されておらず工数がとられる(当時はGoogle Spreadsheetを使っていました)
  • ステークホルダーとして私も家庭の状況をみて協力したい
  • 家庭の恒常性を高めるため、互いの与信力を高めたい

解決

昨年9月に家庭用、妻用、私用とfreeeのアカウントを3つ取得。上記課題を解決したかはっきり言えませんが、下記効果はでてています。

  • 費目のぶれがなくなり、入力時間が短縮された
  • 集計グラフによって現状が把握しやすくなった
  • クレジットカードの付け合わせ時間が短縮された
  • 入力の漏れ、クレジットカードの付け合わせの漏れがなくなった
  • 3アカウントを共通の会計で把握できるようになり、家計の見通しをたてやすくなった

freeeで家庭用アカウントをつかうのに躊躇するかもしれませんが、諸々の工数を考えれば価値はあると思います。

さいごに

常時接続時代の恩恵をうければうけるほど、プライベートと仕事の境がなくなり生活が乱れやすくなります。

家庭の時間をどうつくり、どう運用するのか。今回は仕事でつかっているツールを紹介しつつ家庭の改善にアプローチしてみました。

妻からひとこと。「具体的なことは言えないけど、前よりらくになった気がするよ! ^^」

 

TEXT=なびのくん・協力=たらちゃん(妻)

 

 

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目次

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  2. 請求書、見積書、納品書、クラウド作成ツール9選
  3. わかりやすい見積書の書き方ガイド
  4. トラブルにならない、契約書作成ポイント
  5. 契約書の印紙税を節約する3つの方法
  6. 請求書の書き方|網羅すべき6つの基本項目
  7. 領収書に添付する収入印紙の金額一覧
  8. 領収書を紛失したときの対処法5選
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