Google Apps for Businessを導入する5つのメリットと連携サービス5選|経営者に役に立つまとめ

Google Apps for Business

ビジネスのスタートアップ期にグループウェアを導入しようと考えている人も多いと思います。しかしながら、すでにたくさんのグループウェアが世の中にあるので、選ぶのに迷ってしまうという人もいるかもしれません。
その中でも、Google Apps for Businessなら、1人500円からアカウントを作れます(600円プランもあり、こちらはユーザーを自由に増減できます)。導入コストも低く抑えられるので個人事業主にもおすすめです。

Google Apps for Businessには、Google Appsのアプリが搭載されています。Gmailやカレンダー、ハングアウトといったメジャーな機能や、ドキュメントやスプレッドシートといったビジネスで使用できるアプリが自由に使えるので、仕事をする上で役立ちます。というわけで今回は、Google Apps for Businessを導入する5つのメリットと題して、Google Apps for Businessを紹介してみようと思います。


■Google Apps for Businessを導入する5つのメリット

<目次>
■Google Apps for Businessを導入する5つのメリット
1.複数の人間で1つのデータを編集できる
2.写真などの大容量データを共有できる
3.スマホやタブレットからでも閲覧&編集できる
4.複数人でカレンダーを共有できる
5.メアドを独自ドメインで運用できる

 

1.複数の人間で1つのデータを編集できる

Google Apps for Businessに搭載されているアプリは、複数人での編集が可能。たとえばスプレッドシートであれば、ほかのユーザーのログイン状況やカーソルなどが色分けされて表示されます。そのため、複数人で同時にシートを編集できるのです。これならハングアウトやチャットなどで会議しつつデータの編集が可能です。また、編集者(ディレクター)とライター(デザイナー)が同時に文章を閲覧できるので、記事の校正なども行えます。それまでデータをメールで共有していた人は、この同時閲覧機能によってかなり効率もアップすると思います。

2.写真などの大容量データを共有できる

Google Apps for Businessでは、複数人でフォルダの共有ができます。そのため、大容量の写真や音声データなどをフォルダに入れておけば、データをメールなどで送る必要なく共有できます。特にデザイン業や執筆業をされている方は画像データなどのやり取りが多いと思いますので、より便利に感じられると思います。

3.スマホやタブレットからでも閲覧&編集できる

このグループウェアは、スマホやタブレットからでも閲覧や編集ができるのも魅力。とくに外出時に作業をする際、タブレットから編集できるのは便利です。スマホとタブレットだけ持って外出すれば、突然のアポが入ってもカレンダーを更新できますし、その場でドキュメントを作成して相手に送付する(もしくはGoogle Appsで共有する)なんて使い方もできます。わざわざ重いパソコンを持ち歩かなくてもいいので、機動性がアップすること間違いなしです。

4.複数人でカレンダーを共有できる

カレンダーを共有できるのも大きいです。社内での会議はもちろん、社外の人とのアポも入れておけます。自分の予定をほかのメンバーにも共有しておけば、自分のスケジュールを毎回伝える手間も省けます。カレンダーに「会議室」「一眼カメラ」といった部屋や備品の名前のアカウントを作成すれば、会議室や備品の予約情報を把握できるので便利です。

5.メアドを独自ドメインで運用できる

Google Apps for Businessでは、メールに独自ドメインを設定できます。そのため、「gmail.com」をビジネスメールとして設定することをためらっている人にはうれしい機能です。自社ドメインにすれば、社外の人からの信頼も得られます。ほかのサービスだと初期費用が掛かってしまいますが、Google Apps for Businessなら500円からはじめられます。

■Google Appsと連携するアプリまとめ

ここからは、Google Appsと連携しているサービスを紹介していきます。

■Google Appsと連携サービス事例
1.cybozu
2.KDDI
3.Zoho
4.rakumo
5.freee

cybozu

言わずと知れたグループウェアである「cybozu」も、Google Appsと連携しています。連携するのは、サイボウズOffice・ガルーンのユーザー情報など。cybozuは社内端末のみからでしかアクセスできないという点を考えると、Google Appsと連携させておいて社外で確認できるようになるのは好都合。特に外で仕事をすることが多い人はおすすめです。
cybozu

<連携内容>
Gcal Connection for Cybozu Office
サイボウズ連携

KDDI

KDDIとGoogle Apps for Businessも連携しています。基本サービスに当たる部分について年間契約を結んだ1ライセンスあたり月額500円でGoogle Appsが使えます。「スマートバリュー for Business」を適用すると、毎月の利用料金から最大24カ月間に月額1480円割り引くことができるのが魅力。auの回線をビジネスに使用する人は、このパッケージがお得です。
KDDI

<連携内容>
KDDI連携

Zoho

顧客情報や売上推移、プロジェクト進捗などができる「Zoho」。このサービスもGoogle Appsと連携しています。Google Appsと連携させることによって、顧客管理、営業支援をGoogle Apps上でも管理することが可能です。Google Appsとアカウントを共通化することで、よりフレキシブルに作業をこなすことができます。
Zoho

<連携内容>

rakumo

rakumoは、カレンダーやワークフロー、タイムレコーダーなどをクラウド上で管理できるサービス。それぞれのアプリが個別でアカウント購入できるので、低コストを実現できます。Google Apps for Businessとの連携によって、異なる会社間での設備の共有・予約管理、リソース管理などが可能になります。外部の会社(開発会社など)と一緒に仕事をすることが多い会社におすすめ。
rakumo

<連携内容>
rakumo連携

freee

クラウド型会計ソフト「freee」も、Google Apps for Businessと連携しています。feeeに新規登録する際にGoogle Apps for Businessでのアカウントログインが可能になるので、メールアドレスやパスワードの入力の手間が省けます。これにより、Google Apps for Businessの会計機能としてfreeeを使用するなんてこともできます。会計・経理はビジネスにおいて切っても切れない関係ですので、これを機に会計機能もクラウドで管理するというのも良い選択肢とかもしれません。
freee

<連携内容>
freee連携

■まとめ
Google Apps for Businessは、文章作成・表作成・プレゼン資料作成など、一連のアプリが利用できる便利なグループウェアです。Google Apps for Businessと連携するほかのサービスも増えているので、これからもっともっと便利になるグループウェアといえます。従来、中小企業がメールサーバーを立てたり、カレンダーツールを導入するのには莫大なコストが掛かっていました。Google Apps for Businessの登場により、少ないコストで起業することが可能になっているのです。スタートアップ期のベンチャーは、これを導入しないほうが損しているといえます。まずは無料でトライアルしてみてはいかがでしょうか?
TEXT=安齋慎平

 

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