領収書の送付状の書き方ガイド【テンプレート付き】

領収書を郵送する際には送付状をお忘れなく!

領収書 領収書を発行し、得意先へ発送する際には送付状を付けないと、先方の担当者によっては不愉快な思いをされてしまうかもしれません。円滑な取引関係を継続していくためにも、領収書を郵送する際には送付状を付けましょう。  

[目次] ■1)送付状に最低限記載すべき事項 ■2)無料で手に入る領収書の送付状テンプレート ■3)領収書の送付状まとめ

 

■1)送付状に最低限記載すべき事項

領収書を送る際の送付状にはどのような事項を記載すればよいのでしょうか?最低限これだけは必要な項目をまとめました。

 

1)送付状作成日付

送付状を作成した日付と先方が領収書と送付状を受け取った日付が離れてしまうと、先方が「うちへの領収書送付は後回しにしていたのかな?」などと誤解してしまうことがありますので、送付状を作成したらすぐに郵送しましょう。

 

2)相手方の名前

先方の会社名はもちろんですが、規模の大きい会社などに送る際は、担当者名まで入れると親切でしょう(封筒に貼る宛名ラベルも同様です)。たらいまわしにされる危険性も少なくなります。

 

3)自社の名称と住所

株式会社も(株)等と略さないで書きましょう。住所も都道府県から記載すると相手に丁寧な印象を与えます。郵便番号もお忘れなく。

 

4)タイトル

「領収書送付のご案内」や「書類送付の件」等でよいでしょう。

 

5)時候の挨拶

「〇〇の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。」など季節に応じたあいさつ文を一文入れましょう。ビジネスマナーの一種です。

 

6)同封した領収書を明記

「記 領収書 1部」 などと記載し、確かに領収書を送っているのだということを先方に明確に伝えましょう。

 

7)文体は全て「~~です。」、「~~ます。」で統一

大切な取引先へ送る送付状ですのでくれぐれも相手に失礼な印象を与えてはなりません。ですます調で作成するのが望ましいでしょう。

■2)無料で手に入る領収書の送付状テンプレート

ここまで送付状に最低限記載すべき項目について触れてきました。それでは実際に送付状を作ってみましょう!

と言われてもなかなかいざ作るとなると手が止まってしまったりしますよね? 領収書のテンプレートはいくつも無料で手に入るサイトがありますので、まずはそこからテンプレートをダウンロードし、最低限記載すべき項目を記載していくと良いでしょう。作っているうちに自分なりのアレンジを加えて行って、オリジナルの送付状が完成すればよいと思います。 いくつか送付状のテンプレートを無料でダウンロードできるサイトをご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。

   

WEBNOTE

ビジネス関連文書のテンプレートを提供しているサイトです。 WEBNOTE

   

ビジネスマナーと基礎知識

テンプレートの提供だけではなく、書き方の例示まで掲載してくれているサイトです。 ビジネスマナーと基礎知識

   

フリー雛形

無料で各種ビジネス文書雛形がダウンロードできます。 フリー雛形

   

ビジネステンプレートファクトリー

無料テンプレートの数が多く、領収書の送付以外でも役立ちます。 ビジネステンプレートファクトリー

   

ビズオーシャン

テンプレートの数は群を抜いています。会員数も多いです。もちろん無料です。 ビズオーシャン

   

ビジネス文書

シンプルな書式です。まず初めの取っ掛かりとしてよいでしょう。 ビジネス文書

   

ecoなびオーナー’s

シンプルながらもしっかりとしたテンプレートを提供しています。 ecoなびオーナー’s

   

■3)領収書の送付状まとめ

領収書の送付状に最低限記載すべき事項を説明し、無料でダウンロードできる送付状のテンプレートをいくつかご紹介してきました。 テンプレート通りに作ると味気ない気もしますが、まずは型から入った方が無難です。 テンプレートに最低限のことを記載してから、自分なりのアレンジを加えていくと良いでしょう。本稿が、皆様がオリジナルの送付状を作るためのきっかけとなれば幸いです。

 

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