領収書を紛失したときに知っておきたい対処法5選!

どうしてもというときなら、再発行してもらえなくても方法があります!

領収書
領収書を紛失してしまった場合、その都度自腹を切っていたのでは、いくら給料があっても立ちゆきませんよね。しかし、金額が大きくなれば会社の経理上も問題が大きくなりきちんとした対処をすることが必要です。ここではできれば起こって欲しくない領収書紛失という自体に対処する方法を5つ紹介します。

[目次]
■1)自腹を切る
■2)レシートで代用する
■3)再発行してもらう
■4)購入証明書をもらう
■5)出金伝票で対応する
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■1)自腹を切る

いちばん避けたい方法ですが、最終手段に残しておきたい対処法です。とくに社用経費でこまごましたものを購入した際、領収書をついなくしてしまうというケースがよくあります。

領収書の紛失を「領収書紛失届」のようなかたちで認めてしまうと、社員の悪用を招く恐れがあります。実際、紛失届を乱用して業務上横領の事件となった例もあります。自販機での買い物や香典など領収書をもらえない場合には、例外的に認めるかどうかも含めて社内ルールを作ることが先決です。

■2)レシートで代用する

領収書を兼ねているレシートも増えています。もし計算書のみのレシートであっても領収書として扱うことで経費に認めてもらえる場合があります。税務署では必ずしも領収書でなければならないことはなく、購入したことが証明できるものならレシートやメモでも原則として認めてもらえます。もちろん、内容的に不備があれば厳しいチェックをされます。

やはりレシートは感熱紙でのプリントアウトということもあり、時間が経つと印字が消えやすい点で領収書のほうが会社としても扱いやすはずです。

■3)再発行してもらう

購入したお店で領収書を再発行してもらえるか相談してみましょう。基本的に領収書は支払と引き替えに発行されるものです。厳密な法律上の話でいえば、売買の時点で領収書が発行されていなければ商品の引き渡し義務や受け取る権利もあいまいになり、トラブルを引き起こすこともあります。

最近は領収書の端に「領収書は再発行いたしません」という文言が書かれてあることも多く、再発行の対応が難しくなっています。そもそも法律上、売り主が再発行に応じる義務はないため、最終的には領収書の発行者の対応次第になります。

■4)購入証明書をもらう

領収書の再発行が原則としてしてもらえない代わりに、企業や店舗によって購入したことを証明する書類を発行してくれることがあります。「領収証明書」や「支払証明書」と呼ばれるもので、有料となることがほとんどです。

例えば、病院の領収書を紛失して領収証明書を発行してもらおうとすると1,000円や1,500円程度かかる病院も見受けられます。一般の店舗で発行してもらう場合はメモ紙に住所印や店印を押してもらうことになります。

■5)出金伝票で対応する

領収書を紛失したとき、社内でスムーズに行える対象法が出金伝票による処理です。本来、出金伝票は領収書が発行されないときに社内で処理するための書式です。

例えば、電車代を切符で買ったり、自販機で接客のために缶コーヒーを買ったりなどのほか、葬式や通夜の香典で領収書をもらえないケースがこれに当てはまります。領収書をもらえない場合に出金伝票を記入して対処します。領収書が紛失した場合も出金伝票で代用することは可能です。ただし、回数が多くなると税務署から厳しくチェックを受けることがありますので、緊急手段として考えておく方が無難でしょう。

また、金額が大きい出金伝票も本来の使われ方ではないため税務署から認められないことも考えられます。ちなみに、出金伝票の様式はほぼ領収書や明細書と同じなので記入に迷うことはありません。日付、支払先、購入内容などを伝票用紙にまとめます。

■領収書を紛失したらどうする?対処法5選!まとめ

領収書は絶対になくしてはならないものです。しかし、万一紛失してしまった場合でも、いくつかの対処法で経費として認めてもらう可能性があります。自腹を切るのはともかく、まずは発行店に相談して領収書の再発行や領収証明書の発行をお願いしましょう。難しい場合は、出金伝票となります。

とくに出金伝票での対応は領収書紛失でよく使われる方法です。あまりに多用するのは避けるべきですが、購入した商品を証明できるようなものを合わせて保管しておくといざというときに役立ちます。

領収書の発行は、発行する側も受け取る側も細心の注意を払うべき大切な書類です。いちばんはなくさないこと。なくしてしまったときはダメ元ぐらいで対応するぐらいで対処するようにしたいものです。

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目次

  1. 見積書から領収書まで、6つの〇〇書を徹底解説
  2. 請求書、見積書、納品書、クラウド作成ツール9選
  3. わかりやすい見積書の書き方ガイド
  4. トラブルにならない、契約書作成ポイント
  5. 契約書の印紙税を節約する3つの方法
  6. 請求書の書き方|網羅すべき6つの基本項目
  7. 領収書に添付する収入印紙の金額一覧
  8. 領収書を紛失したときの対処法5選
  9. 領収書が上様でも大丈夫|領収書豆知識30選
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