請求書と送付状の無料テンプレートや例文集をここにまとめてみました

請求書と送付書の簡単作成でビジネスがスマートに

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ビジネスにおいて常識となっている請求書や送付状、どんな時に使うのか、どうやって作成するのか分からない、でも今さら誰にも聞けないなんてことありませんか。でも、安心してください。実際には、ビジネスを始めた人なら誰でも経験している疑問なのです。

最近では、請求書や送付状のテンプレートを無料で簡単にダウンロードできたり、例文集を参考にできたりして、とても便利になっています。ここでは、請求書や送付状をどんな時に使うのかといった基本から、テンプレートや例文集までご紹介したいと思います。

[目次]
■1)請求書や送付状はこんな時に必要
■2)請求書の無料テンプレート
■3)送付状のテンプレートと例文集
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■1)請求書や送付状はこんな時に必要

1.請求書の使い方

請求書とは、商品やサービスの提供や販売に対して、代金の支払いを請求するための書類のことです。請求書により代金を回収できますから、会社にとっては非常に重要な書類となります。請求書には、販売した商品の名称や数量、合計金額などを記載する必要があります。必要があれば、振込先の指定や支払いをする期限も記載します。

一般的に、請求書には異なる使い方があります。一つの方法は、商品を購入する際にその都度発行する請求書です。毎回請求書を発行することで、短い期間で代金の回収ができるという利点があります。別の方法は、1か月分など一定期間の代金をまとめて請求するという方法です。この請求書の利点は、毎回請求書を準備する必要がなく、まとめて請求できるので、事務処理が簡単になることです。

2.送付状の使い方

送付状とは、郵便物やファックスを送る際に、その書類の送付者や送り先、送る枚数、取引先への挨拶などを記載した書類のことです。送付状は、カバーレーターとか添え状などと呼ばれることもあります。送付状を送ることで、複数ある書類がそろっているか、ファックスが誰から誰に宛てて何枚送られてきたのかを正確に把握することができます。

送付状を送る際には、誰から誰に宛てて送られたのか、何枚の書類が送られたのかなどを記載する必要があります。また送られた日付や住所、電話番号など基本的な情報を記入します。送り状にタイトルが書かれてあると、目的が分かりやすいですし、挨拶を添えていると、ていねいな送り状の印象になります。ファックスでは用紙やインクが切れてしまったり、複数ある書類を紛失することもあるため、送り状の役割は重要になります。

 

■2)請求書の無料テンプレート

最近では、請求書のテンプレートが無料でダウンロードできるようになっているため、請求書の作成がより簡単になりました。会員登録が必要なホームページもありますが、たいていは無料でできるようになっています。テンプレートも、それぞれに書式やデザインが異なっていますから、会社と取引先にとって心地の良い書式を選ぶようにしましょう。ここでは、テンプレートをダウンロードできるホームページをご紹介します。

・無料テンプレート

無料テンプレート
WordのA4サイズで作成できるシンプルなフォーマットです。
▶︎「無料テンプレート」はこちら

 

・ビズオーシャン書式の王様

ビズオーシャン書式の王様
請求書のテンプレートの一覧から選ぶことができます。
▶︎「ビズオーシャン書式の王様」はこちら

 

・コクヨ 請求書テンプレート

コクヨ 請求書テンプレート
用途に合わせて請求書や納品書など、項目を変えて利用できるテンプレートです。
▶︎「コクヨ 請求書テンプレート」はこちら

 

・エコナビ 請求書テンプレート

エコナビ 請求書テンプレート
書式として使いやすいシンプルなデザインです。
▶︎「エコナビ 請求書テンプレート」はこちら

 

・業務用テンプレート

業務用テンプレート
エクセル形式のため、金額の計算には計算式が使われています。
▶︎「業務用テンプレート」はこちら

 

■3)送付状のテンプレートと例文集

ファックスの送信や郵送で書類を送る際に、送り状を添えることで、書類の紛失やファックスの送信ミスなどを防ぐことができます。また取引先にいきなりファックスを送るのではなく、添え状と挨拶文があると、より丁寧な印象を与えることができます。ここでは、送付状のテンプレートと例文集をいくつかご紹介しましょう。

 

・proportalの例文集

proportalの例文集
ビジネスで使用できる送り状のインデックスとなっています。
▶︎「エコナビ 請求書テンプレート」はこちら

 

・ビジネスマナーと基礎知識

ビジネスマナーと基礎知識
ビジネスにおける送り状の基本的なマナーを学べます。
▶︎「エコナビ 請求書テンプレート」はこちら

 

・例文集フォーマット

例文集フォーマット
ファックス送付状、送信表の書き方が紹介されています。
▶︎「エコナビ 請求書テンプレート」はこちら

 

■請求書と送付状のまとめ

ビジネスにおいて、請求書と送り状は非常に重要な役割を果たしています。請求書をきちんと作成することで、代金の回収をより確実にすることができます。請求書は会社の好みのスタイルを考えるだけではなく、入金をきちんとしてもらうためにも、取引先の会社が好むような請求書を作成するように心がけましょう。

また送付状を添えることで、書類の紛失やファックスの送信ミスなどを防ぐことができ、取引上の不必要なミスを減らすことができます。請求書も送付状も無料でダウンロードできる便利なツールが沢山ありますから、有効に活用して、ビジネスをよりスマートにこなしていきましょう。

 

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