電子帳簿保存法改正で日本の経理もペーパレス化へ!その詳細とは?

電子帳簿保存法改正によって、会社での経理業務がどのような影響を受けるのかまとめました。

電子帳簿<画像:国税庁HP参照> 電子帳簿保存法が改正され、今まで行ってきた書類の整理に割く労力とコストをさらに削減することができます。国税関係書類の電子データでの保存やスキャナでの保存をうまく活用して、効率の良い経理業務を進めていきましょう。

[目次] ■1)電子帳簿保存法の準備と手順とメリット ■2) 電子帳簿保存法とは ■3) スキャナ保存を始める時に必要となること ■4) 電子帳簿保存法の改正によって変わる経理業務の内容 ■5) 抑えられるコストと労力 ■まとめ| データの保存方法がカギ!

■1)電子帳簿保存法の準備と手順とメリット

・スキャナ保存条件 (200dpi以上、カラー設定)  ▼                    ・PCの条件 (カラーディスプレイかカラープリンタを備えておく)  ▼  ・税務署への申請 (スキャナ保存の申請書と決められた添付書類の提出。スキャナ保存開始する3ヶ月前までに手続きを行っておく)  ▼ ・電子帳簿保存法の改正後の経理業務 (請求書をスキャニングし紙の書類は廃棄、3万円未満の領収書はスキャナ保存OK、)  ▼ ・クラウド会計ソフトなどを活用し、該当する書類を離れた場所にいても管理できるようになる。

■2) 電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、一定の条件のもと、国税関係書類を、電子データで保存してよいという法律です。改正後は始めから電子データとして作成していたものをそのまま保存する他、紙の書類をスキャナ保存することもできるようになりました。

・1)スキャナ保存できるもの

見積書、納品書、請求書など。スキャナ保存を行うには、税務署長の承認を得る必要があります。スキャンした時には、日付と担当者を確認するため、電子署名とタイムスタンプを付けます。

・2)スキャナ保存できないもの

帳簿、決算報告書、3万円以上の契約書・領収書など、財税の動きを確認する時に特に重要とされているものはスキャナ保存することができず、紙の書類のまま保存する必要があります。ただし、3万円未満の契約書や領収書はスキャン保存することができます。

■3) スキャナ保存を始める時に必要となること

書類をスキャナ保存する時は、保存に適したスキャナやコンピューターのシステムを用いて行うなど、定められた要件を満たす必要があります。税務署への申請も必須で、承認を得てから紙の書類での保管からスキャナ保存に切り替えることができます。

・1)書類の保存に使うスキャナの条件

保存した画像がしっかり見えるように、200dpi以上の解像度で、白黒ではなくカラー設定でスキャニングすることになっています。

・2)コンピューターのシステム

コンピューターでも、スキャニングした画像を確認できるように、カラーディスプレイかカラープリンタを備えておく必要があります。また、保存したデータをすぐに探せるように、検索機能も差なえておくことも必要です。

・3)税務署への申請

税務署へスキャナ保存の申請を出す時は、申請書と決められた添付書類を提出します。スキャナ保存を開始する3ヶ月前までに手続きを行っておく必要があります。

■4) 電子帳簿保存法の改正によって変わる経理業務の内容

電子帳簿保存法が成立すると、国税関係書類のデータでの保存ができるようになりました。さらに電子帳簿保存法の改正で、相手先から受け取った請求書や見積もり書類をスキャナで取り込めるようになったので、書類を紙で書いた場合でも、より効率よく経理業務を行えるようになりました。

・1)請求書のスキャニング

取引先から請求書を受け取ったら、スキャニングして紙の書類は廃棄することができます。請求書はデータとして保存できるので、内容を確認したい時にもすぐに検索することができます。

・2)領収書の保存

3万円未満の領収書は、スキャナ保存することができます。領収書の内容はコンピューター内に保存されているので、税務手続きの時も、領収書の整理や入力を効率よく行うことができます。

・3)見積書の保存

取引先から受け取ったり、取引先に提出したりする見積書も、コンピューターに画像データとして保存できます。取引先と見積書を見ながら相談したい時も、手早く画像データを確認することができます。

■5) 抑えられるコストと労力

紙の書類を保管する時は、ファイルに分けて整理するなど、広い置き場所も必要となります。スキャナ保存では、コンピューターの中にデータが収まるため、1つ1つの書類を整理して片付けたり、必要な書類を多くの中から探したりする手間を省くことができます。

・1)保存場所の縮小

一旦スキャニングした書類は廃棄することができるので、大量の書類の置き場所に困ることがありません。社内の整理もしやすくなり、すっきりとフロア内を使うことができます。

・2)書類を探す時間の短縮

書類が画像データとして保存されていると、コンピューターの検索機能で手早く探すことができます。該当する書類を離れた場所まで取りに行ったり、探したりする必要がなくなります。また、書類の管理もしやすくなり、会計サービスとの連携もできるようになります。

■まとめ| データの保存方法がカギ!

電子帳簿保存法改正により、データの多くがコンピューターの中に保存できるようになって、経理のペーパーレス化は進みます。スキャナ保存を始める場合は、必要事項をチェックし、正しい方法で保存ができるようにしておきましょう。