【企業必見】マイナンバーの導入により発生する業務と対策まとめ

【企業必見】マイナンバーの導入により発生する業務と対策まとめ

マイナンバー
2015年も既に1/4が過ぎました。今年は住民票を有する国民全員にナンバーが振られる改革の年です。今回は「マイナンバー」に関する基本情報から、マイナンバー導入により発生する業務について取り上げていきます。ちなみに、今回は「法定調書」という言葉が連発するので、「法定調書」について下記を事前にご確認ください。

〈参考〉【マイナンバー導入】法定調書への記入・提出方法・注意点まとめ
法定調書種類

[目次]
■1)マイナンバー制度の基本情報
■2)2016年1月1日以降は全ての法定調書の提出にマイナンバーが必要なの?
■3)マイナンバー制度が導入後のイメージ
■4)2017年1月からは「(仮)マイポータル」がスタート!
■5)マイナンバーの導入により発生する業務の準備をざっくり理解しよう!
■まとめ

mynumber

■1)マイナンバー制度の基本情報

さて「マイナンバー」って何なのか? いつから開始されるのか? その内容は? など基本的な事が知りたいですよね。とりあえずその辺りをまとめます。

・1)「マイナンバー」って何?

「マイナンバー」とは、行政を効率化し、国民の利便性を高め、公平・公正な社会を実現する社会基盤の事です。

・2)いつから開始されるの?

マイナンバー制度は、2016年1月から開始します。

・3)国民への通知はいつから?

2015年10月から通知されます。

・個人番号は12桁
・法人番号は13桁

※一般的に「マイナンバー」と呼ばれているのは「個人番号」のことであり、「法人番号=マイナンバー」という表現は間違っているのでご注意ください。
詳しくは以下をご参考にしてください。

〈参考〉法人番号をわかりやすく徹底解説|マイナンバー制

・4)個人番号の詳細について

・住民票を有する国民全員に1人1つ市区町村から通知されます。
中長期在留者や特別永住者等の外国籍の方も同様です。

・「通知カード」により、住民票の住所に通知されます。

・利用範囲は、番号法に規定された「社会保障」「税」「災害対策」に関する事務に限定されています。

・5)法人番号の詳細について

・設立登記法人、国の機関、地方公共団体、左記以外の法人や人格のない社団等で、法人税・消費税の申告納税義務や、給与にかかわる所得税の源泉徴収義務を有する団体に対して、1法人1つ国税庁から通知されます。法人の支店や事業所には指定されません。

・書面により通知を行います。
※ 設立登記法人については、番号の指定後、登記上の本店所在地に通知書が届きます。

・法人番号の好評は、原則インターネット(法人番号の公式サイト)で公表されますので、誰でも自由に利用できます。公表する情報は「名称」「所在地」「法人番号」の3情報です。

・6)税務関係書類への番号記載時期は?

申告書や法定調書を提出する場合は、税務関係書類に個人番号や法人番号を記載することが求められます。また、法定調書を提出する際は、本人確認のため、マイナンバー個人番号カードの提示を求められます。郵送の場合はマイナンバー個人番号カードの写しを添付する必要があります。

・所得税
2016年1月1日に属する年度分以降の申告書から

・法人税
2016年1月1日以降に開始する事業年度にかかる申告書から

・法定調書
2016年1月1日以降の金銭の支払にかかる法定調書から

・申請書・届出書
2016年1月1日以降に提出すべき申請書等から
※ 法定調書の対象となる金銭の支払を受ける者の番号も必ず記載すること。

■2)2016年1月1日以降は全ての法定調書の提出にマイナンバーが必要なの?

2016年1月1日以前に「特定口座開設届出書」の提出を行い特定口座を開設した方は、同日から3年を経過した日(3年経過日)より以後に、「特定口座内保管上場株式等の譲渡又は配当等の受入れ」をする日までに、個人番号を告知しするという猶予期間が設けられています。
マイナンバー猶予

■3)マイナンバー制度が導入後のイメージ

マイナンバー制度がスタートしたら法定調書にはどのように番号を記載するのでしょうか? 支払調書の例が国税庁の資料にありましたので御覧ください。
支払調書
この様に、法定調書や法定調書合計表に「個人又は法人番号欄」が追加されます。上記の赤枠で囲ってある番号の上部の囲いは12桁なので個人番号です。個人番号は右端から記入しますので、左側に1マス空きスペースができます。ちなみに下部の13桁の赤枠の囲いは法人番号の記入例になります。

■4)2017年1月からは「マイナポータル」がスタート!

「マイナポータル」(情報提供等記録開示システム)が2017年1月からスタート予定です。このポータルサイトでは、個人情報のやり取りの記録が確認できるようになるとのこと。確認できる内容は下記になります。

・自分の個人情報をいつ、誰が、なぜ提供したのか。
・行政機関などが持っている自分の個人情報の内容について。
・行政機関などから一人一人に合った行政サービスなどのお知らせが届く。

■5)マイナンバーの導入により発生する業務の準備をざっくり理解しよう!

企業の方は、この制度が開始される前に、事前準備をしなければなりませんね。いざ開始してから混乱しないように以下の事を理解しておきましょう。

・1)社員の大切な個人情報ですから、マイナンバーを扱う上で、社内のルール(基本方針や取り扱いなど)をつくりましょう。

・2)社内の各課でマイナンバーを受け入れる為に「給与」「会計」「人事」など、関連性の高い部署は、事前にマイナンバーに対応した開発や改修を行う必要があります。

・3)マイナンバーを取り扱う上でセキュリティー強化は必須です。安全管理上、取扱責任者は、情報漏洩防止策の検討や、組織づくりや、社内の情報アクセスを見直し制御するように管理体制を整えましょう。

・4)マイナンバーを取り扱う部署として有力な経理部門においては、取り扱いについて従業員の教育を行う必要があります。制度の認知や、情報管理の面でも、マイナンバー取り扱い研修などを行い徹底的に安全管理につとめましょう。

■まとめ

「社会保障・税番号制度」通称マイナンバーについては、企業として情報漏洩の心配や、通常業務を圧迫しかねない受け入れまでの社内のルールづくりなど不安は山ほどあります。
また、マイナンバーは非常に厳密な個人情報であるため、「収集して、保管して、利用する」という作業だけでも非常に面倒です。

そんな場合に、マイナンバー管理サービスを使うと、経営者や税理士の方は、顧客や従業員とマイナンバーのやりとりをしたり、自社内で保管したりする手間を省くことができます。

ちなみに、こちらのサイトから登録(無料)すると、マイナンバーガイドなど様々な特典がついてくるのでオススメです。

マイナンバー制度についてもっと詳しく知るには

すべての国民に番号をつけて、税・社会保障関連の手続きに活用される「マイナンバー制度」。2015年10月からマイナンバーの通知が始まります。そして、2016年1月にマイナンバー制度が開始します。
制度開始まで間もないですが、どのような制度なのかまだ調べている段階で対策にまで手が回っていない方がほとんどかと思います。
このガイドでは、マイナンバーのスケジュールやその他知っておきたい基本知識など、マイナンバーを理解するのに必要な情報を全てまとめました。
本ページを活用して、マイナンバーをマスターして有効に使いましょう!

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目次

  1. 今さら聞けないマイナンバー制度とは?
  2. 制度開始までのスケジュール
  3. 収集時の本人確認の方法
  4. 保管に必要な安全管理措置
  5. マイナンバーを提供していい範囲とは?
  6. 法定調書への記入・提出方法・注意点
  7. マイナンバーによる年末調整の変更点
  8. マイナンバーに関してよくある質問10選
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