【簡単】電子定款は4万円の得になる!電子定款作成の4つのポイント

【簡単】電子定款は4万円の得になる!電子定款作成の4つのポイント

定款
会社設立時に必ず作成しなければならない「定款」。しかし、起業経験の無い方にとっては未知の世界ですね。そこで今回は「電子定款」以前に、そもそも「定款」ってなんのことやらと思っている方に「電子定款」に関する情報をご理解頂けるところまで簡単にご紹介します。

[目次]
■1)そもそも「定款」ってなに?
■2)オーソドックスな定款認証の手順について
■3)電子定款の手順について
■まとめ

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■1)そもそも「定款」ってなに?

なんとなく耳にした事がある方も多い「定款」という言葉。まず「定款」とはなんぞやについて簡単に理解してください。以下はウィキペディアから抜粋した内容です。

定款(ていかん)とは、社団法人(会社・公益法人・協同組合等)および財団法人の目的・組織・活動・構成員・業務執行などについての基本規則そのもの(実質的意義の定款)、およびその内容を紙や電子媒体に記録したもの(形式的意義の定款)である。また、社団法人とはいえないような特殊法人(日本銀行・日本放送協会等)の根本規則も定款と呼ばれる。財団法人においては、かつては「寄附行為」といったが、2008年12月の一般社団・財団法人法の施行以降は「定款」に改められている。文章引用:wikipedia「定款」より

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■2)オーソドックスな定款認証の手順について

さて、定款認証の手順ですが、基本的には以下の順序で行います。

・手順1)管轄の公証人役場を調べる

・手順2)事前に定款をチェックしてもらう

・手順3)公証役場へ行く前に持参するものを確認

・手順4)公証役場での定款認証の流れ

・手順5)設立登記へ

・電子定款を行わない場合、公証役場へ以下の6つを持参します

1)定款3通
公証役場保存用、会社保存用、登記用

2)発起人(出資者)全員の印鑑証明書1通ずつ
定款認証の後、設立登記の申請の時も使いますので2通取得しましょう。

3)収入印紙:4万円
収入印紙は郵便局で買いましょう。

4)公証人へ払う手数料:現金で5万円程度
定款の認証の費用は当日、現金で支払いを行います。公証人へ払う手数料5万円を持参しましょう。

5)定款の謄本(写し)交付手数料:約2000円(250円×ページ数)
定款の謄本作成料で「250円×ページ数分」を準備しておきましょう。

6)委任状(代理人が定款認証を行う場合)
公証役場での定款認証は発起人(出資者)全員で行くのが原則です。しかし、会社を始めたばかりの忙しい時期に全員で行くというのは現実的ではないかもしれません。その場合は、以下のような、公証役場に行けない発起人の委任状が必要となります。

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■3)電子定款作成の4つのポイント

さてここからは、今回の記事の本題「電子定款」の手順についてお伝えしていきます。

・手順1)定款の記載内容を決めよう

・手順2)PDF作成ソフトで電子定款を作成しよう

・手順3)住民基本台帳カードを取得しよう

・手順4)「公的個人認証サービスの電子証明書」を取得しよう

・手順5)ICカードリーダ・ライタを準備しよう

・手順6)電子署名プラグインソフトで定款のPDFデータに署名しよう

・手順7)公証役場を訪問い事前打ち合わせをしよう

・手順8)電子申請

・手順9)公証役場で定款の認証を受けよう

・手順10)法務局で法人の設立登記をしよう

PDFで保存した定款に、電子証明書を付し、オンラインで公証人に送信します。電子定款の場合、4万円の印紙税がかからないので、会社設立費用を節約することができます。ただし、電子化するあたり、多少環境を整える為の費用はかかります。電子証明書の発行を受ける場合や電子定款作成には「住民基本台帳カード」や「ICリーダー」や「署名プラグインソフト」や「adobe acrobat(お試し版:無料)」 などを揃える必要があるからです。

定款料金表

・ポイント1)「電子定款」の作成する上で必要なもの

「電子定款」はPDFで作成する事ができます。ただし、会社の代表者となるあなたが作成したものであることを役所に提出する際に証明するために、「電子証明書」などが必要となります。用意するものは以下になります。

・1)住民基本台帳カード
・2)電子証明書
・3)ICカードリーダライタ

・ポイント2)電子定款を作成

定款の文章が完成したら電子化する為の手続きに入ります。電子化するまでにある程度時間がかかるので、公証役場に伺い事前に間違いがないか確認することをオススメします!
▶公証役場一覧はこちら

・ポイント3)電子署名を入れるために必要なソフトを入手しよう。

電子署名を入れるために、Adobe Acrobat(体験版)を入手しましょう。

・1)Adobe Acrobat(体験版)
・2)PDFへ返還する方法
・3)初めて電子署名を適用するときの方法

・ポイント4)定款に電子署名を入れよう

・1)定款に電子署名を入れる。
法務省の申請総合ソフトとPDF署名プラグインをダウンロードしよう。

・2)利用者クライアントソフトのダウンロードしよう。(※上記ソフトをダウンロードしたら、次にICカードリーダライタをパソコンに繋ぎます。電子証明書入の住民基本台帳カードをICカードリーダライタに差し込み読み込ませます。住民基本台帳カードと電子証明書のパスワードは同一ではございません! 別々にあるので、発行の際メモしておきましょう!)

・3)署名プラグインを使い電子署名を入れれば電子定款の作成は終了!

■まとめ

会社設立したら、まずは経理・会計業務にかかる事務作業時間を圧倒的に効率化するクラウド会計ソフトを導入し、法人の経理・決算の時間的コストを抑え本業にフォーカスしましょう。

会社設立freeeなら、ガイドに沿って必要事項を入力するだけで定款が作成できます。電子定款も作成から認証まで専門家が代行するので必要機器を揃える必要はありません。

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