【マイナンバーセミナー締切迫る】中小企業必見これだけは知っておきたいマイナンバーガイドライン

【中小企業必見】これだけは知っておきたいマイナンバーガイドライン

マイナンバーが2015年10月より配布され、2016年1月より「社会保障」「税」「災害対策」の行政手続で使用開始されます。今回はマイナンバー制度で抑えておくべきポイントを簡潔にご紹介します。詳しくはこちらの記事を御覧ください。(▶「【企業必見】マイナンバーの導入により発生する業務と対策まとめ
マイナンバー資料
国税庁HPでは本人確認手続に関する様式をダウンロードできるようにしています。書類は以下になります。
・【番号確認書類】はこちら
自身の個人番号に相違ない旨の申立書(PDF/47KB)

・【代理人である法人との関係を証する書類】はこちら
法人の従業員である旨の証明書(PDF/47KB)

[目次]
■1)本日3月16日より「マイナンバー対策セミナー」の予約開始!
■2)マイナンバー制度のスケジュール
■3)マイナンバー制度のポイント
■4)事業者が「マイナンバー」を取り扱う場合の範囲とは?
■5)マイナンバー制度開始で市区町村の役所はどう変わる?
■6)「マイナンバー」導入スケジュール
■7)中小規模事業者の対応方法について
■まとめ

mynumber

■1)【参加費無料!】「マイナンバー対策セミナー」の予約締切迫る!

日本商工会議所会頭の三村明夫氏は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)会長の牧野力氏と共に、企業におけるマイナンバー対策支援の一環として、2015年4月より東京を皮切りに全国9カ所で「企業におけるマイナンバー制度実務対応セミナー」を開催するそうです。以下その内容になります。

・参加申し込みは3/16(月)12:00より順次受付しております!

「企業におけるマイナンバー制度実務対応セミナー」開催概要

・主催:日本商工会議所、JIPDEC
・対象:企業の総務担当者など
・参加費:無料
・開催日程:(開始時間 13:30、新潟のみ 14:00)
・主な内容:

・1) 「実務におけるマイナンバー制度対応」
・2) 「マイナンバー取り扱いにおけるリスク管理の重要性について」

スクリーンショット 2015-03-23 4.25.39<参照:「一般財団法人 日本情報経済社会推進協会」(JIPDEC)HPより>
▶参加申込みはこちら:JIPDECホームページ

■2)マイナンバー制度のスケジュール

スケジュール
マイナンバー制度は今年2015年10月からスタートと勘違いされている方がいるかもしれませんが、上記のスケジュールの様に、来年2016年1月から順次スタートします。また、再来年2017年には自宅に居ながらにして様々な個人情報を入手できるポータルサイトがオープン予定らしいので、更に便利な世の中になりますね。

■3)マイナンバー制度のポイント

マイナンバーは出生届けを提出した赤ん坊にも与えられたり、レンタルショップなどの個人証明書として利用できたりという雑学はともかく、マイナンバー制度のポイントをご紹介します。

・マイナンバー制度のメリット

メリットは大きく3つに分けられます。下記御覧ください。

・1)行政の効率化
行政機関や地方公共団体などで、様々な情報の照合、転記、入力などにかかっていた時間や労力が大幅に削減されます。複数の業務の間連携が進み、作業の重複などの無駄が削減されます。

・2)国民の利便性の向上
添付書類の削減など、行政手続が簡素化され、国民の負担が軽減されます。 また、行政機関が持っている自分の情報を確認できたり、行政機関から様々なサービスのお知らせを受け取ることができます。

・3)公平・公正な社会の実現
所得や他の行政サービスの受給状況を把握しやすくなるため、本当に困っている方にきめ細かな支援ができます。また不正行為を行っている方を防止できたりします。

・マイナンバーの通知は何で行われるの?

マイナンバーの通知は市町村が「簡易書留」で住民票が登録されたあなたのご自宅宛に郵送します。住民票がある方であれば外国籍の方でも届きます。

・「マイナンバー」と「個人番号カード」って何が違うの?

「マイナンバー」は住民票がある方ならば大人も外国籍の方も、赤ん坊でももらえます。「個人番号カード」は「マイナンバー」通知を受け取った後、市町村に申請すると受け取れます。

・「個人番号カード」でできることは?
「個人番号カード」は2016年1月より受け取れます。このカードはとても便利で、これまで自動車免許や保険証の様な身分証明書として利用できたり、e-Taxで確定申告する際に必要だった「住民基本台帳カード」に内蔵された「電子証明書」も搭載する事ができたりします。詳細は下記になります。

・e-Tax等の電子申請等が行える電子証明書が標準搭載!
・「図書館カード」や「印鑑登録証」など、地方公共団体が条例で定めるサービスに利活用できる!
・既にお持ちの「住民基本台帳カード」は有効期限まで利用可。ただし、「個人番号カード」との重複所持はできません。

・「マイナンバー」が活用される場面とは?

毎年6月の児童手当の現況届の際に市町村にマイナンバーを提示します。

厚生年金の請求の際に年金事務所にマイナンバーを提示します。

源泉徴収票などに記載するため、勤務先にマイナンバーを提示します。
(※勤務先となる企業は、従業員やその扶養家族の「マイナンバー」や、提出者の「マイナンバー」や、法人番号を源泉徴収等に記載し、税務署や市町村に提出してください。)

法定調書等に記載するため、証券会社や保険会社などにマイナンバーを提出します。
(※証券会社や保険会社は、顧客の「マイナンバー」や、提出者の「マイナンバー」や、法人番号を法定調書に記載して税務署へ提出します。)

・「個人情報保護」の取り扱いについて!

罰則

ガイドラインはこちら▶【特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)】

■4)事業者が「マイナンバー」を取り扱う場合の範囲とは?

上記の様に基本、「マイナンバー」は法律で定められた使用範囲以外での利用は禁止されていますが、中小企業の取り扱い担当者が「マイナンバー」を扱う場合の注意点は以下になります。

・個人番号を利用することができる事務の範囲は?

個人番号利用事務とは、行政機関等が「社会保障」「税」「災害対策」に関して特定の事務のために保有している個人情報の検索、管理のために個人番号を利用することをいいます。

個人番号利用事務の委託を受けた事業者は、個人番号利用事務を行うことができる。この場合において、行政機関等から委託を受けたときは、委託に関する契約の内容に応じて、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)」が適用されることとなる。

・個人番号に関係する事務の範囲は?

個人番号関係事務とは、従業員を雇用している全ての事業者が個人番号を取り扱うこととなる事務です。具体的には、事業者が法令に基づき従業員等の個人番号を「給与所得の源泉徴収票」「支払調書」「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」の書類に記載して、行政機関や健康保険組合に提出する事務です。

行政機関や健康保険組合の個人番号利用事務実施者は、提出された書類に記載されている特定個人情報を利用して「社会保障」「税」「災害対策」に関する特定の事務を行うことになります。また、個人番号関係事務の委託を受けた事業者は、個人番号関係事務を行うことができます。

「個人番号関係事務」の例)

「個人番号関係事務」の例として、例えば、会社で講演会を主催し、講師を招いたとします。講師に対して講演料を支払った場合、講師の個人番号を「報酬、料金、契約金及び賞金」の支払調書に記載して、税務署長に提出したり、従業員等が、扶養親族の個人番号を「扶養控除等申告書」に記載して、勤務先に提出したりすることも個人番号関係事務に当たります。

■5)マイナンバー制度開始で市区町村の役所はどう変わる?

以下は「内閣官房 社会保障改革担当室」の資料です。この様にマイナンバー制度導入で、地方公共団体(要するに市区町村の役所)の各課の担当業務は下図の様になる予定です。中小企業の「マイナンバー」取り扱い関係者になる方は念のため把握しておくと良いでしょう。
市区町村樹形図<図参照:「内閣官房 社会保障改革担当室」資料より>

市区町村配置<図参照:「内閣官房 社会保障改革担当室」資料より>

■6)「マイナンバー」導入スケジュール

下図は、「内閣官房 社会保障改革担当室」資料による、地方自治体(要するに市町村の役所)に導入されるスケジュールになります。中小企業の取り扱い関係者が実際に業務としてかかわるのは、H28年(2016年)1月からですので、それまでは、社内に導入前に、運用する上で必要な社内システムの環境整備などを学び、制度開始直後に慌てることが内容にしなければなりません。現在セミナーなど学びの場も全国各地で行われているので、インターネットなどで検索してみると良いでしょう。
マイナンバー導入スケジュール<図参照:「内閣官房 社会保障改革担当室」資料より>

■7)中小規模事業者のアクセス制御などについて

社内のネットワーク責任者や事務担当者は、アクセス制御などについて以下の様な対応を取る必要があります。

・中小規模事業者のアクセス制御について

・1)個人番号と紐付けてアクセスできる情報範囲を限定する。
・2)特定個人情報ファイルを取り扱う社内ネットワークを、アクセス制御により限定する。
・3)マイナンバーを取り扱う事務担当者を決め、ユーザーIDに付与するアクセス権により、特定個人情報ファイルの取り扱いについて責任を一元化する。

・中小規模事業者の対応方法について

・1)情報漏洩防止の観点から、特定個人情報を取り扱う機器を特定し、その機器を取り扱う事務取扱担当者を限定することを強くおすすめします!
・2)機器に標準装備されているユーザー制御機能(ユーザーアカウント制御)により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定することを強くおすすめします!

・アクセス者の識別と認証方法について

特定個人情報を取り扱う情報システムは、社内のネットワーク責任者や事務担当者が、正当なアクセス権があると認めた者に対してのみ認証してください。

例)

・a)社内のネットワーク責任者や事務担当者の識別方法としては、【ユーザーID】【パスワード】【磁気・ICカード】などが考えられます。

・外部からの不正アクセスの防止について

情報システムを外部からの不正アクセス・不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用してください。

例)

・a)情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断してください。

・b)情報システムや機器にセキュリティ対策用のソフトウェア(ウイルス対策ソフトウェア等)などを導入してください。

・c)導入したセキュリティ対策ソフトウェアにより、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認してください。

・d)機器やソフトウェアに標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェアを最新状態にしてください。

・e)ログ分析を定期的に行い、不正アクセスを検知してください。

・情報漏えい等の防止について

特定個人情報などをインターネットにより外部に送信する場合は、通信経路における情報漏えいを防止するための措置を行ってください!

例)

・a)通信経路における情報漏えいの防止策として、通信経路の暗号化を行うと良いでしょう。

・b)情報システム内に保存されている特定個人情報の情報漏えい防止策として、データの暗号化やパスワードによる保護を行ってください。

■まとめ

H28年(2016年)1月から開始されるマイナンバー制度の導入で、企業の社内システムやシステムを管理する責任者は、セキュリテー面に関してとても重要なポジションになります。企業は人事面などで、直ぐに担当者を配置するなどはなかなか出来ないものです。またとても重要な役職となるので、おそらく経理担当者などは準備期間を充分に用意したいですね。冒頭でご紹介したセミナーなどを利用して、早め早めの対応を行うことをおすすめします。その為にも、経理担当者の業務効率を上げて、時間的コストを下げ余力を作る為にも、法人対応のクラウド会計ソフトの導入を強くおすすめします!
また、マイナンバーは非常に厳密な個人情報であるため、「収集して、保管して、利用する」という作業だけでも非常に面倒です。

そんな場合に、マイナンバー管理サービスを使うと、経営者や税理士の方は、顧客や従業員とマイナンバーのやりとりをしたり、自社内で保管したりする手間を省くことができます。

ちなみに、こちらのサイトから登録(無料)すると、様々な特典がついてくるのでオススメです。

マイナンバー制度についてもっと詳しく知るには

すべての国民に番号をつけて、税・社会保障関連の手続きに活用される「マイナンバー制度」。2015年10月からマイナンバーの通知が始まります。そして、2016年1月にマイナンバー制度が開始します。
制度開始まで間もないですが、どのような制度なのかまだ調べている段階で対策にまで手が回っていない方がほとんどかと思います。
このガイドでは、マイナンバーのスケジュールやその他知っておきたい基本知識など、マイナンバーを理解するのに必要な情報を全てまとめました。
本ページを活用して、マイナンバーをマスターして有効に使いましょう!

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目次

  1. 今さら聞けないマイナンバー制度とは?
  2. 制度開始までのスケジュール
  3. 収集時の本人確認の方法
  4. 保管に必要な安全管理措置
  5. マイナンバーを提供していい範囲とは?
  6. 法定調書への記入・提出方法・注意点
  7. マイナンバーによる年末調整の変更点
  8. マイナンバーに関してよくある質問10選
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