契約書締結の基本的な流れと契約を有利にするための4つのコツ

契約書の締結にあたって、皆さんは悩んだことはありませんか?

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・そもそも、今自社の置かれている状況では、契約書の締結が必要なんだろうか?

・契約交渉を行うにあたり、気をつけないといけないポイントが分からない…

・一旦契約書を締結したら、その後はどうすればいいんだろう?

上記のような悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。
ビジネスを行う上で避けては通れない「契約書」。
しかし普段扱う機会が少ないだけに、敬遠してしまいがちな作業です。
そこで今回は、契約書締結に係る大切な確認事項をまとめてみました。

[目次]
1)どうして契約書の締結をするの?自社にとってのメリットとは?
2)どんなところに気をつければよいの?契約交渉で大切なポイントとは?
3)どうやって契約を管理するの?契約書締結後に必要な実務は?
4)まとめ
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1)どうして契約書の締結をするの?自社にとってのメリットとは?

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ビジネスを進める中では、様々な場面で約束事をすることになります。
「契約書を締結する」ということは、「この約束事の内容を関係者が文章に残し、後々合意事項を確認できるようにする」という意味合いがあります。
ということは、契約書を締結しない方が自社にとってメリットがある場合には、あえて契約書を結ぶ必要はない、ということでもあります。

契約書を結ぶメリットが大きいのは次のような場合が考えられます。
これらが自社の状況にも当てはまるのか、検討してみましょう。

1. 約束を結ぶ相手のことをよく知らない、相手との関係性が薄い場合

相手との関係が浅く、お互いのことを十分知らない時には、契約書は有効なツールとなります。
契約締結によって約束の内容を相互に理解していることを確認できます。
一方で、「口約束」でビジネスが進められるほど関係が長い取引先などとは、
あえて文章に残る契約を結ばない方が関係性上良い場合もあると思います。

2. 約束が守られない場合に自社に与える悪影響が大きい場合

「相手が約束を破る、自社が約束を守れない」といった時に自社に大きな悪影響を与えうることが想定されるなら、
契約書の締結を考えましょう。
約束事が履行されない時に顕在化しうるリスクを回避するために、契約書でお互いの責任範囲を明確化しておくことができます。

※上記以外にも、自社の所属する業界慣習上、定例的に特定の契約書が結ばれる場合などもあります。

2)どんなところに気をつければよいの?契約交渉で大切なポイントとは?

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自社にとっての契約書締結のメリットが明らかになれば、相手先と契約交渉に入ります。契約交渉では当然ながら、契約内容を自社にとって有利な方向に持っていけるように協議する必要があります。

下記のようなポイントを押さえると、自社に有利な形で協議が進めやすくなります。

1. 契約書の雛形は自社で準備する

契約交渉は、一方の側が最初に提示した契約書の雛形に関して、修正点を加筆・協議する形で進められる場合が多くなります。裏を返せば、雛形を作成した側の方が先手を打って、自社のメリットを反映させた契約内容を持ち出せる事になります。
従って、契約交渉を始める際には、多少面倒でも自社が率先して契約書の雛形を持ち出せるように話を進めることが有効です。

2. 自社で絶対に譲れない点と、多少譲っても構わない点を事前に確認する

一旦請求書の雛形が上がってくると、次はその内容の変更をめぐったかけひきが始まります。ここでは、協議を本格的に始める前から、自社ではどうしても譲れないポイントと、ある程度譲歩しても差し支えないポイントを整理しておくことが大切です。
交渉の中で、相手先にも「譲れない点」と「譲れる点」が見えてくるはずです。そうすれば、各事項の自社にとっての重要度と比べることで、先方との合意点を(自社の有利性は保ったまま)見つけやすくなります。

3)どうやって契約を管理するの?契約書締結後に必要な実務は?

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契約交渉が終わり、無事に契約書が結ばれたら、その後は契約書を管理していく必要があります。契約書の管理・運用にあたっては下記のような事項がポイントになってくるでしょう。

1. 契約書の終期を管理できるようにしよう

一般的な契約書には、有効期限が付されていることが多いです。その期限を過ぎた後に当事者間で問題が生じても、責任を追求できない状況になってしまいます。そのため、自社が締結した契約書毎の終期を確認できるように、一覧として保管しておくことが大切です。
一部の契約書には、有効期限が自動更新されるものもあります。その場合には反対に、どのようなアクションで契約書を終結できるのかを把握しておきましょう(自社からの通知のみで終結できるのか、自動更新時期の何ヶ月前に終結を合意する必要があるのか、など)。放っておくと、何年も前に締結して眠っていた契約書から、思わぬ問題が生じかねません。

2. 定期的に契約内容を見直そう

契約した当初と今では、様々な事情が変わっているものです。契約書の中でも特に重要なものについては、定期的に内容を確認する時間を設けましょう。今の状況を当てはめると、とてつもなく自社に不利な契約内容になっていた、という状態を避けることができます。
契約内容の変更が必要な場合には、相手先に修正協議を求めましょう。

4)まとめ

1)では契約書の意義を述べ、2)と3)では、契約を有利にするためのコツを述べました。
非常にベーシックな点についてのみご紹介しましたが、これらを前提として、
それぞれの業界や約束内容によって締結の流れにアレンジを加えることができるかと思います。
これらのコツが、契約業務の向上につながれば幸いです。

Text= 森 成徳
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