【企業必見】マイナンバーのスケジュールを時系列でまとめてみた

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マイナンバー関連の業務を2016年1月に稼働させるためには時系列スケジューリングが効果的

2015年10月に個人にマイナンバーが交付されることはご存知でしょうか。2016年1月からはマイナンバー制度が導入されます。 企業はその時までに何をすればいいのでしょうか?マイナンバー制度では企業は社員やその扶養家族や取引先のマイナンバーを収集し、管理していかなければいけません。 企業が扱う様々な資料には収集したマイナンバーを記入して提出していかなければなりません。 そこで今回は、企業がマイナンバー制度を活用できるようにするためのスケジュールを時系列でみていきましょう。

〈参考〉今さら聞けないマイナンバー制度(番号制度)とは?重要ポイントまとめ

[目次] 1)企業がマイナンバー交付までの間にスケジュールを組む必要がある理由 2)マイナンバー制のスケジュールの流れ 3)従業員研修で抑えておきたい8つのこと 4)まとめ

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1)企業がマイナンバー交付までの間にスケジュールを組む必要がある理由

2016年1月からマイナンバーを用いた業務がスタートします。 法人や個人にはマイナンバーが与えられ、多くの手続きの際にマイナンバーを用いることになります。 2015年10月に、個人にはマイナンバーが記載された通知カードが送付されてきます。 企業はそれまでに以下の様なことを準備しておく必要があります。 ・マイナンバー制度というものについての理解 ・マイナンバーを用いた事務内容の明確化 ・マイナンバーが取り入れられる事務に係るシステムの変革 ・従業員への周知のためのアクティビティー ・マイナンバーを扱う事務職員、取引先への研修 しかし、これらのことを一気にすることは難しいですよね。 そこで準備にあたってはスケジュールを組んで段取りよく準備を進めていくことが大切なのです。

2)マイナンバー制のスケジュールの流れ

スクリーンショット 2015-04-26 17.05.51 基本的な流れは上の表を見ていただければと思います。 企業は、対顧客、対従業員に対してマイナンバー挿入の対策を講じる必要があります。 それぞれ確認していきましょう。

対顧客の対応

■2016年1月までにやっておきたいこと
・従業員研修 ・安全管理措置の整備 ・取引先との確認
■2016年1月からやること
・個人番号の取得・管理・廃棄 人事・給与・会計システムでマイナンバー対応バージョンがあれば変更を検討する必要があります。 変更する場合は発注は2015年8月までにしておくことをオススメします。 本稼働は2016年1月からですので、2015年10月頃から仮稼働をしてシステムの不具合がないかを進めていきます。 マイナンバー対応の会計ソフトはこちら

対従業員の対応

■2015年10月までにやっておきたいこと
・番号管理体制の構築 マイナンバーは非常に厳密な個人情報であるため、「収集して、保管して、利用する」という作業だけでも非常に面倒です。 そんな場合に、マイナンバー管理サービスを使うと、経営者や税理士の方は、顧客や従業員とマイナンバーのやりとりをしたり、自社内で保管したりする手間を省くことができます。 ちなみに、こちらのサイトから登録(無料)すると、マイナンバーガイドなど様々な特典がついてくるのでオススメです。
■2016年1月までにやっておきたいこと
・従業員等(従業員に加えて、役員やパート、アルバイトを含む)の番号収集 ※扶養家族がいる場合はその扶養家族の個人番号も必要です。
■2016年1月からやること
・税金の申告で個人番号届出 ・雇用保険で個人番号届出 ・国民健康保険で個人番号届出
■2017年1月からやること
・健康保険・厚生年金保険で個人番号届出

3)従業員研修で抑えておきたい8つのこと

1. マイナンバー制度の概要の認識
マイナンバー制度は日本が2016年度から導入する個別の制度名で、一般的には「国民総背番号制」と呼ばれます。 すべての国民に個別の管理番号をつけ、それに基づいて社会保障や個人情報の管理など、行政の処理をすべて行うというものです。 マイナンバーが使われるのは主に以下の3つに関連するときです。 ・社会保障 ・税金 ・災害補償 マイナンバー制度(番号制度)導入により、行政では書類の確認作業の手間とコストが削減できます。 社会保障では申請をする人は申請のための書類を準備しないといけませんでした。 マイナンバー制度(番号制度)により申請者は添付書類なしで行政機関に申請ができることになるので申請のときの手間が省けます。
2. 法人と個人で番号が違うことの認識
従業員や個人事業主の場合は個人様の12桁の個人番号を、法人なら13桁の法人番号が提供されます。
3. マイナンバーの守秘義務の認識
マイナンバーは漏洩させてはいけない個人情報であるため、仮に従業員がマイナンバーを含む個人情報を外部に漏洩させた場合、4年以下の懲役または200万円以下の罰金になります。 企業も同じ刑を負うことになり、社会的信用を失うことになるので、こういったマイナンバーの管理に関しては徹底的に研修する必要があります。
4. マイナンバーの記録における本人確認の重要性
直接雇用主が従業員の顔を確認できる場合は番号を提供してもらうだけでいいのですが、そうでない場合は本人確認が必要です。
5. 本人確認の方法
本人確認の方法は以下の2パターンあります。 ・個人番号カード ・通知番号カード又は住民票+身元確認できるもの(運転免許証又はパスポート)
6. 従業員の扶養親族の本人確認が必要なケースの把握
従業員の扶養親族は本人確認が必要な場合とそうでない場合があります。 企業への提出義務者が従業員であるか扶養親族自身であるかによります。 ・本人確認が必要な場合 結婚で配偶者となった人は、国民年金第3号被保険者となります。 このときのマイナンバー提出義務者は扶養親族自身になるので、企業は配偶者の本人確認を行う必要があります。 ・本人確認が不要な場合 扶養控除等申告書の提出の際の扶養親族のマイナンバーの提出においては、 マイナンバー提出義務者は従業員本人となるので、企業は扶養親族の本人確認は行わなくてもいいことになります。
7. 遠方の取引先のマイナンバーの提供について
遠方の取引先の場合も本人確認が必要になります。 しかし、本人確認のためにわざわざ来てもらうのは難しいと思います。 その場合、個人番号カードがある場合にはICチップの読み取り、ない場合には住民基本台帳や地方公共団体情報システム機構等に登録されている情報と、公的個人による電子証明書の確認などを行います。 また、本人にしか知り得ない情報について複数聞き取ることでも本人確認することができます。
8. マイナンバーが必要な書類の把握
マイナンバーが必要な書類は以下の通りです。 ・社会保険関係 ■ 健康保険・厚生年金被保険者資格取得届 ■ 健康保険被扶養者(異動)届・国民年金第3号被保険者関係届 ■ 雇用保険被保険者資格取得届 ■ 雇用保険被保険者離職票など ・税金関係 ■ 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書 ■ 不動産の使用料などの支払調書 ■ 配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書など

4)まとめ

いかがでしたでしょうか。従業員のマイナンバーをシステム化させ稼働させるためには、事前準備をスケジュールを立て進めていき、2016年1月から始まるマイナンバー制に対応していくことが重要になります。 できる限り早いうちから準備を進めていくことをおすすめします。

〈参考 マイナンバーガイド|マイナンバーに関する疑問すべて解決 個人事業主がマイナンバー導入で発生する業務と対策まとめ マイナンバーの本人確認をオンラインでやる方法を総務省に問い合わせてみた [sc:ebook_mynumber ]