特定個人情報とは?提供していい範囲は?|マイナンバー制度の基本知識

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1)特定個人情報とは

特定個人情報は、一言で言うと、「個人番号を内容に含む個人情報」のことを言います。

番号法では、個人情報保護法とは異なり、本人の同意があったとしても、利用目的を超えて特定個人情報を利用してはならないと定められています。 よって、個人番号についても利用目的(個人番号を利用できる事務の範囲で特定した利用目的)の範囲内でのみ利用することができます。

2)特定個人情報の提供についての基本知識

事業者が個人番号の提供を求めることとなるのは、従業員等に対し、社会保障、税及び災害対策に関する特定の事務のために個人番号の提供を求める場合等に限定されています。

例えば、事業者は給与の源泉徴収事務を処理する目的で、従業員等に対し、個人番号の提供を求めることはできますが、従業員等の営業成績等を管理する目的で、個人番号の提供を求めることはできません。

同様に、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を提供することも認められていません。

3)特定個人情報を提供できる場合

以下の8つの場合提供することが認められています。

1. 個人番号利用事務実施者から提供される場合

個人番号利用事務実施者が、個人番号利用事務を処理するために、必要な限度で本人、代理人又は個人番号関係事務実施者に特定個人情報を提供することが認められています。

例えば、個人番号利用事務実施者である市区町村長は、住民税を徴収(個人番号利用事務)するために、事業者に対し、その従業員等の個人番号と共に特別徴収税額を通知することができます。

2. 個人番号関係事務実施者から提供される場合


個人番号関係事務実施者は、個人番号関係事務を処理するために、法令に基づき、行政機関等、健康保険組合等又はその他の者に特定個人情報を提供することが認められています。

例えば、個人番号関係事務実施者である事業者は、「給与所得の源泉徴収票の提出」という個人番号関係事務を処理するために、従業員等の個人番号が記載された給与所得の源泉徴収票を2通作成し、1通を税務署長に提出し、他の1通を本人に交付する必要があります。

3. 本人又は代理人からの提供される場合

本人又はその代理人は、個人番号関係事務実施者又は個人番号利用事務実施者に対し、本人の個人番号を含む特定個人情報を提供することが認められています。

例えば、給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等のために、個人番号関係事務実施者である事業者に対し、自己又はその扶養親族の個人番号を書類に記載して提出する必要があります。

4. 委託、合併に伴う提供される場合


特定個人情報の取扱いの全部若しくは一部の委託又は合併その他の事由による事業の承継が行われたときは、特定個人情報を提供することが認められています。

例えば、事業者が、源泉徴収票作成事務を含む給与事務を子会社に委託する場合、その子会社に対し、従業員等の個人番号を含む給与情報を提供することが認められています。

また、甲社が乙社を吸収合併した場合、吸収される乙社は、その従業員等の個人番号を含む給与情報等を存続する甲社に提供することが認められています。

5. 情報提供ネットワークシステムを通じた提供される場合

行政機関等及び健康保険組合等の間で、情報提供ネットワークシステムを使用して特定個人情報の提供を行うことが認められています。 健康保険組合等以外の事業者は、情報提供ネットワークシステムを使用することはありません。

6. 委員会からの提供を求められた場合


委員会が特定個人情報の提出を求めた場合には、この求めに応じ、委員会に対し、特定個人情報を提供する必要があります。

7. 各議院審査等その他公益上の必要があるときの提供される場合

主に以下の7つの場合を指します。

・各議院の審査、調査の手続に必要な場合 ・訴訟手続その他の裁判所における手続に必要な場合 ・裁判の執行に必要な場合 ・刑事事件の捜査に必要な場合 ・租税に関する法律の規定に基づく犯則事件の調査に必要な場合 ・会計検査院の検査に必要な場合 ・公益上で必要な場合

8. 人の生命、身体又は財産の保護のための提供される場合


人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合において、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、特定個人情報を提供することが認められています。

例えば、客が小売店で個人番号カードを落としていった場合、その小売店は警察に遺失物として当該個人番号カードを届け出ることができます。

4)まとめ

いかがでしたでしょうか。少し複雑なので実際に導入されてから苦労することになるかもしれません。マイナンバーは非常に厳密な個人情報であるため、「収集して、保管して、利用する」という作業だけでも非常に面倒です。 そんな場合に、マイナンバー管理サービスを使うと、経営者や税理士の方は、顧客や従業員とマイナンバーのやりとりをしたり、自社内で保管したりする手間を省くことができます。 ちなみに、こちらのサイトから登録(無料)すると、様々な特典がついてくるのでオススメです。

他にもマイナンバーに関して基本を知っておきたい方は以下のマイナンバーガイドを参考にしてみてください。

〈参考〉マイナンバーガイド|マイナンバーに関する疑問すべて解決 [sc:ebook_mynumber ]