税理士が納品書の書き方を5ステップで解説|すぐに使えるテンプレートつき

納品書

納品書ってどう書くの?

起業して初めて取引を行ったけど、いざ納品の段階になって、「納品書ってつけた方がいいんだろう?でもどういう内容を記載したらいいのかいまいち自信がない・・・」といった疑問を持たれた方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで今回は、そういった疑問をお持ちの方に向けて、納品書の書き方を解説します。

1)そもそも納品書とは何のために発行するのか?

納品書とは、商品やサービスを顧客に提供した際に、「私はXXを納品しました」、という事実を書類として残し、顧客に伝えるために作成するものです。日常業務の中で当然のように発行したり受け取ったりしていますが、発行について法的義務があるわけではありません。 そのため、簡素化のため発行が省略される場合や、業界によっては作成しないのが通常となっている場合もあります。 
しかしながら、一つ一つの取引をきちんと管理し、納品書を発行することで、未納や誤納を防ぐことができますし、取引先にもきっちり管理していますよ、というメッセージを伝えることができます。
 それでは具体的な記載内容を見ていきましょう。 参考リンク: 納品書の無料テンプレート

2)自社名と顧客名を記載する

納品書は商品の受渡し等の事実を示す書類となるため、誰から誰に商品が渡ったのかというのは非常に重要な項目となります。ついうっかり前回送付した顧客名を変更するのを忘れていた、なんてことにならないように、作成のたびに必ず確認しましょう。

3)取引年月日を記載する

当然のように思われますが、取引年月日も重要なポイントとなります。法人相手の取引では、締日が設定されており、納品日によって代金の支払日が変わってくる場合があるため、注意が必要となります。 
また、配達等により納品する場合は、こちらが商品を送った日ではなく、顧客に届いた日が納品日となるため、この点も気を付けておきましょう。 〈参考〉【今更聞けない】納品書の日付と作成日の関係についてまとめ

4)取引内容及び取引金額を記載する

何をいくらで納品したのかを記載しないと、取引の記録とはいえません。基本的には商品名またはサービス名を記載すれば問題ないのですが、事前に見積書を発行している場合には見積書と全く同じ記載にしましょう。表記が同じであれば、見積書通りの商品であることが明白となるためです。
また、金額は税抜きと消費税額及び総額をそれぞれ記載するのが一般的です。

5)その他の記載事項

特に必須ではありませんが、顧客からの問い合わせの際、納品書に管理番号を振っていれば、その番号を伝えてもらうことで該当の取引をすぐに特定することができます。
また、納入場所が顧客の住所以外であれば、記載しておくとよいかと思います。 その他、自社側に担当者が複数いる場合は、担当者印を押印し明示することで、顧客の信頼感向上につながります。

6)まとめ

今回は納品書の書き方として最低限必要と思われる項目を説明しましたが、それ以外にも顧客へ伝えておくべき情報があれば記載して問題ありません。参考として簡単なテンプレートを作成したので、ご利用ください。
また、納品書関連のトラブル事例についてはこちらをご参照ください。 〈参考〉納品書の意味を知らずにトラブルにあった5つの事例!

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