個人事業主が実践すべき「週末10分経理」のすすめ|クラウド会計ソフトを使う3つのメリット

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通常、経理作業と聞くと「大変…」というイメージがあると思いますし、クラウド会計ソフトを導入されている方の中でも「取引をちゃんと更新し続けるのは大変だろうなぁ…」と思っていらっしゃる方も多いかと思います。

 そこで今回は、元ブランド企業経理責任者が、クラウド会計ソフト特有のメリットを活かして、会計情報の更新を「ラクに・簡単に・継続する」コツについてご紹介いたします。

1)毎週の作業は10分で完了

 クラウド会計ソフトは、連携している事業口座(銀行口座・クレジットカード等)から自動的にデータ取得してくれるため、以下のメリットがあります。 1. 通帳記帳する手間がない 2. 会計入力する手間がない 3. 間違えない この1.2.もとても有り難いことですが、実は、3.のメリットは相当なものがあります。 と言うのも、経理の経験者の方なら体験があると思いますが、例えば、3時間かけて入力した会計データの残高が1円間違えたとして、その間違いを見つけるのに3時間かかるというケースはザラにあります。 ※例えば、「69,963円」を「69,693円」と打ち間違えても、パッと見ても分かりにくいのです… クラウド会計ソフトでは、ネット連携自動取込により、口座を通した取引(入金・出金)がすべて取り込まれます。(つまり、間違いようがないのです。) あとは、この取引を仕訳として登録する必要があるのですが、クラウド会計ソフトfreeeを使った場合、「自動で経理」という機能で、ほとんどの仕訳が自動的に推測・登録されるので、「確認」して「登録」をする作業だけで済みます。 さらに、溜めてしまうと大変な現金精算のレシートや領収書も、スマホ用アプリでレシートを撮影(もしくはScansnapでスキャン)し、「確認」して「登録」するだけで完了です。 以上の作業は、事業の種類と規模によりますが、多くのスモールビジネスでしたら「10分」で完了します。

2)「週末10分経理」のすすめ

 1)の作業を、毎週末(土日)のどこかで行うことをオススメしています。 なぜかというと、週末に行うことによって ・その週の平日の銀行口座の取引が完了している ・安定して時間を取りやすい ・記憶が新しいので取引の内容がすぐわかる ・翌月曜日に週次レポートが送られてくる というメリットがあるからです。 これを「週末10分経理」と呼んでいます。 週末10分経理でやることは、非常にシンプルで 1. レシートをファイルボックスに登録する(スマホ撮影・スキャン) 2. パソコン版freeeを開いて、全ての口座の同期をする 3. 「自動で経理」で未処理の取引を登録する 4. ファイルボックスからレシートの仕分けをする 5. 収支レポートを眺める 以上のみです。

3)週末10分経理の積み重ねで、スマートに月次決算

 週末10分経理が習慣づいたら、月次決算は実に簡単です。  まず、常に取引が登録されているので「あれ?このお金なんだっけ?」と時間を取るということがありません。また、現金精算のレシートや領収書も、毎週処理しているので「レシートの束が溜まってしまって…」ということもありません。あとは、月末特有のいくつかの処理をするだけで、企業が経理スタッフを1〜2名雇わなければできなかった月次決算が、自分一人で簡単にできるのです。 月末特有の処理には、以下のようなものがあります。 ・請求書を会計freeeで発行 ・給与を給与freeeで計上 ・交通費の計上(月末にまとめて精算の場合) ・取引先からの請求書(買掛金管理をしたい場合) ・個人事業主で事業経費として計上したい家事経費 (家賃・水道光熱費・携帯電話などの事業按分) 以上の項目は、金額は毎月多少変動はありますが、仕訳の内容は毎月同じですので「取引テンプレート」に登録して、使うのがとても簡単です。 この「週末10分経理」の積み重ねと、月末処理とで毎月の経理処理はほぼ完璧です。そして、スマートに「月次決算」が実現するのです。 この月次決算の分析・活用方法は、こちらの記事にまとめていますので、是非ご覧ください。 〈参考〉【経営者必見】月次決算のデータを分析して大企業並みに有効活用する5つのコツ また、仕訳や内容についてご心配な方は、freee認定アドバイザーなどに毎月チェックを依頼することができますし、年末の確定申告前にまとめて確認してもらうこともできます。 とにかく大切なことは、ご自分でリアルタイムに経理情報を更新して活用することです。「週末10分経理」を是非、実践してみてください。

この記事は、ビジョナーズ 西宮 鉄二様に寄稿いただきました。 経営ハッカーでは、記事制作にご協力いただける方を募集しております。 お申し込みはこちらから