経理が知っておきたい便利なExcel活用術3選・関数7選

経理 昔は手書きやそろばんを使用していた仕事も、今では便利なツールがたくさんあります。その中の一つ、Microsoft Excel(以下Excel)で知っておくべきポイントをまとめました。また、Excelは有料ですが、Googleスプレッドシートは、同様の機能が無料で使うことができます。

1)経理とExcel

経理は数字を扱う仕事です。売上、仕入、経費など、企業活動の結果を数字に表して表現するのが経理です。ご存じの方も多いでしょうが、Excelはパソコンなどで利用する表計算ソフトウェアです。数字を便利に扱うことができ、経理にとって切っても切れない関係と言っても過言ではありません。 経理に役立つExcelの初歩的な機能は以下です。 ・計算式 ・フィルタ ・関数 それぞれについて、順番に見ていきましょう。

2)Excelの便利な機能その1 計算式

以下がExcelの画面です。それぞれのハコを「セル」と呼び、図中、太い線で囲まれている部分を「セルA1」といいます。その右がセルB1、C1、となります。下はセルA2、A3です。 スクリーンショット 2015-06-22 11.46.06 それぞれのハコに、「計算式」を入れることで、電卓を使わずとも計算をすることができます。例えば、セルA1に「=B2+B3」と入力します。 スクリーンショット 2015-06-22 11.49.10 セルB2に入っている数字とセルB3の数字を足した答えがセルA1に入力されます。 スクリーンショット 2015-06-22 11.49.24 セルに「+-×÷」を入れることで、各種の加減乗除ができることになります。例ではセルを2つだけ足していますが、セルの数は幾つでも構いません。 経理の実務においては、単価と数量を掛け合わせて売上を出したり、製品別の売上と売上原価から売上原価率を出したりするなど、頻繁に使用されます。

3)Excelの便利な機能その2 フィルタ

次に、フィルタという機能を見ていきます。複数のデータがある時に、ある部分だけを抽出することができます。例えば以下のように名前・年齢・住所のデータがある時に利用します。 スクリーンショット 2015-06-22 11.49.34 東京都に住んでいる人だけを見たいときに、D列「住所」の右にある▼を押して「東京都」を選択すると、住所が東京都の人のデータだけを表示することができます。 スクリーンショット 2015-06-22 11.49.46 経理の実務においては、例えば売上高・顧客名・売上金額の一覧があった時に、顧客名でフィルタをかけることで、ある顧客への売上だけをまとめて見ることができます。

4)Excelの便利な機能その3 関数

Excelの関数機能は、特に有効です。経理業務において、膨大なデータを扱う必要がある場合があります。以下の関数が主なものですので、是非マスターしたいものです。 ・SUM 数字の合計を出す関数です。 売上や経費の合計を出したい時などに使います。 ・AVERAGE 数字の平均を出す関数です。 売上の一覧から、売価の平均を出す時などに使います。 ・SUMIF 表のうち、ある条件を満たした数値だけを合計するものです。 たとえば、上記例の名前、年齢、住所の表があった時、東京都の人だけの年齢を足したい場合、「D列が東京都の人のC列(年齢)を足す」という指示をすると、45という答えが出てきます。 売上金額と相手先が記載された複数のデータから、ある顧客の売上だけを計算したい時などに使います。 ・SUBTOTAL 上記でみた「フィルタ」をかけている時、SUMやAVERAGEを使用するとフィルタで抽出していないデータも対象にしてしまいます。SUBTOTALを使用すればフィルタで抽出されて見えているデータのみを対象として、合計や平均を出すことができます。 ・COUNT 数字データが入っているセルの数をカウントします。データがあったりなかったりする場合に使用することで、正しくデータの個数を把握することができます。 ・IF 「もしこうだったら、こうする」という指示を出すことができます。例えば、「C列の年齢がもし30歳未満だったら3000円、30歳以上だったら5000円」という指示をすることで、データから年齢別の料金を出すことができます。 ・VLOOKUP ある複数データのうち、条件に該当するデータを抽出します。 これらを使いこなすことができれば、業務が効率化すること請け合いです。

5)まとめ

いかがでしたでしょうか。Excelや、Google documentをうまく使うと、経理業務をラクにすることができます。最近は、給与計算を自動でやってくれる便利なソフトや、会計業務を自動でやってくれる便利なソフトがあるので、こちらを使うことで、Excelのみで経理を行うよりもさらに効率よく経理業務を行うことができるのでオススメです。

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