今すぐできる!経営コンサルタントが語るオフィス改善5ステップ

経営コンサルティング

いつも使っているオフィス。気づかないうちにムダな時間とお金を使っていませんか?

例えば、従業員10名(時給2,000円とする)のオフィスで、探す・移動する・繰り返すなど、それ自体が何も価値を生み出さないムダな時間に一人当たり30分/1日かけているとします。年間営業日数が250日としたときのコストは、

[人件費]2,000円 × [従業員数]10名 × [ムダな時間]30 ÷ 60分 × [年間営業日数]250日
=[年間経常損失]250万円

となります。

とりわけオフィスは会社の経営の情報が集約されている中枢的な場所とも言えます。必要な情報をいつでも誰でもすぐに取り出せることができるようにすることで、会社のありとあらゆる仕事が円滑になり、事業所の生産性に直結します。

探す・移動する・繰り返すなどの作業は、知らず知らずにしていることが多いムダです。これらを意識して省くようにすると、仕事の生産性は自然と高まり、働く人のストレスも軽減できます。

整理整頓の行き届いた事業所を観察してみると、不思議と業績もよかったりすることがわかります。捨てることから始めるオフィス改善で、ハッピーに働くセンスを身につけましょう。
これらのことを踏まえ、今回は経営コンサルタントの目線で、オフィスの改善の基本的なステップをご紹介します。

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ステップ1)モノを整理し、捨てる

まずは、シンプルにオフィスの中を整理していきましょう。コツは以下の通りです。
・中身は一旦全部放り出す
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・要不要、急不急を見極める(重要度/緊急度マトリクス)
・いらないものは捨てる

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ステップ2)整頓し、誰でもすぐに使える状態にする

次に、整理したものを整頓していきます。コツは以下のとおりです。
・スポンジマット&テプラなどを用いて文具を整頓する

◎事例
《before》引き出しを開ける→モノを探す→取り出す→使う
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《after》「引き出しを開ける→モノを探す」の作業2関節がなくなり、取り出す→使うだけに
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・BOXファイル(書類)/山付きフォルダ
ラベルが付いていて書き込める「山付きフォルダ」はとても便利なのでオススメです。1案件1フォルダで書類を管理すると、縦に置くことで外から一目で何が入っているかがわかります。
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・ペーパーレス
書類は高速スキャナで読み込んでPDF保存しておくとわざわざ上で保管しておく必要がなくなります。
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領収書を写真で撮る、もしくはScansnapで読み込むと、それを1クリックで帳簿付けすることができるスマホアプリもあります。
iOS版はこちら
Android版はこちら
〈参考〉
紙で受け取った領収書・請求書を処理する(書類を撮影する)
紙で受け取った領収書・請求書を処理する(ScanSnapで取り込む)

・デジタルデータで保管
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・クラウドで保存
evernoteなどで、クラウド上にデータを保存すれば、テキスト検索ですばやく必要な情報が取り出せます。(ただし、機密情報などはデータの所有権など取扱注意)

ステップ3)掃除する

次に、掃除します。掃除にもいくつかコツがあるのでご紹介します。

・決められた範囲を決められた時間内にやる(仕事のやり方を統一する)
人によってやり方がバラバラでは、いい仕事は生まれません。同じ作業を同じやり方で共有する機会と場を作ることで、仕事の認識を統一するトレーニングにもなるのでオススメです。

・狭い範囲を無上位に(仕事の基準値を高める)
これ以上ないというくらいにピカピカにしてみてください。掃除を通じて、仕事に限界の枠を作らないようにするトレーニングになります。やってみると、仕事の新しいチャンスが発見できるかもしれません。
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ステップ4)仕組みを作る(PDCAサイクル)

・作業計画表を作り、Plan→Do→Check→Actionのサイクルを繰り返し実行する
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・捨てリング(捨てる+ing)
スケジュールを決めて定期的に捨てることで、モノがたまらない工夫。仕事の基準が下がりきらないセーフィティーネットです。

・点検する
点検日を作って、働きやすさをチェックします。高得点の場合、ご褒美制度などがあると励みになります。

《働きやすさチェック項目》
(例)
「敷地のまわり10mにゴミ・雑草が落ちていない」
「点検巡視の際、挨拶が出来ている(全員一緒に立ち、声を出した)」
「そうじの作業計画表があり、実績が記入されている」
「床が全面きれい。もしくは前日と差がある」
「文房具の向きが同じ」
「ガラス・窓サッシ・蛍光灯がきれい」
「書類が整頓されている。(1案件1フォルダ)」
「Webでスケジュール管理されている」など

ステップ5)本当に必要なものか考える

最後に、原点に戻って、本当にそれが会社にとって必要なものか考えてみましょう。便利なツールを使ったり、ひと工夫すれば削減できるものが見つかるかもしれません。

「そもそも、これはここにあるべきものなのか?」
「そもそも、これがあることで本当に働きやすくなるのか?」
「そもそも、これがあることでハッピーな気分になるのか?」
何のためのオフィス改善か、自問自答してみてください。そうすることでより無駄をなくすことができるはずです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。最初は面倒だと思う作業かもしれませんが、小さなことからでもいいのでぜひ始めてみてはいかがでしょうか。仕事が楽しくなるオフィスの改善を心がけてみると、気軽にはじめることができると思います。

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この記事は、株式会社WithUp 村上 寛和 様に寄稿いただきました。
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