マイナンバーの本人確認をオンラインでやる方法を総務省に問い合わせてみた

マイナンバーオンライン

マイナンバーが2016年1月から開始されます

マイナンバー制度は日本が2016年度から導入する個別の制度名で、一般的には「国民総背番号制」と呼ばれます。

すべての国民に個別の管理番号をつけ、それに基づいて社会保障や個人情報の管理など、行政の処理をすべて行うというものです。マイナンバーが使われるのは主に以下の3つに関連するときです。

・社会保障
・税金
・災害補償

マイナンバー制度(番号制度)導入により、行政では書類の確認作業の手間とコストが削減できます。社会保障では申請をする人は申請のための書類を準備しないといけませんでした。

マイナンバー制度(番号制度)により申請者は添付書類なしで行政機関に申請ができることになるので申請のときの手間が省けます。

このマイナンバー制度(番号制度)によって社会保障にかかわる行政機関の業務間で、より正確な情報が得られるので、真に手を差し伸べる人へのきめ細やかな支援ができることになります。

〈参考〉今さら聞けないマイナンバー制度(番号制度)とは?重要ポイントまとめ

マイナンバー対策、大丈夫ですか?
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1)本人確認の原則とは?

マイナンバーを取得する際は、「正しい番号であることの確認(番号確認)」「その番号提供者が番号の正しい持ち主であることの確認(身元確認)」が必要だとされています。

本人確認は、原則として、
1. 個人番号カード(番号確認と身元確認)
2. 通知カード(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
3. 個人番号の記載された住民票の写しなど(番号確認)と運転免許証など(身元確認)
のいずれかの方法で確認する必要があります。

つまり、本人確認は「番号確認」と「身元確認」の2種類に分かれますが、通知カード(10月に届くカード)だけでは番号確認しかできないので身元確認が別途必要ということです。

「番号確認」と「身元確認」の両方の確認ができる「個人番号カード」は、通知カードを追加手続き(アップグレード)することで手にすることができます。(以下参考写真)
個人番号カード

なお、扶養家族の本人確認については、基本的には必要ありません。例えば、扶養控除等申告書や健康保険の異動手続きを行う場合、「従業員」が扶養家族の情報を会社に提出すると解釈されるので、その従業員のみ本人確認すればいいためです。

ただし、国民年金の第3号保険者の届け出については、「扶養家族」が従業員を通して会社に提出すると考えられるので、扶養家族の本人確認が必要になります。その際、委任状などを介して、従業員が扶養家族の代理で提出することも認められています。

2)本人から個人番号の提供を受けた場合

上記はあくまで原則で、例えば、対面とオンラインと電話ではその要件が異なります。
また、「本人から個人番号の提供を受ける場合」と「本人の代理人から個人番号の提供を受ける場合」で確認のステップが異なります。そこで、オンラインでマイナンバーの本人確認をする方法について、2)と3)で詳しく解説していきます。

1)でも述べたように、本人確認には「番号確認」と「身元確認」の両方が必要です。各々異なる部分があるので早速みていきましょう。

1. 番号確認をオンラインで行う方法

以下の2つの方法があります。いずれかを行ってください。

① 個人番号カード(ICチップの読み取り)
② 以下のいずれかの措置
  • 地方公共団体情報システム機構への確認(個人番号利用事務実施者)
  • 住民基本台帳の確認(市町村長)
  • 過去に本人確認の上、特定個人情報ファイルを作成している場合は、当該特定個人情報ファイルの確認
  • 官公署若しくは個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から発行・発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認める書類
    (ⅰ個人番号、ⅱ氏名、ⅲ生年月日又は住所、が記載されているもの) 若しくはその写しの提出又は当該書類に係る電磁的記録の送信
    ※ 通知カードの写しを別途郵送・PDFファイルの添付送信などを想定
  • 2. 身元(実存)確認をオンラインで行う方法

    以下の3つの方法があります。いずれかを行ってください。

    ① 個人番号カード(ICチップの読み取り)
    ② 公的個人認証による電子署名
    ③ 個人番号利用事務実施者が適当と認める方法

    ※ 民間発行の電子署名、個人番号利用事務実施者によるID・パスワードの発行などを想定。

    マイナンバーオンライン〈参考画像〉本人から個人番号の提供を受ける場合
    ※クリックすると拡大します
    〈出典〉本人確認の措置|国税庁

    3)本人の代理人から個人番号の提供を受ける場合

    この場合、本人確認には「代理権の確認」と「代理人の身元(実存)の確認」と「本人の番号確認」の3つが必要です。

    1. 代理権の確認をオンラインで行う方法

    本人及び代理人の氏名に加え、生年月日又は住所、並びに代理権を証明する情報の送信を受けること等の個人番号利用事務実施者が適当と認める方法
    ※ 電子的に作成された委任状、代理人の事前登録などを想定。

    2. 代理人の身元(実存)の確認をオンラインで行う方法

    代理人の公的個人認証による電子署名の送信を受けることその他の個人番号利用事務実施者が適当と認める方法
    ※ 公的公人認証による電子署名のほか民間による電子署名、個人番号利用事務実施者によるID・パスワードの発行などを想定。

    3. 本人の番号確認をオンラインで行う方法

    以下の4つの方法があります。いずれかを行ってください。

    ① 地方公共団体情報システム機構への確認(個人番号利用事務実施者)
    ② 住民基本台帳の確認(市町村長)
    ③ 過去に本人確認の上特定個人情報ファイルを作成している場合には、当該特定個人情報ファイルの確認
    ④ 官公署若しくは個人番号利用事務実施者・個人番号関係事務実施者から発行・発給された書類その他これに類する書類であって個人番号利用事務実施者が適当と認める書類(ⅰ個人番号、ⅱ氏名、ⅲ生年月日又は住所、が記載されているもの) 若しくはその写し又は当該書類に係る電磁的記録の送信

    ※ 個人番号カード、通知カードの写しを別途送付・PDFファイルの添付送信などを想定。

    代理人〈参考画像〉本人の代理人から個人番号の提供を受ける場合
    ※クリックすると拡大します
    〈出典〉本人確認の措置|国税庁

    4)総務省とのQ&A5選

    上の表ではわかりにくい部分があるので、クリアでない部分を行政に問い合わせました。

    個人番号カードがある場合

    Q1. オンラインの本人確認においても、個人番号カードさえ提示すれば番号確認も身元確認も完了という認識で良いか?

    A. OK。ただし、個人番号カードの表面と裏面両方の提示が必要になる。データはスキャンしたPDFファイルでも、写真を撮った画像ファイルでも可能。
    つまり、個人番号カードをアップロードすればとりあえずOKということ。

    通知カードしかない場合

    Q2. 番号確認においては、通知カードの代わりに番号を入力させるだけではダメなのか?

    A. 番号入力だけではダメ。何かしら番号が記載されている書類の提示が必要。


    Q3. 従業員にID/PASSを発行する場合、免許証等のアップロードは必要か?

    A. 番号法では、身元がわかった上でユニークなID/PASSを発行すればそれだけで身元確認が完了したとされる。
    つまり、従業員の本人確認には、通知カード(or個人番号カード)をその従業員専用のアカウントにアップロードして貰えばそれで番号確認と身元確認が完了。免許証等は不要。


    Q4. 会ったことのない取引先の本人確認を行う場合も、上記の対応で大丈夫か?

    A. まったく顔を合わせたこともない場合は、「身元がわかった上で」ID/PASSを発行しているとは考えられないので、本人確認書類の提示が必要。ただ、どこまでが「身元がわかった上」なのかははっきりとした線引きは無い。本人確認書類さえ提出すれば、本人の顔を見たことがなくてもそれで身元確認は完了となる。

    代理人確認の委任状について

    Q5. 代理人確認における委任状をオンラインで行いたい場合、本人の署名や捺印が必要か?

    A. 委任状には捺印が必須。委任状のフォーマットを各自が作って、それに本人が捺印して、代理人である従業員がアップロードして会社に提出する流れとなる。

    〈参考〉番号法に基づく本人確認方法【事業者向け】|国税庁

    5)まとめ

    いかがでしたでしょうか?マイナンバー制度が始まるにあたり、社内の体制作りや必要な事務の洗い出しなど、やるべきことはたくさんあります。事前にスケジュールを立て、税理士などの専門家を上手く活用し、マイナンバー制度の導入に当たり業務が混乱することがないようにしてください。

    また、マイナンバーは非常に厳密な個人情報であるため、「収集して、保管して、利用する」という作業だけでも非常に面倒です。そんな場合に、マイナンバー管理サービスを使うと、経営者や税理士の方は、顧客や従業員とマイナンバーのやりとりをしたり、自社内で保管したりする手間を省くことができます。

    ちなみに、こちらのサイトから登録(無料)すると、マイナンバーガイドなど様々な特典がついてくるのでオススメです。

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    マイナンバー制度についてもっと詳しく知るには

    すべての国民に番号をつけて、税・社会保障関連の手続きに活用される「マイナンバー制度」。2015年10月からマイナンバーの通知が始まります。そして、2016年1月にマイナンバー制度が開始します。
    制度開始まで間もないですが、どのような制度なのかまだ調べている段階で対策にまで手が回っていない方がほとんどかと思います。
    このガイドでは、マイナンバーのスケジュールやその他知っておきたい基本知識など、マイナンバーを理解するのに必要な情報を全てまとめました。
    本ページを活用して、マイナンバーをマスターして有効に使いましょう!

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    目次

    1. 今さら聞けないマイナンバー制度とは?
    2. 制度開始までのスケジュール
    3. 収集時の本人確認の方法
    4. 保管に必要な安全管理措置
    5. マイナンバーを提供していい範囲とは?
    6. 法定調書への記入・提出方法・注意点
    7. マイナンバーによる年末調整の変更点
    8. マイナンバーに関してよくある質問10選
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