中小企業がマイナンバー導入前に準備しておくべき5つのこと

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中小企業は10月までにマイナンバー対策を

中小企業の経営者の皆さん、マイナンバー対策は進んでいますか?マイナンバー制度の利用が平成28年1月より開始されます。まだ少し先のこと、と考えている方も多いかもしれません。

しかし、マイナンバーの通知は平成27年10月から開始されます。通知が始まると、マイナンバーの収集や本人確認など、中小企業側でのマイナンバー対応はその時点からスタートすることになります。平成27年10月までに、マイナンバーについての知識を深め、準備を整えておきましょう。

今回は、中小企業が行うべき5つのマイナンバー対策を解説します。

<参考>【企業必見】マイナンバーの導入により発生する業務と対策まとめ

マイナンバー対策、大丈夫ですか?
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1)マイナンバー推進体制の構築

まずは、マイナンバーを管理する担当者や部署を把握する必要があります。中小企業が扱うことになるのは、主に従業員のマイナンバーとなります。従業員の税金や社会保険に関わる部署ということで、経理や人事担当者などがマイナンバー対応の担当者ということになるでしょう。これらの担当者が主導して、企業でのマイナンバー管理・運用を推進していきます。

2)マニュアルや社内規程の整備

マイナンバーを取り扱う作業は、誰にとっても初めてのことです。既存の事務業務とは全く異なる作業ですので、マニュアルを整備して、社内で情報を共有しておくようにしましょう。また、マイナンバーは大変重要な個人情報となりますので、それに関する社内規程の見直しも必要になります。

3)安全管理措置の確認

従業員や取引先から預かったマイナンバーは、預かったその日から、厳重なセキュリティ対策のもとでの管理・運用が始まります。マイナンバーの漏えい、滅失、毀損を防止するために、施錠できるキャビネットや保管庫が必要です。電子機器を利用する場合は、ユーザーアカウント制限などにより、情報システムを取り扱う事務担当者を限定します。

4)業務ソフトの対応

人事・給与・会計システムなど、マイナンバー対応のためにシステムの改修が必要な場合があります。例えば、源泉徴収票や支払調書にマイナンバーの記載欄が新たに設けられますし、源泉徴収票のサイズは現行のA6サイズからA5サイズに変更になります。マイナンバー制度開始後の規格などに対応するために、業務ソフトについても早めの検討が必要です。

5)社内教育・勉強会の実施

マイナンバーを安全に運用・管理していくためには、経理や人事担当者のみならず、全従業員がマイナンバーについて理解し、責任感を持って取り組むことが重要です。勉強会を実施して社内教育を徹底し、マイナンバー制度開始の時を安心して迎えられるようにしましょう。

<参考>マイナンバーの従業員研修で抑えておきたい8つのこと

まとめ

いかがでしたでしょうか。中小企業にとって、マイナンバー対応のような事務作業が増えることは負担が大きいと思います。早めに準備して、マイナンバー制度開始後も事業活動をスムーズに進められる体制を整えて下さい。

<参考>これであなたもマイナンバー博士!マイナンバー制度を徹底解説

マイナンバー制度についてもっと詳しく知るには

すべての国民に番号をつけて、税・社会保障関連の手続きに活用される「マイナンバー制度」。2015年10月からマイナンバーの通知が始まります。そして、2016年1月にマイナンバー制度が開始します。
制度開始まで間もないですが、どのような制度なのかまだ調べている段階で対策にまで手が回っていない方がほとんどかと思います。
このガイドでは、マイナンバーのスケジュールやその他知っておきたい基本知識など、マイナンバーを理解するのに必要な情報を全てまとめました。
本ページを活用して、マイナンバーをマスターして有効に使いましょう!

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目次

  1. 今さら聞けないマイナンバー制度とは?
  2. 制度開始までのスケジュール
  3. 収集時の本人確認の方法
  4. 保管に必要な安全管理措置
  5. マイナンバーを提供していい範囲とは?
  6. 法定調書への記入・提出方法・注意点
  7. マイナンバーによる年末調整の変更点
  8. マイナンバーに関してよくある質問10選
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