マイナンバーで就業規則が変更に?企業に求められる対応

compliance 2016年1月からマイナンバー制度が開始されます。「マイナンバー制度の導入にあたって就業規則を変更しなければならない」といわれることもありますが、本当に就業規則を変更しなければならないのでしょうか?

1)必ずしも就業規則を変更する必要はない

番号法では、事業者がマイナンバーを取り扱う際には、その利用目的をできる限り特定しなければならないとされています。

また、企業がマイナンバーを取り扱うことが出来るのは利用目的を特定した範囲のみであり、当初の利用目的と異なる利用目的でマイナンバーを利用する場合には、本人への通知が必要とされています。この「本人への通知」とは、

・社内LANにおける通知 ・利用目的を記載した書類の提示 ・就業規則への明記

といった方法であると、特定個人情報保護委員会のページには記載されています。つまり必ずしも就業規則を変更する必要はないですが、就業規則で明示しておいた方がベターだといえるでしょう。

もし就業規則に明示しなければ、利用方法が変わるたびにいちいち書類の提示などをしなければならず、実務上非常に煩雑ですよね。就業規則を変更して明示しておく事をおすすめします。

2)就業規則変更の例

では具体的のどのように就業規則を変更すればいいのでしょうか?

マイナンバーの利用範囲を明記する

まず必要なのが、会社が個人のマイナンバーを利用する範囲について明記することです。会社の手続きでは、健康保険や、源泉徴収票の作成などにマイナンバーが必要となります。

第●●条(マイナンバーの利用) 会社は従業員及び扶養対象家族のマイナンバーについて、以下の手続きで利用することが出来る。

・健康保険・厚生年金保険関係届出書 ・雇用保険関係届け出事務 ・労働者災害補償保険法関係届出事務 ・国民年金第三号被保険者関係届出事務 ・給与所得・退職所得に係る源泉徴収票作成事務 ・その他法令に定められた業務

マイナンバーの機密保持を明記する

マイナンバーを取り扱う従業員がいるため、秘密の保持について、就業規則に盛り込むことが必要です。

第●●条(秘密保持) 情報提供等事務又は情報提供ネットワークシステムの運営に関する事務に従事する者又は従事していた者は、その業務に関して知り得た当該事務に関する秘密を漏らし、又は盗用してはならない。 2.従業員は職場または職種を移動あるいは退職するに際して、自らが管理していた会社及び取引先等の情報個人情報及び特定個人情報に関するデータ・情報書類等を速やかに返却しなければならない

入社した従業員のマイナンバーの取り扱いを記載

他にも入社時のマイナンバーの取り扱いや解雇事由について、就業規則を変更しておくとよいでしょう。

第●●条(入社時等における取り扱い) 従業員は、採用時に会社に対してマイナンバーを通知しなければならない。 2.会社は、身分確認のために、従業員に対して、免許証等の写真付きの身分証明書の提示を求める事ができる。 3.従業員が扶養対象親族を有し、扶養対象家族のマイナンバーを会社に通知するにあたっては虚偽のないように確認をしなければならない。

第●●条(解雇事由) 会社の管理する顧客・従業員等の特定個人情報を故意に、または重大な過失により漏洩・流出させたとき

まとめ

今回は企業が求める対応として就業規則の変更についてスポットを当てて説明しましたが、他にも安全管理措置や委託先への対応などやるべき事はたくさんあります。

特定個人情報が流出し、最悪の事態になってしまわないためにも、今のうちから準備しておきましょう。