マイナンバー 取扱規程を活かしたマニュアル作りのポイント・文例

manual

1)はじめに

マイナンバーは特定個人情報等の具体的な取扱を定めた取扱規程に基づき、適正に取扱うこととされています。そして、取扱規程はひな形をアレンジして策定するのが一般的で実務的です。

しかし、取扱規程のひな形はマイナンバーの取扱方法を網羅的に一般的な表現で規定したものであり、個別具体的な実務に対応したものではありません。よって個別で具体的な実務に対応するためには、取扱規程をマニュアルに落とし込む必要があります。

マニュアルは日常的なルーティンワークを正確かつ速やかに行うため、個別の取扱方法に関して具体的な表現で規定したものです。つまり、「誰が」「いつ」「何を」「どこで」「どうやって」事務を行うか明確にするのがマニュアルの役割です。

今回は、比較的小規模な事業者が作成すべき4つのマニュアルを提案し、それぞれの内容と規定のポイントを説明します。また、具体的なイメージを掴んでいただけるようにマニュアル文例を紹介します。

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2)事業者が作成すべきマニュアルは4種類

比較的小規模な事業者が作成すべきマニュアルは4種類あります。

① 安全管理措置に関するマニュアル
② 委託に関するマニュアル
③ 事務取扱担当者に関するマニュアル
④ 従業員等に関するマニュアル

以下、それぞれのマニュアルに関して説明します。

①安全管理措置に関するマニュアル

安全管理措置は個人番号および特定個人情報の漏えい・滅失・毀損を防止するため、事業者が行わなければならない措置です。安全管理措置には4つの項目があります。

(1) 組織的安全管理措置
(2) 人的安全管理措置
(3) 物理的安全管理措置
(4) 技術的安全管理措置

以下、それぞれの安全管理措置に関して説明します。

①-(1) 組織的安全管理措置
組織的安全管理措置に関する規定のポイントは3つあります。

1.責任者と事務取扱担当者の特定
2.執務記録の作成要領
3.特定個人情報ファイル管理簿の作成要領

(マニュアル文例)
http://shikiya-kaikei.com/cloud/wp-content/uploads/2015/10/6d1cfee1873d72c4ff0b68115f19ffa6.pdf

①-(2) 人的安全管理措置
人的安全管理措置に関する規定のポイントは2つあります。

1.事務取扱担当者の教育
2.事務取扱担当者の監督

(マニュアル文例)
http://shikiya-kaikei.com/cloud/wp-content/uploads/2015/10/4c84003eb4e2760f7189f9b34760049b.pdf

①-(3) 物理的安全管理措置

物理的安全管理措置に関する規定のポイントは9つあります。

1.取扱区域・管理区域の区分
2.電子媒体・書類・機器の保管方法
3.電子媒体の持出し方法・預り方法・郵送方法
4.機器の持出し方法
5.書類の持出し方法・預り方法・郵送方法
6.電子データの削除の方法
7.書類の廃棄方法
8.機器の廃棄方法
9.電子媒体の廃棄方法

(マニュアル文例)
http://shikiya-kaikei.com/cloud/wp-content/uploads/2015/10/79d93bc419743428267778fcc84d4229.pdf

①-(4) 技術的安全管理措置
技術的安全管理措置に関する規定のポイントは3つあります。

1.アクセス制御の実施方法
2.外部からの不正アクセス等の防止方法
3.情報漏えい等の防止方法

(マニュアル文例)
http://shikiya-kaikei.com/cloud/wp-content/uploads/2015/10/c8f2fa975edcaea549e757ecfdf4464f.pdf

②委託に関するマニュアル

個人番号関係事務を外部に委託する場合は委託先に対して必要かつ適切な監督を行わなければなりません。税理士に年末調整事務を委託する場合などが該当します。委託に関する規定のポイントは3つあります。

1.委託先の適切な選定方法
2.安全管理措置に関する委託契約を締結する旨
3.特定個人情報の取扱状況を把握する方法

(マニュアル文例)
http://shikiya-kaikei.com/cloud/wp-content/uploads/2015/10/6ac2397867767a902ce2217f0a58282f.pdf

③ 事務取扱担当者に関するマニュアル

事務取扱担当者の職務は5つあります。

(1) 個人番号の取得
(2) 個人番号の利用
(3) 個人番号の提供
(4) 個人番号の保管
(5) 個人番号の廃棄・削除

また、事務取扱担当者が知っておくべき知識は3つあります。

(6) 法定調書の本人交付義務
(7) 保存義務がある書類の保存期間
(8)罰則規定

以下、事務取扱担当者に関する項目を説明します。

③-(1) 個人番号の取得
事務取扱担当者の職務のうち個人番号の取得に関する規定のポイントは5つあります。

1.個人番号の提供依頼の制限について
2.個人番号の提供依頼の時期について
3.本人確認の義務について
4.本人確認に関する役割分担について
5.本人確認の手続きについて

(マニュアル文例)
http://shikiya-kaikei.com/cloud/wp-content/uploads/2015/10/7880ce183447b369fdd0c3178c86967b.pdf

③-(2) 個人番号の利用
事務取扱担当者の職務のうち個人番号の利用に関する規定のポイントは2つあります。

1.個人番号の利用制限について
2.特定個人情報ファイルの作成制限について

(マニュアル文例)
http://shikiya-kaikei.com/cloud/wp-content/uploads/2015/10/f4edc3632ab6260cd6817f0a50dccddc.pdf

③-(3) 個人番号の提供
事務取扱担当者の職務のうち個人番号の提供に関する規定のポイントは2つあります。
1.個人番号の提供義務について
2.個人番号の提供制限について

(マニュアル文例)
http://shikiya-kaikei.com/cloud/wp-content/uploads/2015/10/1f78a58da237e2f1e1e16dbaa07514b5.pdf

③-(4) 個人番号の保管
事務取扱担当者の職務のうち、個人番号の保管に関する規定のポイントは3つあります。
1.個人番号の保管制限について
2.保存義務のある書類に記載された個人番号の保管について
3.特定個人情報ファイルの保管制限について

(マニュアル文例)
http://shikiya-kaikei.com/cloud/wp-content/uploads/2015/10/e30227ca2fc0de6cd6be38594b60cf0e.pdf

③-(5) 個人番号の廃棄・削除
事務取扱担当者の職務のうち、個人番号の廃棄・削除に関する規定のポイントは5つあります。

1.個人番号の廃棄・削除について
2.電子データの削除方法
3.書類の廃棄方法
4.機器の廃棄方法
5.電子媒体の廃棄方法

(マニュアル文例)
http://shikiya-kaikei.com/cloud/wp-content/uploads/2015/10/78a45ae4cc14b1664b69e977d1b31624.pdf

③-(6) 法定調書の本人交付義務
法定調書には本人交付義務があるものとないものがありますが、個人番号の提供に関する取扱いが異なります。事務取扱担当者は本人交付義務の有無を区別しておく必要があります。

(マニュアル文例)
http://shikiya-kaikei.com/cloud/wp-content/uploads/2015/10/be701ab54cc2be4b615f739bae706d97.pdf

③-(7) 保存義務がある書類の保存期間
保存義務がある書類に記載された個人番号はその期間保管しなければなりません。また、保存期間経過後は速やかに廃棄・削除しなければなりません。事務取扱担当者は保存義務のある書類とその保存期間を知っておく必要があります。

(マニュアル文例)
http://shikiya-kaikei.com/cloud/wp-content/uploads/2015/10/17c68a6bed22ad3800e9fdd16c7eecb9.pdf

③-(8) 罰則規定
事務取扱担当者は在職中だけでなく、退職後においても個人番号の守秘義務があります。違反すれば懲役刑を含む厳しい罰則があることを知っておく必要があります。

(マニュアル文例)
http://shikiya-kaikei.com/cloud/wp-content/uploads/2015/10/aa46f225f1def97cba3c5cba76292768.pdf

④ 従業員に関するマニュアル

従業員等に関して規定する項目は2つあります。
(1) 個人番号の取得について
(2) 個人番号の提供について
なお、「従業員等」には役員、従業員、派遣社員などの従業者全般が含まれます。以下、従業員等に関する項目を説明します。

④-(1) 個人番号の取得
従業員等に関して規定する項目のうち個人番号の取得に関する規定のポイントは2つあります。
1.提供依頼の制限について
2.扶養親族等の本人確認について

(マニュアル文例)
http://shikiya-kaikei.com/cloud/wp-content/uploads/2015/10/357fa87da3847ab512963c5da0816a7c.pdf

④-(2) 個人番号の提供について
従業員等に関して規定する項目のうち個人番号の提供に関する規定のポイントは3つあります。
1.個人番号を提供できるケースについて
2.個人番号の提供制限について
3.個人番号の提供方法について

(マニュアル文例)
http://shikiya-kaikei.com/cloud/wp-content/uploads/2015/10/4a6023bb050595a407b9b6377078b6ee.pdf

3)結びに

基本方針や取扱規程などの社内規定は、ひな形をアレンジして作成することを推奨します。ひな形は顧問税理士などから比較的容易に入手できると思いますが、もし入手困難であれば下記までご請求ください。基本方針や取扱規程を始め比較的小規模な事業者に必要なひな形を無償で提供しています。

http://shikiya-kaikei.com/template-request-3989.html

1、会計ソフトの選択に関するご相談
 クライアントに合った会計ソフトの選択をお手伝いさせていただきます。
2、freeeの導入・運用に関するご相談
 クライアントが望む運用方法に合わせた関与を提案させていただきます。
   (自分で運用したいクライアント)
     ①「導入のみ」の関与
     ②「導入」+「運用方法のレクチャー」の関与
     ③「導入」+「運用方法のレクチャー」+「短期運用サポート」の関与
   (運用のサポートを依頼したいクライアント)
     ①「コスト重視型(安く)」の関与
     ②「コストパフォーマンス型」の関与
     ③「時間重視型(手厚く)」の関与
3、マイナンバーに関するご相談
 社内規程の作成・社内体制の整備をお手伝いさせていただきます。

マイナンバー制度についてもっと詳しく知るには

すべての国民に番号をつけて、税・社会保障関連の手続きに活用される「マイナンバー制度」。2015年10月からマイナンバーの通知が始まります。そして、2016年1月にマイナンバー制度が開始します。
制度開始まで間もないですが、どのような制度なのかまだ調べている段階で対策にまで手が回っていない方がほとんどかと思います。
このガイドでは、マイナンバーのスケジュールやその他知っておきたい基本知識など、マイナンバーを理解するのに必要な情報を全てまとめました。
本ページを活用して、マイナンバーをマスターして有効に使いましょう!

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目次

  1. 今さら聞けないマイナンバー制度とは?
  2. 制度開始までのスケジュール
  3. 収集時の本人確認の方法
  4. 保管に必要な安全管理措置
  5. マイナンバーを提供していい範囲とは?
  6. 法定調書への記入・提出方法・注意点
  7. マイナンバーによる年末調整の変更点
  8. マイナンバーに関してよくある質問10選
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