請求書の正しい宛名の書き方 | ビジネスの基礎知識

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取引先がスムーズに支払行為を行えるよう、請求書の発行は迅速かつ正確に行いたいものです。なかでも、請求書作成時の基本的な項目のひとつである正しい宛名の記載方法について、その背景となる法令にも触れながら、具体的に確認してまいりましょう。

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1)請求書に宛名を記載する法的根拠

請求書の作成にあたり、各事業者が記載すべき事項が「消費税法第30条第9項」に詳細にわたり列挙されています。その中で、第9項の一のホに「書類の交付を受ける当該事業者の氏名又は名称」との定めがありますので、請求書には原則として請求先の宛名を記載する必要があります。ここでいう「当該事業者の氏名又は名称」については、当然にして正式名称であることが求められますので、相手の名刺や各事業者の公式ホームページなどで確認しておくと安心です。

2)担当者宛てに請求書を送る場合

請求先として、具体的な担当者名が分かっている場合や、先方からそのような指示をいただいている場合には、企業名・担当部署名・担当者氏名の順に宛名を記載します。たとえば、「○○株式会社 ○○部門○○担当 ○○○○ 様」といったような書き方が一般的です。担当者に役職や肩書がある場合には、担当者氏名の直前にそれらを記載します。

敬称は、担当者氏名の後に「様」をつけるのみでよく、宛名が数行にわたる場合であっても、会社名や担当部署名の直後には敬称を付けないのがビジネスルールです。請求先が大規模な組織である場合には、支払業務をおこなう担当者の手元に迅速かつ確実に届くように、先方から何も要望がなければ、担当者氏名を請求書に入れておくのが理想的です。

3)法人や事業所宛てに請求書を送る場合

請求書の宛名が、会社名のみの場合や、事業所名および担当部署名まででとどめる場合には、敬称として「御中」を使用します。また、会社名や組織名などは、正式名称を記載する必要がありますので、よく確認をしておきましょう。たとえば、「株式会社」「有限会社」などについては、「(株)」「(有)」と略称を使用することを控えるのが一般的です。ただし、請求書を作成するシステムの都合上、文字数制限などにより困難が生じる場合には、略称で対応してもかまいません。

宛名の具体的な記載方法としては、「○○株式会社 御中」や「○○株式会社 ○○部 ○○グループ 御中」となり、1行におさまらない場合には、会社名のあとで適切に改行をしましょう。なお、担当者名が分かっているにもかかわらず、法人名や担当部署名だけの記載でとどめることは、相手によっては失礼だと感じる方もいらっしゃるので、請求書を作成する際に、記載する宛名につき、先方の意向を事前に確認されることをおすすめします。

まとめ

毎月、たくさんの請求書を作成しなければならない場合には、少しでも業務の効率化を図るために、窓空き封筒を活用してみましょう。請求書の左上に住所と宛名を記載しておくのみで、封筒への宛名などの記入作業を省略することが可能です。

請求書の宛名の書き方は迷いがちかもしれませんが、一度ルールを知ってしまえばそれほど困ることはありません。しっかりとルールを押さえて対応していきましょう。

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目次

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