請求書を郵送で送付する場合に気をつけるべきこと

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郵送による取引先への請求書の送付は日常的に行われており、その方法についてあまり気にとめていない方も多いかもしれません。しかし、取引先にスムーズにお支払いただき、個人事業主としてのご自身の信頼を保つ上でも、普段から細心の注意を払っておくことは大切です。改めて、請求書の郵送時に気をつけておくべきことを確認していきましょう。

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1)請求書だと一目で分かる工夫をしましょう

取引先によっては、毎日数多くの郵便物を受け取る業体や会社もありますので、他の郵便物との見分けがつきやすいように、請求書が入っている封筒には、「請求書在中」の朱文字スタンプか印を押しておくと安心です。

さらに、確実に相手の手元に届くように、できる限り詳しい宛名を記載するようにしましょう。たとえば、組織が大きい会社内では、具体的な部署名や担当者名の記載がない郵便物は、受取人不明の扱いとなってしまう危険性がありますので、郵送の際は要注意です。

2)基本的には普通郵便での送付が理想的

請求書を郵送する際、書留などの受領サインを要する方法で送付すると、相手の都合によっては、受け取りが難しい場合があり、不便をかけてしまう可能性があることから、普通郵便で送ることが一般的です。なお、請求書は「信書」に該当するため、普通郵便以外の方法で取引先に請求書を送付する際には、選択しようとしている送付方法の諸条件を事前に確認しておくことが必要となります。

3)できる限り早期に発送の手配を完了すべき

郵送にて請求書を送付する場合には、取引先へ到着するために要する日数を計算に入れ、早めに発送準備に取り掛かることが必要です。たとえば、請求書自体が相手先の事業所内にあるメールセンターに届いたとしても、担当者の手元に届くまでには1日程度の猶予が必要となるケースも想定されますので、ある程度余裕をもっておきましょう。

さらに、企業によっては、支払スケジュールごとに細かく締め切り期限を設けている企業もあり、そのスケジュールにのせることができない場合には、ご自身が設定した支払期限通りに支払いをしてもらえない可能性も出てきます。とくに取引先が大手企業の場合には、1週間以上の余裕を持っておくと安心です。もし、請求のスケジュールに関して疑問点があれば、先方のご担当者とすり合わせをしておくことで、双方が納得できるはずです。

4)請求書の折り方にも気を付けて

請求書を封筒に入れる際には、三つ折りが基本マナーとなっています。中側に印字面がくるように置き、請求書と書かれた表題が見やすいように最後に折ることで、郵便物を開封した人がスムーズに中身を確認できます。ちょっとした気遣いがご自身の個人事業主としての信頼にもつながりますので、郵送の際は丁寧に対応しましょう。

まとめ

最近はメールでのやり取りも増えてきていると思いますが、紙ベースで請求書を郵送することもまだまだ多いのが現状です。だからこそ、郵送で送付するときに配慮が行き届いていれば、よりスムーズな取引をすることができるのでないでしょうか。

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