電車に乗った際、領収書をもらうには? | 経費精算の基礎知識

train 交通費を申請するときに、会社から領収書を求められることがあると思います。そのようなとき、特に困るのが電車に乗ったときの領収書ではないでしょうか。今回は、電車に乗ったときの領収書のもらい方を紹介します。

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1)電車に乗ったとき、領収書をもらう方法

電車に乗ったとき、領収書をもらうには、駅の窓口、もしくは切符窓口にいる係員から切符を購入し、領収書をもらうのが一般的です。宛先等が指定できる場合は、通常の領収書と同じく、会社名を書いてもらうようにしましょう。また、定期券を購入する場合は、券売機でも領収書を受け取ることができる場合があります。もし、交通費の証明などに必要な場合はこちらを利用するとよいでしょう。

2)Suicaを利用する場合は?

Suicaを利用する場合ですが、まずチャージをするときには券売機から領収書を発行することが可能です。また、Suicaにはどこからどこまで乗ったのか、そして交通費はどれだけかかったのか履歴を記録する機能がついています。券売機を利用すると、利用履歴の項目だけを発券することができます。また、Suicaを読み込むことができるカードリーダーとソフトなどを利用することで、利用履歴をパソコンなどに取り込むこともできます。

3)そもそも電車の代金に領収書は必要なのか?

電車の代金の領収書ですが、一般的には経費として申請する場合でも、必要がないものとされています。ですが、その変わりに「出金伝票」というものを書くことがあります。

出金伝票とは、事業に必要な経費を現金で支払った場合に付ける書類です。とくに書き方などの規定はございませんが、税務署などが見たときにしっかりと記録されているのかが確認できる必要があります。記載すべき情報としては、

・支払いをした日付 ・支払いをした相手(電車に乗った場合は電鉄各社の名前になります) ・支払った金額(運賃) ・支払いで受けたサービスなど(電車の場合は区間などを書いておくと良いでしょう)

となります。会社で書くことになった場合などは覚えておくと簡単に書くことができるでしょう。

まとめ

今回は電車に乗った場合の領収書のもらい方を紹介しました。必ずしも必要があるものではないですが、出金伝票を書く手間・保管する手間などを考えると、使えるところは有効活用して、自分の手間を減らすと、効率よく経費精算をすることができるのではないでしょうか。