請求書の再発行をスムーズに依頼するために知っておきたいこと

invoice
請求書をしっかりと管理しているつもりでも、紛失してしまったりすることもあるかと思います。請求書の再発行をお願いする場合、どのように依頼をすればいいのでしょうか? 今回は、請求書の再発行の依頼方法を紹介します。

参考リンク: 請求書の無料テンプレート

ダウンロードページはこちら
請求書をオンラインで今すぐ作成

1)書面を送るのがベスト

請求書の紛失など自社の過失により、取引先に対して請求書の再発行を依頼しなければならない状況となった場合には、代表者印および社印を押印した正式な書面を先方にお送りしましょう。本来であれば、あってはならないことですので、とにかく丁寧な対応が必要となります。

2)依頼文作成のポイント

請求書の再発行を依頼する書面を作成する際、以下のことに気をつけておきましょう。

1.依頼文の作成年月日を明確に記載する
2.自社の社名および代表者氏名を記載し、押印する
3.請求書の紛失など、再発行を依頼することになった理由を簡潔に分かりやすく記述する
4.丁寧な謝罪の言葉を添える
5.再発行を希望する請求書は、いつごろのものであるか、相手先が該当の請求書データを探しやすいような情報を分かりやすく明記する
6.請求書紛失等の再発防止に向けた意気込みや対策を簡潔に記す

3)再発行を依頼されたときの対応は?

再発行を依頼された場合の対応ですが、発行日などの扱いがポイントとなります。請求書の発行日は、以前と同様の発行日にするのが妥当です。もし、不正などを怪しまれることを防ぎたいのであれば、発行日とプラスして再発行日を記載するなどの工夫が必要となります。また、支払期限後などの対応になる場合も同様に、再発行をした旨や支払いが遅れている旨を記載しておいたほうが後ほど確認が取りやすくなります。

まとめ

請求書の再発行は、依頼する側も依頼される側もあまり慣れていないケースとなり、戸惑うことが多いのではないでしょうか。しっかりと管理をするのはもちろんですが、再発行の手順も知っておきましょう。

*経営ハッカーでは書き手を募集しています。

経理・決算、税金の基礎についてもっと詳しく知るには

経理や決算、税金の計算は、会社を設立した以上避けては通れないもの。何から始めていいかもわからないという方は、まずはその全体像を掴みましょう。
このガイドでは初めて経理や決算を行うという方を対象に、その入門となる知識をご紹介します。経理や決算にどんな作業が必要で、税金とは具体的に何を指すのか。
このガイドでスムーズに経理業務をスタートしていただければ幸いです。

ebook_keiri_cover-small

目次

  1. 会社の経理を始めるために
  2. 法人の決算に必要なものまとめ
  3. 貸借対照表で会社の資産状況を把握しよう
  4. 損益計算書で会社の利益を把握しよう
  5. 法人のための税申告・納付まとめ
  6. 法人にかかる税金は9種類もある
  7. 税金を滞納したら、どんな罰則がある?
  8. 法人のための節約のコツ
無料でダウンロード
無料でダウンロード