請求書の再発行をスムーズに依頼するために知っておきたいこと

invoice 請求書をしっかりと管理しているつもりでも、紛失してしまったりすることもあるかと思います。請求書の再発行をお願いする場合、どのように依頼をすればいいのでしょうか? 今回は、請求書の再発行の依頼方法を紹介します。

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1)書面を送るのがベスト

請求書の紛失など自社の過失により、取引先に対して請求書の再発行を依頼しなければならない状況となった場合には、代表者印および社印を押印した正式な書面を先方にお送りしましょう。本来であれば、あってはならないことですので、とにかく丁寧な対応が必要となります。

2)依頼文作成のポイント

請求書の再発行を依頼する書面を作成する際、以下のことに気をつけておきましょう。

1.依頼文の作成年月日を明確に記載する 2.自社の社名および代表者氏名を記載し、押印する 3.請求書の紛失など、再発行を依頼することになった理由を簡潔に分かりやすく記述する 4.丁寧な謝罪の言葉を添える 5.再発行を希望する請求書は、いつごろのものであるか、相手先が該当の請求書データを探しやすいような情報を分かりやすく明記する 6.請求書紛失等の再発防止に向けた意気込みや対策を簡潔に記す

3)再発行を依頼されたときの対応は?

再発行を依頼された場合の対応ですが、発行日などの扱いがポイントとなります。請求書の発行日は、以前と同様の発行日にするのが妥当です。もし、不正などを怪しまれることを防ぎたいのであれば、発行日とプラスして再発行日を記載するなどの工夫が必要となります。また、支払期限後などの対応になる場合も同様に、再発行をした旨や支払いが遅れている旨を記載しておいたほうが後ほど確認が取りやすくなります。

まとめ

請求書の再発行は、依頼する側も依頼される側もあまり慣れていないケースとなり、戸惑うことが多いのではないでしょうか。しっかりと管理をするのはもちろんですが、再発行の手順も知っておきましょう。