帳簿を制することは、経理業務を制する!?帳簿の種類と書き方の解説

帳簿

帳簿を知ることが、経理業務の第一歩

会社の経理に携わるにあたって、はじめに知っておきたいことは、どのような帳簿があるのか、どのように処理すればよいかということです。会計・経理の流れがわかっていると、よりスムーズに業務にあたることができますね。

今回は、各種帳簿の種類とその役割・書き方について見ていきましょう。

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1)主要簿と補助簿について

はじめに主要簿と補助簿について説明します。主要簿とは、会社が備え付けて記録しなければならない帳簿で、決算に必要な基礎資料となるものをいいます。主要簿には仕訳帳と総勘定元帳の二種類があります。

備品を購入したり、売上があったりと取引が発生した場合、まず仕訳帳に記入します。その後、総勘定元帳に転記するという流れが会計処理の基本的な流れとなります。

次に、各主要簿について見ていきましょう。

・仕訳帳 

仕訳帳は、「しわけちょう」と読みます。仕訳帳は、すべての会計取引の仕訳をその発生順に記録するための帳簿です。仕訳帳は日付順に記入されるので、仕訳日記帳と呼ばれることもあります。
<参考> 仕訳帳の書き方完全ガイド

・総勘定元帳

仕訳帳にはすべての取引が記録されていますが、例えば「売上」「交際費」税金である「租税公課」など、科目ごとの金額を見ることができません。
総勘定元帳は、それぞれの勘定科目別に、すべての取引を発生順に記録していく帳簿です。

総勘定元帳の書き方には、標準式と残高式の2種類があります。
総勘定元帳は、現金と当座預金、定期預金などに科目を分け、売上や費用の種類をそれぞれに分けてラベリングします。

<参考> 総勘定元帳の書き方完全ガイド

2)主要簿の帳簿と記入のポイント

仕訳帳と総勘定元帳の違いを端的に表すと、「主要簿はすべての取引が日付順に記帳されているもの。総勘定元帳は、科目別にすべての取引が日付順に書かれているもの」です。
仕訳帳をはじめに記入して、その後総勘定元帳に転記するという流れになります。

例えば、1,000円の現金売上があった場合、仕訳帳に「現金 1,000円/売上 1,000円」と記帳し、総勘定元帳の現金と売上の2カ所記入します。現金科目には売上、売上科目には現金と、それぞれに「相手科目」を書くようにします。

上記は仕訳帳、総勘定元帳の考え方ですが、現在では、パソコン上で会計ソフトを使用した経理業務を行うことが多く、仕訳を入力すると自動的に総勘定元帳を作成する機能が付いているソフトが多いようです。

ただし、会計・経理の流れを知っておくと、作業がよりスムーズになるので、きちんと学んでおく必要があります。

3)補助簿の主な帳簿について

次に補助簿について考えていきましょう。補助簿とはその名の通り、主要簿を補助する帳簿で、取引の明細を記録するものです。

補助簿には、現金出納帳、仕入帳、売上帳、支払手形記入帳、売掛金元帳などがあります。
会社の業態により、それぞれ必要な補助簿を作って、それをもとに仕訳帳を記帳することになります。

手書きで補助簿を作成しているところもありますが、表計算ソフトや会計ソフトなどを使用して、補助簿を作成している会社が多いようです。

・現金出納帳

その名の通り、現金の入出金についてまとめられた帳簿です。売上や、誰(取引先)に、何の費用として支払ったのかをレシートや領収書通りに記載します。 勘定科目欄を設けて、相手科目名を記載する場合もあります。

<参考> 現金出納帳の書き方完全ガイド。記入方法すべてまとめました。
<参考> 現金出納帳 無料テンプレート

・仕入帳

仕入帳とは、商品の仕入取引や、値引き、返品について記録するものです。商品の内容や金額を、取引の発生順に、つまり日付順に記入します。

・売上帳

売上帳とは、「何を、いつ、だれに、いくらで販売したのか」という、売上に関する詳細を取引の発生順に記録するものです。特定の取引先がある場合、その得意先ごとに記録していきます。
元帳では売上の合計金額しかわからないため、売上帳があるとその詳細を細かく把握することが可能です。

・支払手形記入帳

支払手形記入帳とは、経費支払いのため手形を振り出した際に記入する補助簿のことです。支払手形である約束手形や為替手形を管理するために使用します。
手形の振出日や手形の種類の他に、手形ナンバー、受取人、満期日を記入します。

・売掛金元帳

売掛金元帳とは、掛け売上である売掛金を管理するために、得意先ごとの、売掛金の増減と残高を取引の発生順に詳細に記録する帳簿です。売掛金元帳は、売掛帳または得意先元帳と呼ばれることもあります。

まとめ

いかがでしたでしょうか?今回は、主要簿と補助簿の違いや、各帳簿の役割や書き方をご説明しました。補助簿については、他にも受取手形記入帳や固定資産台帳などいろいろな種類があります。会社の業態によって、必要なものを取り入れるようにしましょう。

ちなみに、総勘定元帳や仕訳帳の主要簿の他に、レシートや領収書、現金出納帳、売掛元帳などの補助簿の保存期間は7年と定められています。決算が終わっても、捨ててしまわないように気を付けましょう。

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