経理書類の保存期間と将来のe文書化に向けて、何はともあれ知っておきたいこと

経理書類の文章化

「この言葉、いつから普通になった?」と一瞬考えることがあります。例えば、「データ(で) 送ります」というフレーズ。平成28年9月施行の税制改正で、e-文書化の規制が更に緩和されます。外出先から領収書などをスマホで写してデータで送れば、保存文書にできる(経理処理は必要)のは画期的で歴史的な出来事かも知れません。

『e-文書法』と『電子帳簿保存法』の進化で、あっという間に紙の書類は減るのでしょうか。緩和されても、不正防止のために事前申請・処理過程への規制は残ります。処理システムや機材などの初期投資、紙文書とe-文書の保管コスト比較、データ化で新たに発生する人件費や管理費、などなどを考えてゆっくり、という場合も多いと思います。

そこで、従来の保存文書と将来のe-文書化のことを少し考え、今知っておくべきことをまとめてみました。

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帳簿書類の保存期限

e-文書化の目的の一つは、「増え続ける保存書類をスリム化し、コスト削減につなげること」です。そこでまず、帳簿書類の保存期限についてみてみましょう。

経理担当の方は正確な書類の作成とともに、書類の管理にもかなり気をつかわれていると思います。順番を間違わないように、必要な時にすぐに取り出せるように、そして間違って捨ててしまわないように。保存期限についても、折々に確認されているのではないでしょうか。

経理書類の場合、保存期限については法人税法と会社法、国税通則法などによって定められ、法の目的によっては同じ書類でも保存年限が違う場合があります。最重要の決算書、総勘定元帳、各種補助簿類、株主総会議事録などは会社法では10年の保存が必要ですが、法人税法上では7年です。また、取引に関する書類、例えば契約書、領収書、請求書などは法人税法で7年保存となっています。

とりあえず保存期限は「永久」か「10年」のすすめ

当然、重要度が増せば保存は長くなり、逆であれば短くなります。また、決算書や株主総会議事録などは法的には10年でも、永久保存にしている企業も多いことでしょう。法律で決めるのは、「最低でも○○年保存してください」ということなので、それより長く保存してはダメという意味ではもちろんありません。

まずは「永久に保存を続ける」書類を考えて、あとの帳簿や書類はだいたい10年だと覚えておくのも一つの方法だと聞きます。仮に10年以内で廃棄するなら、その時に調べれば大丈夫だと。いくらきっちり覚えていたとしても、付則等の改正や例外規定もありますし、自然災害などで特例ができることも考えられます。

「e-文書法」と「電子帳簿保存法」に定められていること

二つの法律について、すでに詳しくご存知の方も多いと思いますが、概略は以下の通りです。

「e-文書法」では、国が定め企業などが作成保存する「書類等の紙保存義務の規制」を緩和し、可能な限り「データ保存でOK」にする法律です。書類保存について定める多くの法律の共通ルールとして2005年に登場しました。コストを削減し、利便性を高めることなどを目指しています。

また、「電子帳簿保存法」は国税関係の帳簿書類を、「一定の要件を満たした場合」に、データで保存しても良く、紙の保存書類を大幅に減らせる、ことを定めています。帳簿類は年度初めから一貫してITデータ作成し、請求書・領収書といった紙の書類はスキャナでデータ化して保存することとなります。

「電子帳簿保存法」改正でe-文書化が加速する?

電子帳簿保存法は1998年に施行され、2005年のe-文書法施行に合わせて改正されました。2015年の改正では、e-文書化が進まない最大の原因ともいわれた、書類データ取り込み用スキャナに関する厳しい規制が緩和されています。カラーデータ必須から重要書類以外は白黒可になり、電子署名や書類サイズ情報も無くてもよいことになりました。

冒頭にも述べた通り、2016年9月施行でスマホでの領収書のスキャンなどが可能になります。ただし、領収書の使いまわしなど不正防止のため受領した紙に自分の名前を手書きで書いてからデータ化する、指定以上の画素数で取り込む等の作業が必要です。後から領収書などを複数人で確認することも求められます。

しかし、大中小どんな企業でも気軽にe-文書化移行…とはいかないかもしれません。運用開始の三ヵ月前までに税務署に申請し、データの作成・削除・訂正の時間的な記録が残る電子計算機処理システムの導入等も必要です。また、使用するコンピュータやスキャナ、プリンタ、ディスプレイについても細かい規定があり、機種も事前に届け出ます。何でもかんでもスマホで撮影してデータ保存しておけばいいというわけにはいきません。

国が大々的にe-文書化を進めているのは確かですし、スペースの確保など税務書類の紙保存のコストは経済界全体で数千億円以上という試算も出ています。ただ、法施行後20年近く経ってこの段階ということを考えると、急速に進むのは難しいかも知れません。

まとめ

e-文書化導入済みの企業もあり、切り替えを考えているところも少なくはないようです。保存スペース用の経費は減り、スキャンやデータ管理のための機材費や人件費は増えるでしょう。火災や天災などで書類が失われるリスクはほぼ回避できる、外部の攻撃から保存データを守るための費用は膨らむ、などメリットもデメリットもあります。メリットが大きい、となれば広がるでしょうし、手間がかかってコスト高、なら様子見となるでしょう。

将来的にはすべてがネットで繋がるらしいとも聞きます。何か特殊な袋にでも領収書や契約書などを放り込めば、スキャンして記載事項を読み取り、仕訳して最終的には決算処理、という日が来るのも遠い未来のことではないかもしれません。

国税庁HPでは順次「電子帳簿保存法の概要」や「電子帳簿保存法Q&A」などを公開しています。細かくさまざまなことを具体的に知ることができ、税務署に提出する書類のひな形なども見ることができます。

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