源泉徴収票の発行は重要!あなたの首をしめないための3つの秘訣

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年末になると、ほとんどの従業員が受け取る「源泉徴収票」。正直、ただの紙切れだと思っている人もいるのではないでしょうか?しかし、その薄っぺらい紙のなかには、重要な情報がたくさん書いてあります。

なかには、源泉徴収票を発行してくれない会社もあるようです。その結果従業員が「発行してくれない」と税務署やハローワークで嘆いている場合もあります。今回は、経営者視点から見た源泉徴収票の大事さをご紹介します。

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①源泉徴収票とはどのような内容が書かれているのか?

1年間で得た所得と支払った税金額が載っている書類

源泉徴収票には、所得や税金・年金など支払金額が詳細に記載してあります。これを毎年発行することで従業員は「どのぐらいのお金をもらったのか?」「あるいはいくら払ったのか?」ということを把握できるのです。従業員も、1年分の所得・支払額を計算しようと思って、月ごとの給与明細の金額をイチイチ足して確認するのは面倒に思えるでしょう。しかも、源泉徴収票はどっちみち、税務署に提出しなければいけないので作成しなければいけないのです。

発行することで、従業員への信頼を与える

実際に発行することで、「毎年これだけ払っていますよ!」というのをアピールすることができます。ほとんどの会社では、源泉徴収票が発行されているなか、自分が働いている場所だけ発行されていないと、経営者はじめ色々な人を疑う場合も。それが原因で仕事のモチベーションが落ちてはもったいないです。「もう退職しようかな」と思う人を増やす原因にもなりかねません。

退職者が失業給付をもらうときにも必要となる

退職をした人のなかには、失業給付をもらう人もいます。その場合は、ハローワークに源泉徴収票を提出しなければなりません。失業給付の申請が遅れるほど、お金を手にするまで時間がかかってしまいます。そうなると、貯金がない人であれば生活をするのが困難になるのです。

退職後も安心した生活を送ってもらいたいと思うのであれば、迅速に源泉徴収票を発行しましょう。元従業員が新たなスタートを切ることができるようにするのも経営者の役割なのです。

②発行しなければどうなるのか?

税務署から会社に連絡がくる

1年間で転職や退職をした人、あるいは副業を行なっている人は自分で確定申告を行わなければなりません。その際に必要になるのが「源泉徴収票」なのです。これに従わなければ、税務署員もしつこくあなたに電話を入れてくるでしょうし、最悪変な疑いをかけられてしまい社内を捜査されることにもなりかねません。「私の会社は何も怪しいことをしていませんよ」というように、正々堂々とするためにもこの作業は大事なことなのです。

従わない場合は所得税法226条により罰せられる可能性も

なかには、税務署のお願いに対して従わない会社もあります。それが悪質なものになると「所得税法226条」によって罰せられます。懲役や罰金などに科せられる場合もあるのです。もし処罰されると、色々と手続きも面倒なので素直に従う方が良いでしょう。

退職者を困らせないスムーズな対応も大事

退職者を困らせないようにすることも経営者として大事。もうあなたの従業員ではないといっても、一定期間はあなたの会社で働いていた人間に変わりありません。トラブルになると後が面倒なので、長い目で見てもすぐ対応するのが一番でしょう。

③面倒な人でもスムーズに発行するための3つの方法

源泉徴収票のフォーマットをエクセルに保存しておく

エクセルのデータにフォーマットを落とし込んでおくことで、源泉徴収票を入力するのは楽になります。金額を入れるだけなので初心者でも作業しやすいでしょう。しかもインターネット上でダウンロードできるので楽です。

11月分までの給料や税金支払い額を前もって記載する

源泉徴収票の発行は12月末に行なう会社が多いです。前もって、11月までにあった収入や支払税金額を計算しておくのも大事なことだと言えるでしょう。そうすることで、12月分の所得や支払額を加算すれば良いだけなので、作業時間も短縮されます。

不安な人は税務署やハローワークで作り方を習っておく

もし発行について不安であれば、税務署やハローワークで源泉徴収票の作成方法を習っておくことも大事です。知識がない状態で作成しても、間違ってしまう場合もあります。もし毎年作成している人も、少しでも不安がよぎったら教わるべきでしょう。そうすることで効率良く発行することができるはずです。

まとめ

源泉徴収票の発行についてご紹介しました。今回説明した内容については、会社としては当たり前のことなのです。「面倒だから良いや」と自分の感情で行動をしていると、最終的には自分のクビをしめることになるかもしれません。

源泉徴収票の発行をしていないだけで、ちょっとずつ色々なことが狂ってきてしまうということも「ゼロ」とは言えないです。ぜひ、会社を長持ちさせるためにも、細かいことではありますが作業をするようにしましょう。
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目次

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  2. 年末調整のスケジュールと対象者
  3. 必要書類を確認
  4. 給与担当者がやること
  5. 従業員がやること
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