社員が車で出勤または移動する場合のガソリン代の考え方は?

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交通費の中でも、バスや電車は額が決まっているため清算が行いやすいですが、車で出勤や移動を行った場合は少し特殊です。特に個人でも使用している車の精算では、ガソリン代をそのまま請求というのは経理上ほぼできないといってよいでしょう。

社員が車で移動した場合、どのようにして経費計上を行うのがよいのでしょうか。これまで会計事務所などでいくつかの企業の交通費の精算を確認した経験をもとに、ガソリン代などの車を使用した場合の計算や考え方をご紹介してきます。

1.社用車における経費の考え方

勤めている企業の中には社用車を用意している会社もあるでしょう。たとえば、営業の多い会社であれば、企業のロゴなどを付けておくと宣伝にもなります。筆者が当時勤めていた企業は営業では利用していませんでしたが、営業所間の移動などとして社用車を利用していました。

ごく一部、社用車を自宅で保管するというケースもあるかもしれませんが、多くは会社の敷地内や契約している駐車場などに保管していることと思います。おそらく、業務での使用に限られると思いますので、仕事のためだけに使用している場合は、全額経費として計上するのが通常です。そのため、ガソリン代のレシートをそのまま経費として計上できます。もちろん、社用車ですのでガソリン代だけでなく、自動車の維持に関わる自動車税に自動車重量税、自動車の保険料なども全て経費です。

2.自家用車で通勤や移動する場合は?

社用車の場合は、公私混同していなければ、基本的にガソリン代をそのまま計上することができるということをご紹介しました。問題なのは、プライベートと仕事用両方で使用している場合です。社用車ではなく、社員が自家用車で通勤や移動を行っている場合は、こうした問題が考えられます。

これが個人事業主の場合は、使用している割合を出してガソリン代などを按分ということになりますが、会社の場合は現実的ではありません。どのくらいの割合で使っているというのは会社が把握しきれない事項ですし、個別に対応するとより複雑になってしまうからです。そのため、通常、会社では就業規則などで、ガソリン代を含む交通費の計算のあり方を定めています。

3.走行距離をもとに計算する方法

おそらく多くの会社で用いられているのが、あらかじめ1リットルあたりの金額を定めて、走行距離をもとに計算するという方法になると思います。車によって燃費が異なりますので、先に会社で定めておくと公平感が出て、計算がしやすいのがメリットです。

計算の目安としては、1キロメートルあたり10~20円を目安に考えると良いかもしれません。ただし、ガソリン代は世界情勢などによって大きく変動する可能性もありますので、間をとって車種に関係なく、一律15円などと定めるのも良いのではないでしょうか。事前に1キロメートルあたりの金額を決めていると、計算もしやすくなります。

たとえば、30キロメートル走行した場合は、30キロメートル×15円で450円の精算になります。通勤も同様で、片道5キロメートルの距離を20日通勤したとすると、5キロメートル×15円×20日×2(往復分)で3000円の支給です。

4.自己申告制で計算する方法

ほかにも、レシートをもとに申告制で計算するという方法もあります。たとえば、仕事用として事前にガソリンを補給し、その分だけを社員に申告してもらうというものです。レシートでなくとも、会社によっては、カードを支給して清算を行うという方法もあります。

筆者は、走行距離をもとに計算する方法、自己申告制の方法、どちらも行ったことがありますが、計算の複雑さ的にはそこまで大きな違いはなかったように感じます。ただ自己申告制となるとチェックなどの管理が難しくなる印象ですので、経験上規模の小さい企業で採用されていることが多かったように感じます。

5.ガソリン代の範囲についての考え方

特に自己申告制の場合は、水増しして請求できる可能性もあります。そこで、多くの会社ではガソリン代を含め、通勤に関わる交通費に上限を設けていることがほとんどです。たとえば、通勤にかかる交通費は、1か月2万円まで支給などです。細かな点ですが、ガソリン代での支給があいまいになっている場合は、しっかりと整備をしたいものですね。

なお、会社によっては通勤にかかる距離が短い場合はガソリン代を支給しないということもあります。そこで、ひとつの目安となるのが片道2キロメートルを超えているかどうか。

gensen 引用元はこちら(国税庁)

国税庁では、マイカー通勤などに関する非課税額の限度額を定めています。片道2キロメートル以下であれば全額課税になってしまうのがポイントです。全額課税ということは、超えた分が全額給与として扱われること。会社で交通費を考える際は、こうした非課税や課税部分をひとつの目安にしてみてはいかがでしょうか。

ここまで社員が使用したガソリン代についての考え方をご紹介してきました。計算方法はいくつかありますが、やはり大切なのはルールが一貫しているということです。年度中に計算方法を変えるというのはご法度。計算方法がしっかり確立していない場合は見直しを行い、変更したい場合は翌年度から変更を行うようにしましょう。計算方法については、社員も把握できるように全体的に告知しておくと親切です。