労働基準監督官が実施する「臨検(りんけん)」では、具体的に何が調査されるのか

近年、企業に対して、労働基準監督官による「臨検(りんけん)」が求められるケースが増えています。退職した元社員が、労働基準監督署(労基)に在職中の勤務実態を訴えたり、残業代の未払い請求をしたりするケースが増えているためです。

臨検や来署依頼通知は突然やって来ます。いざというときに慌てないよう、ここでは臨検とは何かについてまとめましたので、ぜひご参考にしてください。

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「臨検」は労働のマルサ?!

臨検監督(臨検)とは、労働基準監督官による行政指導のことを指し、労働基準法などの労働関連法令に違反していないか調査する目的で実施されます。定期的に実施するもののほかには、労働者からの申告によるもの、労働災害などの事故が起きたときに実施するものがあります。

まず、労働基準監督官が事業場に立ち入り、労働基準法、労働安全衛生法等に違反がないかを調査し、違反が認められた場合はその場で是正のための指導・勧告がなされます。

基本的に臨検は事前に予告がされた上で行われますが、サービス残業の調査などの場合は、抜き打ちで実施されることもあります。そのため、常日頃から対策しておくに越したことはないでしょう。

「臨検」で求められる書類

「臨検」では、会社運営に必要な各種書類を用意するよう求められます。抜き打ちで調査が実施されることもあるので、日ごろから重要書類はきちんと揃えておくようにしましょう。

・会社組織図
・労働者名簿
・就業規則
・雇用契約書(労働条件通知書)
・賃金台帳(給与明細書)
・タイムカード(出勤簿)
・時間外・休日労働に関する協定届
・変形労働時間制など、当該企業で必要となる労使協定
・変形労働時間のシフト表
・有給休暇の取得状況の管理簿(有給休暇届)
・健康診断個人票
・総括安全衛生管理者の選任状況がわかる資料
・安全委員会・衛生委員会の設置・運営状況がわかる資料
・産業医の選任状況がわかる資料

労働基準監督署の調査から結末までの一連の流れ

では、臨検が実施される場合、実際にはどんな調査がなされるのでしょうか。労働基準監督署の調査から結末までの一連の流れを見ていきましょう。

1) 予告
臨検は、原則として予告なしに突然やって来るケースが多いようです。事前に予告してしまうと、日ごろの勤務状態をありのまま確認することができなくなる可能性があるためです。中には、電話連絡で調査予定日を告げてから訪問する場合や、FAXが送付され、調査予定日のほか準備しておく帳簿や書類などを事前に連絡するケースもあります。

また、出頭要求書というものが届き、来署を求められるケースもあります。これは、現地調査を行うほどでもない内容で、帳簿書類等を労働基準監督署まで持参させて話を聞く程度で済むケースの場合です。労基法は事業所単位で適用されるので、労働基準監督官は本社だけでなく、営業所や工場などの事業場にも突然現れることもあります。

労働基準監督官が予告せずに事業所にやって来た場合、原則として臨検を拒否することはできません。ただ、担当者や責任者が不在のときや、急に対応ができないときなどのやむを得ない場合には、丁寧に応対していれば日程を変えてもらうこともできるようです。

監督官の臨検を拒む、妨害する、尋問に答えない、虚偽の陳述をする、求められた帳簿などの書類を提出しない、虚偽の書類を提出するなどの調査を妨げる行為をした場合は、労働基準法第120条違反として、30万円以下の罰金に処されることになっています。

2) 調査
実際の調査には通常、労働基準監督官が2名体制で訪れます。労働基準監督官は、立ち入る前に自己の身分を明らかにし、訪問の目的を告げて事業責任者への面会を求めます。調査の順番は、調査の内容や事業内容、違反の可能性など様々な要素をもとに決定します。おおむね以下のような手順で調査が行われることが多いようです。

・労働関係帳簿を確認する
・帳簿類勤や勤務実態の確認、不明点のなどを事業主または責任者にヒアリングする
・事業場内の立ち入り調査をし、勤務実態などを労働者にもヒアリングする
・機器・設備の確認
・口頭による改善指導や指示を行う
・是正勧告書や指導票、使用停止等命令書の交付

3) 是正勧告書または指導票、使用停止等命令書の交付
臨検の結果、法令違反や改善点が見つかった場合、企業は労働基準監督官から是正勧告や指導を受けることになるでしょう。法令違反の場合は、違反事項と是正期日を記載した是正勧告書を交付されます。法令違反ではないが改善の必要があると判断された場合は、指導票が交付されます。是正勧告書と指導票の両方が交付されることもあります。

また、機器・設備の使用停止等命令書が交付されることもあります。施設や設備に不備や不具合があり、労働者に緊迫した危険が迫っているときや、緊急を要するときなどです。危険性が高いケースなどは、その場で使用停止などを命じる行政処分が下されることもあるでしょう。
是正勧告書や指導票は、調査当日にその場で交付されることもありますが、後日指定された日時に労働基準監督署に出頭して交付されるのが一般的です。

もし、労働基準監督署に出頭し、是正勧告書や指導票の交付を受ける際には、実務の担当者ではなく事業主や責任者が出頭しなければなりません。そして、受領日、受領者の職位、氏名などを署名し、捺印して受領します。

4) 是正(改善)報告書の提出
是正勧告や指導票を交付された場合、改善期日までに指摘された違反内容を改善しなければなりません。是正・改善が済んだら、是正(改善)報告書を提出します。違反内容と是正した内容、是正完了日などを記載して、会社名、住所、代表者名を記入の上、押印して提出します。決められた書式があるわけではありません。

是正(改善)報告書の作り方

臨検について耳にしたことはあっても、実際に指導を受け、是正勧告と報告書の作成まで経験したことのある企業の労務人事担当者は少ないでしょう。是正(改善)報告書には決められた書式がありませんが、内容は簡潔に書くほうがベターです。

いろいろと申し立てたい心情はあるかもしれませんが、臨検の上何らかの違反があり、指導を受けたのは事実です。弁明に終始するよりも、指摘された事項については「改善します」と簡潔に記載する方が得策となるでしょう。

たとえば、未払い賃金があった場合、「会社の人事担当者が、労働基準法を十分理解していなかった」「悪意はなかった」などと弁明しても、支払いが免除されるわけではありません。具体的な対策をどうするかは後回しにしても、まずは改善の姿勢を示すべきでしょう。

是正勧告に従わなかったらどうなる?

是正勧告はあくまで行政指導なので、執行に際して強制力はありません。そのため、是正勧告に従わなかっただけで、事業主や社員が罪に問われることはありません。ただ、労働基準監督官は司法警察の権限も持ち合わせており、悪質なケースに対しては、送検手続きをとることも可能です。

是正報告書・改善報告書で定められた期日は守らなくてはいけませんが、期限に間に合わない正当な理由がある場合は、相談の上で延長してもらえる場合もあります。そのため、もし期日を延長する場合は、必ず監督官にその旨を相談し、了解を得るようにしてください。場合によっては、遅延理由書を提出するよう求められることもあります。

「犯人捜し」は何も生まない

「働き方改革」が強く意識される中、労基法を守らない「ブラック企業」への風当たりは強まっています。一度ブラック企業だという評判が立ってしまうと、人材採用なども行いにくくなり、事業環境が悪くなってしまいます。

また、労働者側の意識も変わってきているので、未払い賃金などを泣き寝入りしないケースも増えています。どちらかといえば、現役の社員からの申告を受けて実施される臨検のほうが、より深刻に受け止められるようです。

事業所にとって、臨検や是正勧告を受けることは、決して気持ちのよいものではありません。未払い賃金や残業代の請求が多額にわたった場合、業績をゆるがすことにもなりかねません。だからといって、退職者や現役の社員の中から、誰が密告したのか犯人捜しをするようなことはやめましょう。

また、是正勧告を受けたら、その場限りの対応をすべきではありません。対応が不十分な場合、社員による再申告もありえるからです。行政処分は回数を重ねるごとに内容が深刻度を増しますので注意が必要です。

臨検や是正勧告を受けた以上、違反事項があったのは事実です。その事実から目を背けて、犯人捜しをしたり、改善に取り組まなかったりしていると、現場の士気を下げることにもつながります。

臨検を受けたことを「運が悪かった」と受け流して改善しないのではなく、これをひとつの契機と捉えて、適切な労務管理を行う、労使会議を開くなどの前向きな対策を打ちましょう。