学習塾・教室の業務を効率化!おすすめサービス8選(Comiru、塾スマ、会費ペイ、塾ナビなど)


学習塾・教室の業務をITツールで効率化!

学習塾や教室を運営されているかたにとって、煩雑な事務作業は悩みのタネ。他のサービス業と比べても生徒管理や、授業・レッスンの予約&振替、保護者とのコミュニケーションなど煩雑な仕事が多く、苦労されているかたも多いのではないでしょうか。今回は、そんな学習塾・教室の悩みを解決する便利なサービスを、ジャンル別にご紹介します。

 

目次

業務全体の効率化
 1.Comiru
 2.BitCampus
 3.塾スマ

集金代行サービス
 4.会費ペイ

予約管理
 5.Coubic

集客
 6.塾ナビ
 7.塾シル!

会計・経理
 8.会計freee

 

業務全体の効率化

業務効率化を期待してさまざまなシステムを導入したものの、かえって手作業のときよりも複雑になってしまった……という笑えない話もあります。以下にご紹介する学習塾特化型のサービスであれば、学習塾・教室の多くの業務範囲をひとつのシステムでカバーしているので、確実な業務改善が見込めるはずです。

 

スクール専用アプリ「Comiru」

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業務の効率化や保護者とのコミュニケーションの活性化を軸に開発されたスクール専用アプリ「Comiru」(コミル)。指導報告書の作成や保護者への連絡の効率化はもちろん、生徒の入退室管理や請求管理、成績管理までできます。2017年3月のリリースからすでに約600教室に導入されているということで、支持の高さが伺えます。クラウドサービスなので、随時機能が追加・改善されていくところも魅力です。

ここがGood!
✔ 学習塾に必要なさまざまな機能が搭載されており、ワンストップで効率化できる
✔ 学習塾の経営の経験を元に開発されているから、かゆいところに手が届く
✔ LINEアプリに対応しており、保護者が抵抗なく使える

URL https://comiru.jp/
会社名 株式会社POPER
料金 1ユーザーあたり300円/月

 


塾経営統合支援システム「BIT CAMPUS EX」

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「塾ビジネスをもっとスマートに」をコンセプトに開発された統合型の支援サービス。元々は全国にフランチャイズ・直営の学習塾を数多く持つ企業が、自社で使用するため、その運営ノウハウをすべて詰め込んで開発したシステムということで、入塾営業の管理から保護者へのメールでの授業報告まで、学習塾で扱う幅広い情報を一元管理できるのが特長です。

ここがGood!
✔ 長年実績のあるサービスなので、安心
✔ 複雑な学習塾の業務(個別指導の座席配当、講師割当、欠席振替)等も対応
✔ WEBテスト機能もあり、生徒の学習にも役立つ

URL http://www.bitcampus.net/ex/
会社名 株式会社ティエラコム
料金 初期導入費用 100,000円(税別)
月額利用料金 生徒への発行ID数で決定

 

生徒管理を効率化する「塾スマ」

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引用元:塾スマ

塾ならば必ず必要な時間割。その時間割をベースに直感的にわかりやく生徒・進捗・成績・講師という、塾に欠かせない要素を一元管理できるようにしたのが「塾スマ」です。非常にシンプルなインターフェイスで使いやすいため、他のサービスで生徒管理していても時間割は「塾スマ」でやる、という学習塾もあるほどです。

ここがGood!
✔ 直感的で使いやすいインターフェース
✔ 講師の給与計算やコミュニケーションにも役立つ
✔ 管理が難しい授業の振替等もかんたんにできる

URL https://www.jyuku-sma.com/
会社名 株式会社ホワイトプラム
料金 初期導入費用 なし
月額利用料金 200円/生徒1人あたり

 

集金代行サービス

毎月発生する授業料の集金は、学習塾・教室の悩みのタネ。特に最近は、従来からよくある口座振替だけでなくクレジットカード引落を希望するかたも増えており、複数の決済に対応する必要に迫られてきています。そんな集金業務を楽にする集金代行サービスをご紹介します。

 

入会申込・会員管理・毎月の集金をワンシステムで。「会費ペイ」

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「会費ペイ」は従来の集金代行サービスの枠組みを超えて、入会(入学)の手続きから、会員情報の管理、毎月の集金までをすべてワンストップで行える画期的なサービスです。
集金代行の機能だけとっても非常に優秀で、たとえば口座振替を申込用紙で行う場合は記入ミスがあったり、郵送でのやりとりが発生したりと非常に煩雑ですが、「会費ペイ」ではそれらをすべてウェブで完結できます。また、口座振替にもクレジットカード引落にも対応しているので、それぞれ別の業者と契約するような手間も必要ありません。

ここがGood!
✔ 入学手続きから毎月の請求までをウェブで完結、自動化
✔ 口座振替もクレジットカード引落も一元管理可能
✔ 会員(生徒)情報の詳細も管理できるので、表計算ソフト等で別管理する手間が不要

URL https://kaihipay.com/
会社名 株式会社メタップスペイメント
料金 決済手数料3.50%
+会員に対して請求毎に100円/のシステム使用料を徴収

 

予約管理

学習塾に加え英会話スクールやスポーツクラブなどでは、生徒募集のために無料体験を用意することが多くあります。その際に活躍するのがネット&電話での予約や、空き枠を管理できる予約システムです。

 

誰でも簡単に使える予約システム「Coubic (クービック)」

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予約システム「Coubic」はクラウド型のサービスで、お客様との日程調整、空き枠管理などの予約管理における業務を全て自動化できます。
また、1件1件手作業で行うと業務を圧迫しがちな予約確認メール連絡や、当日の突然キャンセルを防ぐための前日のリマインドメール、体験後のフォローメールも自動で配信可能です。現在は電話予約やメール予約しか受け付けていない教室では、集客力強化に大きな効果を期待できそうです。

ここがGood!
✔ スマートフォンやタブレットでもかんたんに操作できる
✔ 顧客情報の管理も可能
✔ 予約時にオンラインで決済も可能

URL https://coubic.com/
会社名 クービック株式会社
料金 月額0円~(プランによる)

 

集客

学習塾や教室を選ぶ際に事前にウェブで口コミや情報を検索するお客様が増えているなか、ウェブでの集客は非常に重要です。以下では、塾選びに特化したポータルサイトをご紹介します。集客に悩まれている場合は掲載を検討してみるとよいかもしれません。

 

年間1,850万人が利用!「塾ナビ」

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圧倒的な口コミ量を誇る「塾ナビ」は、学習塾を運営されているかたなら、まず最初に掲載を検討するポータルサイトといえるでしょう。PC・スマートフォンのサイトどちらとも、使い勝手のよいサイトになっています。地域ごとにランキングも表示されるようになっていて、塾が選びやすいのもポイントです。ランキングについては、過去1年程度の資料請求・電話問い合わせ数等をもとに算出されているようなので、大規模な塾のほうがやや有利かもしれません。

ここがGood!
✔ 圧倒的な利用者数、口コミ数
✔ 診断サービスなどコンテンツも充実し、使い勝手のいいサイト
✔ 気になった学習塾はまとめて気軽に資料請求できる

URL https://www.jyukunavi.jp/
会社名 株式会社イトクロ
料金 掲載は有料のみ

 

塾の取材レポートが満載「塾シル!」

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「塾シル!」は2017年12月に正式リリースされたばかりの新しいポータルサイトです。サイトに訪問したかたは、直接体験授業の予約や資料請求することができます。豊富な情報量と1回あたり1教室のみへの申込を特長としており、学習塾側としては塾の指導方針などに十分納得し、入学してくれる可能性が高い人が問い合わせてくれるといえるでしょう。

ここがGood!
✔ 取材による豊富な情報量を掲載してくれる
✔ 1教室だけ資料請求できるシステムだから、入学してくれる可能性が高い
✔ 比較的新しいポータルサイトであるため、自塾が目立ちやすい

URL https://jukushiru.com/
会社名 株式会社ユナイトプロジェクト
料金

 

会計・経理

大切だと分かっていても、つい忙しいと後回しになりがちな経理業務。最新のクラウド会計ソフトを利用すれば、経理業務の多くを自動化できます。

 

学習塾・教室の経理を自動化できる「会計freee」

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サービス開始から5年で100万事業所以上が利用するようになったクラウド会計ソフト「会計freee」。毎月ついためてしまいがちな領収書の処理や売上等の記帳も、銀行口座やクレジットカードと連携して自動化し、決算書の作成や確定申告まで簡単にできます。個人事業主、法人どちらでも利用可能です。
学習塾・教室でよく使われる集金代行サービスとの連携にも対応しており、ほとんど手作業不要で売上データも簡単に記帳できます。

ここがGood!
✔ クラウド型の会計ソフトだから、場所を問わずどこでも使える
✔ 経理業務を自動化。手作業を削減し、学習塾・教室の運営で忙しくても大丈夫
✔ 請求書の作成・管理もかんたん

URL https://www.freee.co.jp/
会社名 freee株式会社
料金 個人 980円/月~  法人 2,380円 / 月~(税抜、毎月払い)

 

まとめ:忙しい学習塾・教室には、IT活用は必須!

どうしても労働時間が長くなりがちな学習塾や教室。事務作業はITツールをフル活用して効率化することで、労働時間の削減につながるだけでなく、働きやすい環境になり採用や離職も減ったり、これまでできなかった新しいことに取り組める時間が生まれたりと、好循環が生まれるはずです。
行政のIT導入補助金などを上手に活用すれば、コストを抑えて導入することも可能です。ぜひ検討してみてください。


※ここでご紹介した情報はすべて2018年8月時点のものです。