『ToDoリスト』は大事だけど、時間を作りたいなら『やらないことリスト』を充実させたほうがいい

こんにちは、経営ハッカー編集長の中山です。

突然ですが、時間管理って大事ですよね。時間っていくらあっても足りないですよね。1日が26時間だったらどんなにいいだろうって考えますよね。私は本業(freee社員)と同時に個人事業主でもありまして、限られた時間でどうやってアウトプットするかばかり考えています。

そのためにはToDo管理以上に『やらないことリスト』を死守できるかどうかが肝。人間、「やる(べき)こと」に目が行きがちですが、それだと時間がいくらあっても足りません。

ということで、私が心がけている『やらないことリスト』を仕事系&プライベート系にわけて12個紹介してみます。

 『ToDoリスト』は大事だけど、時間を作りたいなら『やらないことリスト』を充実させようぜ

週末の都内のカフェは空いているので集中しやすい


まずは仕事編。

 

1.きれいな資料を作らない

社内用の資料ならとくにそう。パワーポイントでフォントや文字サイズをいじるのは時間のムダ…とまで言いませんが、資料作りは仕事の本質ではありません。 

ぶっちゃけ、良いアイデアなら口頭説明&手書きメモだけでいけるはず。チャットツールでちょっと会話するだけでもいいし、コーヒー片手に相談するでもOK。手短に説明できないならそのアイデアはたいしたことがないか、しっかり練られてない可能性が大。

中身に自信がないと、つい装飾をいじって見栄えを良くしたくなったり、それっぽい調査結果のグラフを差し込んで信ぴょう性を高めたくなるものですが、そういうことに逃げちゃダメです。

 

2.ダラダラ会議をしない

会議を設定するとき、なんとなくデフォルトで1時間に設定していませんか。もしかしたら30分で終えられるかもしれません。資料の読み上げしかしない会議なら、資料共有だけでよくて、わざわざ開催しなくてもいいのでは。

スタンディングでやれば15分で終わることもあるし、相談事ならランチでやってもいいでしょう。安易に会議を招集するのではなく、「もっとカンタンに短時間で済ませる方法はないか」考えてみるといいかもしれません。

込み入った話であればface to face のほうがベターだとは思いますが、20分くらいで終わりそうだなと思ったら電話で話してしまうことも。とくに社外の方であれば双方の移動時間の節約になります。たまに(礼儀や格式を重んじる)重厚長大な企業さんとお会いするとき、「お打合せ前にまずはご挨拶に伺いたく」みたいな話になることがありますが、先方の負荷になるだけですし、互いの時間を浪費するわりに何も生まないので、「じゃあ私からお電話しますね」と電話をかけて挨拶を終わらせます。

社内ならもっとカジュアルにして、会議室を取らずに5分間ほど立ち話。わりとこれで9割完了したりするものです。決まったことはその後にメールで共有すれば漏れもありません。


3.ToDoリストは使わない

ToDo リストは持ってるだけでは意味がなく、期限が設定され、いつまでにやるかが明確でないとずっとリストに残る……ことになります。ToDo リストが膨れ上がれば精神衛生上も良くないですし、不安だけがいたずらに増してしまうもの。

そこで、すべてのタスクをスケジュール(グーグルカレンダー)に入れています。やるべきことはカレンダーの中にあり、リマインドもしてくれるのでいったん忘れてもOKです。

 ある日にタスクが集中していれば、「この量を1日で終わらせるのはムリだから、翌日に分散しよう」といった調整もできます。

 

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参考記事

まじですか…「未完了のタスクによって悩まされる現象」はごく簡単なあることをするだけで克服されるらしい(トゥギャッター)

 

4.昼飯に1時間使わない

たいていの職場での昼休みは1時間ですが、1時間フルに使って食べないですよね?正味、15~20分で食べ終わりますよね。

むしろ、「どの店にするか」で悩んだり、往復の移動時間が地味に時間を食います。オフィス近くの店をいくつかピックしといてローテーションさせるか、オフィスに届けてくれる弁当を活用すれば時間の節約になります。

早めにランチを切り上げて、さっさと仕事に戻ればそれだけ早く帰れます。

 

5.残業しない

完全にゼロにはできませんが、なるべくしないように意識しています。残業を前提にダラダラオフィスに残り続けるのは好きではなく、そもそも人間の集中力には限界があります。

参考記事

「長時間働く社員=がんばってる」って風潮、いまだにあるよね? - 残業代の仕組みについて、社会保険労務士さんにごっつ詳しく教えてもらった –

「長時間オフィスにいる=がんばっている」という風潮はナンセンス。しっかり休んで翌日の英気を養いましょう。仕事なんて、やろうと思えば半永久的に続けられます。だからこそ、意識してメリハリつけるのが重要。

仕事の奴隷にならない。明日やれることは明日やればいいと割り切りましょう。

 

6.SNSはほぼROM専

SNSを眺めるのは楽しいですが、時間泥棒なので意識して離れるようにしています。仕事中はなるべく目にせず、通知が来ても無視。通勤電車の中もしくはコーヒーブレイク時にさっと見ておしまい。

ただ、仕事でFacebookチャットをヘビーユースしているので、使い分けが何気に難しかったりはします。チャット画面をディスプレイに映し出しておき、タイムラインはなるべく見ない工夫はしています。

 

7.(たまに)帰宅しない

残業や夜の打ち合わせで21時半を過ぎたら、帰宅すらしない(※自宅は埼玉県)ことがあります。なぜなら通勤時間がもったいないから。

「どうせ帰っても歯を磨いて布団に入って寝るだけだし…」

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だったらその移動時間を仕事に費やし(残業してますねw)、その後職場近くのカプセルホテルかスーパー銭湯で夜を明かします。翌朝もぎりぎりまで眠れるメリットもあります。

ただ、これをすると妻にむちゃくちゃ浮気を疑われます…。

 

8.飲み会は基本参加しない

完全な下戸だからというのが最大の理由ですが、仮に呑めてもほぼ参加しません。お金の問題ではなく、時間の無駄に終わることが圧倒的に多いからです。グチ、不平不満、噂話、悪口は論外として、酒の勢いに任せて口にしたアイデアはどうせ実現しないし、まやかしの友情を深めても…ねぇ。暴論を承知で言うと、飲み会の9割は得るものがないと思ってまして、立食パーティも同様です。

ただ、ハッキリとした目的がある勉強会やワークショップ込みの飲み会、チームワークを高める目的のアクティビティ系飲み会は学びが多く、喜んで参加します。要するに、目的のない会合は避けています。

 

 

続きまして、プライベート編。

 

9.朝飯は皿を使わない

食器や包丁を使わず、洗わなくてよいので後始末がラクだから。

朝に食べるのはバナナかミカン、まれにロールパン。なにも食べずに出勤したら、会社で紙コップにグラノーラを入れてボリボリやります。ミルクをかけて食べなくても問題ありませんし、ふつうにおいしいです。

たまに味噌汁と米が食べたくなったら、吉野家とかの朝定でOKです。

 

10.夕飯はほぼ食べない

個人的にダイエット慣行中ということもありますが、夕飯はほぼ食べないか、食べても炭水化物はなるべくカットしています。具体的にはサラダのみとか、外出先ならコンビニでヨーグルトをかき込むくらい。たまに焼き鳥屋で肉と野菜だけつまむ…とかもします。

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夕飯に時間がかからなくなったため、アポも入れやすし、作業もはかどる。我ながら味気ないな…という気がしないでもないですが、時短メリットを考えると元に戻れません。

朝昼はふつうに炭水化物も食べるので、完全な炭水化物カットダイエットではなく、さほどストレスもないです。この生活を7か月ほど続けた結果、6キロの減量に成功しました。

 

11.服で悩まない

べつにカッコつけてるわけではなく、単純に「何を着ようか」と考える時間がもったいないのです。もともとファッションに興味がないのも一因で、ほとんど服を持っていません。持っているジーンズは1本&チノパン1本だけで、数枚のパーカーを着まわすだけ(夏はTシャツ)。このおかげで爆速で着替えて出社できます。

自由な服装を許してくれる職場には、いくら感謝してもしきれません。17年間ほどスーツとネクタイで仕事したことがなくって、スーツ着用が義務の職場にはもう復帰できないとマジで思っています。(たまの冠婚葬祭でネクタイを締めると、「うわっ、俺って今日はちゃんとした大人じゃん…!」と軽い緊張感を味わいます)

 

12.買い物に出かけない

買い物そのものが楽しいって方もいらっしゃいますが、私は「品物が手元に届けばそれでいい」派。買い物のために貴重な週末を費やしたくなく、運動、趣味、複業、家族の交流に使うようにしています。

ちなみに使っているのはAmazonプライム。翌日に届くのでとっても便利です。

 

以上、みなさんの時間管理のお役に立てば幸いです。