請求書01 無料テンプレート

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 請求書の宛名の書き方・フォーマットは?

担当者宛てに送る場合

請求先が大企業である場合には、支払業務を円滑に行うことができるよう、宛名に企業名だけではなくて担当者名まで記載するようにしましょう。

請求先の担当者名が分かっている場合は、企業名・担当部署名・担当者名の順番で請求書の宛名を記載します。たとえば、「○○株式会社 ○○部門○○担当 ○○○○ 様」といったような書き方が一般的です。担当者に役職や肩書がある場合には、担当者氏名の直前にそれらを記載します。

事業所宛てに送る場合

請求書の宛先が担当者名を含まず、事業所名や法人名のみの場合、敬称として御中を使用します。

たとえば、「○○株式会社 御中」や「○○株式会社 ○○部 ○○グループ 御中」のように記載します。もし1行で入りきらない場には、会社名のあとで改行をしましょう。なお、会社によっては担当者名がわかっているのに、会社名のみで請求書を送るのは失礼になると考えるところもあるため、もし分からなければ事前に確認するのがよいでしょう。

 請求書の保存期間は?

請求書や見積書、納品書をなどの書類は合わせて「証憑書類」とよばれています。証憑書類取引が終わった後も、一定期間手元に保管しておくことが法律で義務付けられています。ただし、この保存期間がなかなか難しく、法人/個人、また消費税の納税対象事業所かどうかによっても異なってきます。以下では請求書の保存期間について確認していきましょう。

法人の請求書、保存期間は?

法人の請求書は、原則7年間保管することが法律で義務付けられています。また7年間というのは、請求書を受け取ってから7年ではなく、その年の決算から7年なので、注意するようにしましょう。
さらに、2011年から法人の欠損金の繰越控除が9年に延長された関係から、2008年4月1日以降に終了した事業年度で欠損金が発生した場合は、9年間にわたって請求書を保管する必要があります。

個人事業主の請求書、保存期間は?

個人事業主の場合、請求書の保存期間は原則5年になります。法人の場合と同じく、請求書を受け取ってから5年ではなく、その年度の決算から5年ですのでその点は注意するようにしましょう。
なお、消費税の納税対象事業所となった場合には、消費税法が適応されるため、請求書の保存期間が7年になります。2年前の売上が1000万円以上ある場合は、消費税の納税対象事業所となりますので注意しましょう。個人事業主の消費税に関しては以下のリンクも合わせてご参照ください。

参考リンク:個人事業主が消費税について絶対に知っておくべき6つのこと

 請求書の訂正方法は?

請求書を発送した後に、請求内容の誤りに気づいた場合には、すぐに取引先に対して連絡を入れましょう。その際に、発送した請求書を破棄もしくは返送してもらうことと、正しい請求書を迅速に発送することを伝えましょう。

請求書を再発行する場合には、取引先に新しく訂正したものであることが分かるよう、「再発行」のスタンプを押すか、朱書きにて同様の文字を入れることが望ましいと考えられます。

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