決算業務の効率化に向けて上場企業の担当者が考えたい4大ポイント

決算業務は、一口で言うと「会計帳簿を締める業務」です。単に決算業務と言っても、毎年実施される本決算（年次決算）、事業年度の中間期までに実施される中間決算、3カ月ごとに実施される四半期決算、月末ごとに実施される月次決算があります。

各決算で得られた結果はさまざまな目的で活用されます。例えば本決算なら年間の経営結果や財政状況が決算書にまとめられ、株主への経営報告や税務署の申告書類として利用されます。中でも月ごとに実施される月次決算は、特に迅速さが求められる業務です。

決算業務を行う目的は社内から社外向けまで、さまざまです。ここでは3つの目的をご紹介します。

経営の現状把握と判断を迅速に行うため

企業では円滑な企業運営が行えるよう、事業ごとの現状把握が求められます。もし問題があれば、経営データから適切な経営判断を行います。そこで欠かせないのが月次決算です。経営状況を月ごとに把握できるため、経営資料のひとつとして用いられます。経営会議には必須の情報です。
 

社内外の利害関係者への報告

企業がどのような経営状態にあるかを常に関係者に見える化する必要があります。一定期間の経営状況をデータとして表すことで、どのように経営が推移しているか、もしくは課題点を明らかにします。本決算や四半期決算の資料が特に利用されやすいです。
 

投資家に向けた判断材料の提供

投資家の投資判断材料としても、決算は有用です。中間決算は企業成長を判断するデータとして利用されやすいです。投資家への印象を良くするためにも、中間決算を良い形でまとめたいと考える担当者は少なくありません。

迅速な業務が求められる月次決算は、決算業務の中でも特に効率化が求められます。ここからは、月次決算に焦点を当ててお話していきます。
 

現状把握と対策の検討が速やかにできる

決算業務を効率化する一番のメリットは、業務の早期化です。それによって、経営状況の把握から改善策検討、実施までを経営陣が迅速に決定できます。月次決算が安定して実施されれば、キャッシュフローと損益の実態や各部門間の業績理解など、年間計画とズレを生じていないか含め、常に把握することが可能です。新型コロナウイルス感染拡大の影響もあり、部署に関係なく業務のオンライン化が求められる中、ツールを用いた時間の節約は一考の余地があります。
 

現状の決算業務を見直すきっかけとなる

決算早期化は、決算業務を見直すきっかけにもなります。 迅速に進めるためには、ボトルネックとなる要素を把握し、業務の無駄を排除する必要があるからです。 これは結果として社員の負担軽減にもつながります。また、業務のフロー化は、人的ミスの早期発見にもつながります。特にアナログな手法で行っている業務は、ツールを取り入れることで、担当者の労力とコストが大幅に削減できる可能性があります。
 

外部機関からの信用・評価につながる

金融機関など、外部に融資を申し込んだ時、速やかに月次決算を提出できれば、財務管理体制が健全であることをアピールができます。 行動から伝わる安心感は、印象向上にもつながります。業務のオンライン化など、コロナ禍であっても、決算が滞らないような工夫が求められます。
 

無駄な業務を失くし、必要以上のコストを削減

月次決算を早期化するためには、現状の無駄な業務を減らす必要があります。それは、業務だけでなく、実務者の作業軽減にもつながります。業務速度がアップすれば、残業代の削減や必要以上の人件費など、コスト削減が可能です。しかし、ただ業務をツールに置き換えただけでは、得られる効果は限られます。どの業務を置き換えたら業務効率化につながるかは、必ず検討しましょう。

では、月次決算を効率的に進めるためにどのような取り組みができるのでしょうか。「実務担当者」「部門責任者」「システム選定者」の3つの役割に分け、アドバイスと改善に向けた行動を解説します。
 

担当者へのアドバイス：担当業務を棚卸し、プロセスを見直す

最初に取り組んでほしいのが「業務の棚卸」です。もちろん、チーム単位で行えるのが理想ですが、まずはご自身の業務を見直してみてください。その内容をざっとで構わないので紙に書き出し、かつ所要時間を一緒に記録しましょう。時間とセットで業務を把握すると、決算業務に現状かけている工数が具体的に可視化されます。

次に取り組んでほしいのが「業務プロセスの見直し」です。ご自身がネックに感じている点を理解することが目的です。またこれまで当たり前に行っていた業務の流れも、本当に正しいかどうか疑ってみてください。いつも行う中で余計な工数だと感じている業務があったら、実験的に一度削ってみましょう。検証を取り入れることが、業務プロセスの見直しに向けた第一歩となります。
 

部門責任者へのアドバイス：ボトルネックを発見し、業務の流れを整える

部門責任者の方にお願いしたいのが、業務全体を俯瞰的に見渡し、ボトルネックを発見することです。決算業務が迅速に進まない場合、「社内」「組織体制」「部署」のどこかがボトルネックとなり流れを妨げています。

社内の場合、請求書関係がネックとなりやすいです。請求書が遅れたり、期限までに回収できないケースが少なくありません。組織体制の場合、業務システムや申請プロセスがネックとなりやすいです。部署間で余計な手間が発生した、決済までの承認数が多く予想していた以上に申請に時間がかかっていたというケースも少なくありません。

部署業務も、属人的になっていないかをチェックしましょう。特定のメンバーにしかできない業務やアナログな手法で進められている業務がないかを確認してください。ボトルネックを発見したら、関係者と調整し、業務の流れが円滑になるよう対策を講じましょう。
 

システム選定者へのアドバイス：決算業務にシステムを導入する

業務を効率化するためには、システムに頼ることも大事です。単純作業が自動化され、ワークフローを効率化してくれる可能性があります。新システムの導入や変更にの際、使用システム数が減らせるかどうかは必ず検討してください。

また部門ごとに個別最適化しているケースには、システム間のデータを連携できるかなど互換性があり、データインポートなど加工に工数が取られにくいシステムを候補に入れましょう。決算業務はもちろん、社内全体の業務効率化を図れるシステムかどうかを意識しながら検討することをおすすめします。

並行して、担当者や部門責任者へ決算業務の現状をヒアリングし、求められるシステム像を彼らと一緒に具体化することを忘れないでください。

迅速さが求められる一方、仕事量が増加傾向にあるのが決算業務です。特にスピードが求められる月次決算を効率的にし、業務を早期化させられるかがツール選定のカギとなります。
 

フロント部門のワークフロー効率化が行える

まず確認したいのが、「フロント部門のワークフロー効率化が可能かどうか」です。スタート地点の土台を固めることで、決算早期化はより効果的に実施できます。そのために重要なのが、経理業務に不慣れなフロント部門の社員にも使いやすいツールであることです。請求書発行や支払依頼、経費精算のワークフローを効率化し、素早く各取引の証明を経理部門に集約できる体制づくりを進めるためにも、使いやすさは外せません。

昨今はテレワークが浸透してきたこともあり、利便性を考慮したツールがより一層求められるようになりました。社外申請はもちろん、スマートフォンやPCなどツールに関係なく申請・承認ができること、年齢を選ばずに使えるUI/UXなども加味して判断しましょう。
 

利用するツールの数を減らせる

導入にあたり、利用するツール数を減らせるかどうかも重要です。ワークフローの効率化を進めるにあたり、新ツールの導入によって業務工数が増加しては、元もこうもありません。

特にツールを複数利用している場合、同じ情報を何度も入力するケースが多々存在します。これは、人的ミスが発生する確率を増やします。結果として内容の確認などに担当者が追われ、決算処理の遅れにつながるケースも多々報告されます。

そのため、できる限りツールを一元化管理できないか、もしくは相互互換性がないかも含め、確認する必要があります。
 

ツール間のデータを連携させる

昨今、営業業務の効率化のためにCRM（顧客管理）やSFA（営業支援システム）を利用している企業が増えています。一方、営業データと管理部門のツールに互換性がないために、情報が分断されるケースが少なくありません。つまり、ツール間の連携がないために決算早期化の障害になっているのです。

検討時には、既存ツールとのデータ連携を自動で行えるかを始め、現在対応していない場合でも将来的に互換性を持つ可能性があるかどうかを、販売企業へ確認しましょう。

上場企業が決算業務の効率化に向けて検討したいポイントとツールの選定ポイントをご説明しました。業務にかかるコストを最大限抑えたい上場企業に向けて、freeeでは「クラウドERP freee」を提供しています。ツールを活用した決算の効率化を目指し、月次決算の早期化を図りましょう。