「成長スピードを落とさず、本質的な業務に集中するにはどうすればいい？」 freeeの中の人に話を聞いた【PR】
こんにちは、経営ハッカー編集長の中山です。
2012年に設立したfreeeはわずか数年で急成長してきました。どんな企業でも社員が増えていくにつれ様々な非効率や組織内の歪みが生み出されていくものです。社員が550人になった今もスタートアップ時の勢いが衰えない理由はどこにあるのでしょう？
今回はfreeeの中のインサイドセールス、経理のメンバーに「どのように成長スピードを落とさず、本質的な業務に集中できているか」その仕組み作りを聞かせてもらいました。
freeeの業務効率化：インサイドセールス（野崎さん）の場合
まずはインサイドセールスの野崎さん。
話を訊く前に「インサイドセールス」は何かというと、客先へ訪問するスタイルのフィールドセールスに対し、内勤で電話によるコミュニケーションを通して営業するスタイルのことです。最近は導入する企業も増えてきましたが、freeeはかなり前からやっています。
本質的な仕事をする、無駄は徹底して省く、そのためにテクノロジーは全社的に導入するという文化があります。言うなれば、営業の本質は靴の裏をすり減らして移動することではなく、限られた時間とリソースを最大限活用してお客様のニーズに応えることを是としているのです。
……ということを踏まえて野崎さんの話を聞いてみましょう。
中山： インサイドセールスチームは徹底して生産性を高めようとしてますよね？
野崎： はい、そうです
中山： 具体的にどれくらいの成果が出ています？
野崎： 外を回るスタイルの営業だと、物理的な移動時間があるから1日回れて３件かそこらじゃないですか。でもインサイドセールスだと1日に10件ほど商談が持てるんです。
中山： ほほう。
野崎： 営業の仕事の流れって「顧客リスト作成→アポ取得→移動→商談→移動→提案書＆報告書の作成→移動→再訪問＆プレゼン→移動→見積書作成→申込書の受領→納品書の送付→請求書の送付」ってかんじですよね
中山： 本来、営業がすべき作業以外の作業もけっこうありますね。とくに移動はなんとかしたい。
野崎： 移動時間が省ければ大きい。そのために資料や商品はクラウドに置き、居ながらにして商談できる環境を整えていかねばなりません。
中山： そうやって体制を整えた結果、1回あたりの商談にかける時間はどれくらい？
野崎： 45分から1時間ですね。
中山： 交通費もかからない、移動時間が無くなる、訪問件数が増えて売上も連動して増える…いいことづくめじゃないですか。どの会社も導入すればいいのに。
野崎： インサイドセールスがハマる企業規模があって、大会社はやっぱり直に営業が足を運ぶほうがいいこともあります。あと、ビジネスモデルとか商材とかにも左右されるので導入が難しい会社はありますね。
中山： そうなんですね。でも企業規模と商材がハマれば導入できるってこと？
野崎： でも、ただ形だけマネするだけでもだめでして、かなりノウハウとか知見は必要になりますね。ちなみに日本には170万社もの法人があって、それをぜんぶ電話するわけにはいかないですよね？
中山： 本当に欲しているお客さんを見つけて、ピンポイントでアプローチできればいいですが…言うは易し行うは難しな気がする。
野崎： そう。それができればアプローチされる側もfreeeもハッピー。結果的に成約率が上がって商談時間も短くなる。そのためには購買意欲が高いお客さんのリストが必要になるので、マーケティングと連携して確度の高いリードを獲っていく…こういったマーケ＆セールスが連動してPDCAを回しつづけています。そうすることで、どの法人さんがどんな課題で困っているか、freeeはそれをどう解決できるのか……はかなり正確に把握できるようになりました。
中山： ところで、freeeに来る前はいわゆる足で稼ぐ営業を？
野崎： していましたよ…。
中山： 当時を振り返って、一番無駄だったな～って思ったのはなんですか？
野崎： 移動時間ですね、あとは報告書を上司に書くために残業してたこと。freeeはセールスフォースを導入しているので、各メンバーの進捗やステータス、打つべきアクションが全部見れている状態です。だからいちいち報告書なんて書かせる必要なしですよ。
中山： ありがとうございました～。
freeeの業務効率化：経理（池嶋さん）の場合
次は経理の池嶋さんに話を聞きましょう。
freeeはスタートアップ時期から今に至るまで経理担当が1人で切り盛りしています。社員数30人くらいまでの会社なら経理一人でできますが、それ以上の規模になるとふつうは難しいです。それをfreeeはやっているのですが、どうやって実現しているのか？
では、池嶋さんに登場してもらいましょう。
中山： 経理は当然ながら自社製品を使っているわけですが、会計ソフトfreeeを使うことで経理の作業量がどれくらい効率化しているか聞きたいです。
池嶋： わかりやすいところでは”経費精算の作業を社員全員に分散させている”…ですかね。これまでは経理部門一か所に業務が集中していたのが、クラウド化によって各社員も作業の一端を担えるんです。結果的に最小限の経理リソースで運営できる、と。
これまでの中小企業の経理って、一人で黙々と領収書を入力するイメージがあったと思うんです。従業員が少なければなんとかなりますが、臨界点を超えるとバックオフィスがパンクしてしまいます。それがfreeeでは、経費申請をデジタルで申請することで裏側で経理処理を行うことができるようになっています。いわば、情報の質を変えずに上流の情報を下流まで持っていくことを心がけているわけですね。
中山： 現場が申請してくれるだけで、経理側は承認すれば自動でバックオフィス業務が完了する…と。これはかなりの効率化ですね。
池嶋： さらに領収書等の書類をデジタル化して申請情報と仕訳をひとつにすることで、後々の税務調査時の書類の検索性が上がります。これで取引量が多くなっても、バックオフィスの無駄な業務を減らすことができる仕組みです。freeeでは領収書等の書類を「電子化する」のが重要で、バックオフィスにとってはスキャナーは欠かせないツールです。
中山： なるほど…。他にはありますか？
池嶋： 経費精算以上に効果を発揮するのが「証票のチェック」でして、デジタルだとすぐわかるので早い、滞らない、もろもろ無駄な作業がなくなります。
中山： 紙だと探すのにめっちゃ苦労するのはなんとなく想像できます。
池嶋： どうしても原本を見ないといけないときがあるんです。仕入れが高いのはなんで？何の商品の単価が変わっているの？って質問されたとき、紙での管理だと証票を見に行くしかない。
中山： 紙はいつも手元にあるとは限らないですよね？
池嶋： まさにそうでして、前職は名古屋駅前に勤務していたんですが、証票の原本は別の場所に保管していたんです。そこまで先輩と探しに行くってことがありました。
中山： 探しに行くって、どこまで？
池嶋： 知多市です。名古屋駅から片道25キロありました…。
中山： 証票1枚参照するだけのために…？
池嶋： 移動と探索で大人二人が丸1日つぶしましたよ。書類の山をかき分けて探すのはしんどかったです。
中山： まるで宝探しですね。探しているのは紙切れ1枚だけど。
池嶋： 証票の保管ロケーションが遠方だと、監査とか税務調査のときに死ぬほど苦労します。いまどきコンテナ保管ってのはそうそうないかもですが、支社や工場に証票を保管しているってのはわりと普通にあるので、電話連絡して探させてPDFで送らせるってことも。
中山： 支社で電話を受けてしまった人もいい迷惑だろうな～（笑）。
池嶋： 私の前職のように遠方の敷地で保管する会社は多くはないでしょうが、離れた倉庫、隣町の店舗、県外の支社や工場の事務所にしかないってケースはままあるものです。「証票のチェック」で会社中がおもちゃ箱をひっくり返したような騒ぎになるのは珍しいことじゃないですよ。
中山： 多大なエネルギーを消費したわりに、得られるものがあまりに少ない。
池嶋： あとですね、税務調査のために紙の綴りの束をいくつもテーブルに並べて「せーの」で探索することもあるんですが、綴った人のファイリングの癖というかこだわりのせいで、第三者ではなかなか見つけられなくて気が狂いそうになることも。これも証票探し「あるある」です。
中山： それがfreeeだとぜんぶ可視化されているし、証票も紐づいているので一発で見つかるわけですね。
池嶋： 劇的に業務の無駄がなくなって感謝しかないです。
中山： ありがとうございました～。
ScanSnap iX1500でメンドクサイ作業を一網打尽にしよう！
ここまでfreee社内のいろんな部署がどのように効率化を進めているかをご紹介してきました。社員が550人に成長したfreeeですが、今もベンチャーマインドを失わずにスピーディな意思決定、無駄なく効率性高く、本質的な業務集中して仕事を進めています。今回のインサイドセールス、経理のエピソードはその一例でした。
デジタル化でもって業務量の削減に努めるしfreeeの日常シーンで言いますと、「ペーパーレス」があります。まあ、もともとクラウド系の会社なのでペーパーレスが平均以上に進んでいるってこともありますが、わりとカンタンにマネできる部分でもあります。
そのひとつが「スキャナーの導入」。レシートとか領収書をスキャン→保管するだけでもかなりのペーパーレス化が進みます。freee社内でも社員はスキャンスナップで領収書などを取り込んで経費申請しております。
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