正確かつ丁寧に！　請求書を送る際の封筒の書き方

請求書を送る場合には、すみやかに先方に届くように、最初に送付先の住所や企業名・担当名などをしっかりと確認しておくことが肝心です。交換した名刺などと照らし合わせて、間違いがないか念入りに確認しましょう。また、取引先によっては請求書自体の宛先と、封筒の表に記載すべき請求書の送付先が異なることもありますので注意が必要です。

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1）封筒の宛名にはどこまで記載すべき？

請求書の送付先が企業である場合、できるだけスムーズに担当者の手元に届くようにするため、基本的には、企業名や団体名に加えて担当部署名や担当者名までを封筒の宛名として記述すべきです。ただし、担当部署や担当者が分からない場合や、先方からの具体的な指示がある場合には、この限りではありません。

なお、大企業の場合には、請求書の送付先として、経理部や財務部などの専門の部署が設けられているケースもありますので、請求書の送付に関する注意事項やルールがないかどうか、いま一度確認しておきましょう。一方、請求書の送付先が個人事業主などの個人である場合には、所属すること業所名と個人名のみの記載で結構です。

2）「御中」と「様」はどう使い分けたらいいの？

請求書を送る時の宛名につける敬称として、「御中」と「様」を適切に使い分けることが大切です。「御中」は、企業名や団体名のほか、所属部署名やグループ名などに付ける敬称です。たとえば、「○○株式会社　御中」、「○○株式会社　企画部　御中」といったように、最後にひとつだけ「御中」を付けるのがルールです。一方、担当者名や個人名の敬称として「様」を付けます。

なお、企業名・担当部署名・担当者名がセットとなっている場合には、「御中」は使用せず、担当者名のあとに「様」を付けるだけで結構です。担当者に肩書がある場合には、氏名の直前に1文字分のスペースを空けて記載しましょう。たとえば、「○○株式会社　経理部　部長　○○様」といったようになります。担当者の具体的な氏名が分からない場合には、部署名までで止めておくか、氏名の代わりに「ご担当者様」と記載するのが一般的です。

3）要確認！　封筒の宛名の書き方

請求書を送る時の宛名は、封筒が縦長の場合には縦書きで、横長のタイプであれば、宛名も横書きで書くようにします。縦書きの場合には右側から、横書きの場合には上から、住所・企業名・担当部署名・氏名の順に記載していきます。文字の大きさは、住所・企業名・担当部署名は同じ大きさにそろえ、氏名と敬称は他の文字よりも少し大きめに書くと、全体的なバランスが整います。

4）封筒の表書きは慎重かつ丁寧に

取引先の手元に請求書入りの封筒が届いたとき、先方のご担当者が真っ先に目にするのは「表書き」です。ある意味、あなた自身の顔や外見と同じような役割を果たすものですので、今回の仕事の御礼と継続的な取引のお願いの意味も込めて、丁寧に準備をしていきましょう。手書きの場合には、できるだけ見やすい楷書体で、全体的な文字の配置やバランスにも配慮が必要です。なお、封筒の中身が一目で請求書だと分かるように「請求書在中」と記載するか、スタンプを押しておくとよりスマートな印象を与えられます。