安心安全な取引を　 請求書をメールで送付する場合に気をつけたいこと

紙資源の消費削減や業務効率化を目的として、メールで請求書を送付するのは一般的になってきています。メールで請求書を送付するのは迅速かつ便利ではあるものの、請求書の改ざんや紛失などのリスクもゼロではありません。そのようなトラブルを事前に回避するために、メールで請求書を送付する際、具体的に気をつけるべきことを確認していきましょう。

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1）請求書が添付されたメールであることが一目で分かる工夫を

日々たくさんのメールのやりとりがあるため、全てのメールを迅速にチェックすることができない可能性があります。メールのチェック漏れや、誤って削除されてしまうリスクに備えて、以下のような工夫をしましょう。

1.メールのタイトルに「請求書」と分かりやすく記載する 2.他のメールと区別しやすいように、カギかっこ付きで「重要」などの言葉をタイトルの冒頭に入れる

2）添付ファイルが開けないトラブルに備えて

受け取った添付ファイルを開くことができないという想定外のトラブルが起きる場合があります。そのようなケースに備えて、先方が支払内容の確認をスムーズに行うことができるように、メールの本文に請求書の概要を記載しておくとお互いに便利です。

具体的な記載項目としては、請求金額の合計、支払期限、主な請求内容などがあればよいでしょう。特に、支払に関する審査担当が別個に設けられているような大手企業の場合には、支払決定に関する決裁文書の作成などのプロセスに時間を要する場合がありますので、取引先が少しでもスムーズに支払関係書類の作成などが進められるような配慮が必要です。

3）請求書の改ざんなどのリスクを回避するために

請求書をメールに添付して送付する場合、請求書の書き換えができないように、ワードやエクセルなどで作成した請求書類をPDFファイルに変換しておきましょう。さらに、担当者以外の人に見られてはいけないような機密性が高い内容を含む請求書やその添付書類については、各ファイルにパスワードを設定し、請求書付きのメールとは別に、先方にパスワードのみをお知らせするメールをお送りしておくとより安心です。

4）必要に応じて、電話にて受け取り確認を

重要なものや支払期限が迫っているものについては、メールで請求書を送ったあとに、先方がきちんと受け取ったかどうか、電話で直接確認をしておきましょう。万が一、請求内容の間違いや、メールの送信ミスをおかしている場合には、早期発見につながります。

まとめ

請求書をメールで送付すると、面倒な手間を減らすことができますが、それ相応の対応が必要となります。しっかりとマナーや注意事項を抑えれば、非常に便利かつ、迅速な対応をしてもらうことが期待できますので、ぜひ覚えておきましょう。