「請求書在中」はどういうときに記載すべき？
封筒の表側に「請求書在中」と印字がある郵便物を手にされた経験がある方もいらっしゃると思います。実際、ビジネス上のルールとしては、どのようなときに「請求書在中」という言葉を使うべきなのでしょうか。その意味と用法について、ご紹介していきましょう。
1）なぜ「請求書在中」と記載するのでしょうか？
「請求書在中」と記載するのは、特段の法的根拠やビジネスルールがあるからではありません。請求書の受取人側の利便性を考えておこなうビジネスマナーのひとつだと考えてよいでしょう。日々たくさんの郵便物を受け取らなければならない相手先に、請求書を同封した郵便物を届ける場合には、他のものとの区別をしやすいように「請求書在中」と封筒に記載することで、受け取ってもらえやすくなります。もし、担当者の手元に請求書が予定通りに届かなければ、支払業務に支障をきたすケースも考えられますので、円滑に取引をおこなうことができるよう「請求書在中」と記載することは、双方にとって配慮すべき事項のひとつとなっています。
2）「請求書在中」の正しい位置は？
郵便物の受取人にとって分かりやすい位置に、赤色か青色のはっきりとした見やすい文字で「請求書在中」と書くのが一般的です。縦長の封筒であれば表側の左下に、横長の封筒であれば、右下の位置に記載します。取引先から請求書を郵送するように依頼を受けた場合には、郵便物を投函する前に「請求書在中」と入っているかどうか確認しましょう。
3）請求書の発送業務をスムーズにおこなうために
大勢の顧客を抱えており、毎月たくさんの請求書を発行しなければならない事業主の方は、少しでも請求書の発送業務を効率的に進めるため、使用する専用の封筒として、あらかじめ「請求書在中」の文字を記載したものを用意しておくと便利です。毎回、手書きやスタンプでの対応であっても構いませんが、記入もれを確実に防いだり、確認する作業をひとつでも減らすためにもそのようにされることをおすすめします。
まとめ
確実かつ正確な請求書の送付は、取引先との信頼関係を維持する上で、重要な要素のひとつとなります。「請求書在中」を封筒に記入、スケジュールに余裕をもって送る、など受取人にとって分かりやすいよう配慮することで、支払期限内に入金してもらいやすくなります。
