請求書の書式についてわかりやすく解説

請求書はビジネスの資料として基本中の基本となります。会社が外部の方とのやり取りをするオフィシャルな書類となりますので、取り扱いにも注意が必要です。今回は、正式な請求書の書式について紹介します。

請求書で網羅すべき項目

請求書に記載すべき項目や書式に関して留意すべき点は、支払う側が知っておくべき内容をすべて網羅し、見やすいフォーマットで内容が記載されていることです。冒頭中央に「請求書」と記載し、そのすぐ下に請求先の宛名と合計金額を記入するのが基本スタイルです。一般的に必要となる具体的な項目としては、以下が挙げられます。

1.請求書の発行年月日 2.請求先の宛名 3.消費税込みの請求金額合計 4.請求金額の内訳とその概要 5.支払期限 6.支払先の金融機関名および口座情報 7.請求書発行人の社名および代表者氏名と連絡先

なお、請求金額の内訳が長文にわたる場合には、別添資料として用意するとよいでしょう。

請求書発行のタイミング

請求書は書式のほかにも発行のタイミングも考えておかなければなりません。取引先との取り決めにしたがって、掛売方式か、都度方式のいずれかを選択し、スムーズに発行する必要があります。「掛売方式」とは、あらかじめ決められた一定期間の請求分をまとめて請求する方法で、だいたい1ヵ月サイクルでおこなうのが一般的です。一方「都度方式」とは、商品の販売やサービスの提供を完了した時点で請求金額が確定し、毎回請求書を発行する方法です。納品書や作業完了報告書などを相手先に渡す時点で、一緒に請求書を渡すのがビジネス上の慣習となっています。

請求書作成ソフトの活用が理想的

個人事業主の場合、請求書の作成方法は手書きか、市販の請求書作成ソフトを利用する方法のいずれかが一般的です。大手企業などでは、独自の請求書を発行する専用システムを導入しているところもあります。個人事業主であっても、毎月同じ書式でたくさんの請求書を取引先に送らなければならないのであれば、将来的な顧客データ管理のしやすさを考え、市販のソフトを使って作成することをおすすめします。万が一、請求書に訂正する必要が生じた場合であっても、パソコン内にデータとして残っていれば、検索をしやすいという利点もあります。

まとめ

請求書の書式を決める際には将来的な要素も考慮に入れて、頻繁に変更する必要がないようにしっかりと吟味することが必要です。提供するサービス内容によっては、独自に見やすさを工夫すべき点もあるかもしれません。取引先の支払業務担当者にとって分かりやすいものにしていきましょう。