Excel経理のメリットとデメリットはどこにあるのか
経理の仕事は、日々の現金管理に始まって、売上の計上や請求書の発行、売掛金の管理・回収、仕入れ・支払いなど、毎日数字を扱いますがExcelによってそれを実現しているという会社が結構な数あるようです。今では、ネット上に様々な経理・会計ソフトも出回っていますが、経理にエクセルを利用する場合どのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか。今回はエクセルを利用した経理について考えてみます。
白色申告と簿記の関係性
個人で事業を営んでいる人の確定申告の方法のひとつに白色申告があります。 白色申告で提出する書類は、単式簿記で良いことになっています。それでもやはり記帳は必要で、売り上げや仕入れ、経費を日にち別に合計金額で表したものを提出します。
個人で営んでいても、その事業でどれだけの利益が出たかや、どれだけの経費を使ったかなどは知りたいものです。また、今後どれだけの利益を見込めるのか、どれだけの経費を事業に投入できるのかなどを知ることも重要になってきますので、記帳は必要不可欠なこととなります。個人事業主のみんながみんな簿記に明るいとは限りませんが、できれば複式簿記を導入した方が、自分の事業の姿は良く見えてきます。
白色申告のExcel経理
白色申告で把握しておかなければならない数字は、売上と仕入れ、それに掛かった経費です。Excelの表計算で簡単に集計できそうです。
・売上 売り上げた年月日別に、売上先・売上金額を集計します。 ・仕入れ 仕入れた年月日別に、仕入れ先・仕入れ金額を集計します。 ・経費 支払った年月日別に、支払先・支払金額を集計します。 確定申告時にはこれらの数字を、日々の合計金額をまとめて記帳したものを提出すれば良いことになっています。しかし、掛売や掛け買いが商習慣として有りますので、上記のような集計の場合、掛売や掛け買いを計上する時点によって利益が出たり、損失が出たりして変動します。白色申告のような簡単な経理の処理であれば、個人事業主・法人問わずExcelを利用することができそうです。
青色申告と複式簿記
個人事業主であれば「青色申告承認申請書」を提出して承認されると、青色申告をすることが出来ます。青色申告では、青色申告特別控除を受けることができますし、家族や親族に支払った給与を経費に算入できるなどのメリットがあります。 青色申告をした場合には、税務署から正規の帳簿の作成を求められます。正規の帳簿とは、損益計算書と貸借対照表が導き出せる組織的な簿記、いわゆる複式簿記のことになります。ある程度の簡易帳簿も認められていますが、簡易帳簿と複式簿記の帳簿では青色申告特別控除の金額に差が付けられています。法人の経理についても、複式簿記での記帳が必要になります。
青色申告のExcel経理
青色申告に必要な複式簿記をExcelの表計算で作ろうとすると、どのようなものが出来るでしょうか。 ・金銭出納帳・・・金銭の出入りがあった年月日と相手先、入った金額・出ていった金額と残高を管理します。繰越金額も記載します。日々の集計も月別の集計も簡単にできます。 ・銀行勘定帳・・・取引銀行別に金銭出納帳と同様に作成できます。 ・売上帳・・・日々の売上の集計（元帳）と取引先別の売上・売掛の記録（補助簿）を作ります。 ・仕入帳・・・日々の仕入れの集計（元帳）と取引先別の仕入れ・買掛の記録（補助簿）を作ります。 ・経費明細・・・日々の経費を科目別に分けた帳簿を作ります。 ・その他の帳簿・・・借入金や貸付金、預かり金や立替金、事業をするための土地建物の資産の帳簿を作ります。 ・貸借対照表・・・これらの帳簿に現された数字を、資産と負債に分けて事業全体の様子を表します。 ・損益計算書・・・上記の帳簿の数字から、月別や年度別の損益を導き出します。 主なところを書き出しました。テンプレートを作る作業は手間がかかるし、大変です。また、税改正などがあればその都度テンプレートを直す必要があります。本格的な経理をするのであれば、会計ソフトなどの導入が楽ではあります。
パソコンスキルとエクセル経理の限界
ところで、簿記の知識がある人なら、エクセルで経理をするのは簡単なのでしょうか。
それぞれ単体の帳簿を作ること自体は、パソコンの初心者にもできると思います。しかし、複式簿記の場合、例えば金銭出納帳に記載した金額を、科目を振り替えて元帳に記載する仕訳作業をする必要があります。手書きの伝票を使用していた時代には、伝票の照合スペースに印を付けて、仕訳漏れを防いでいるようなことができました。Excel経理の場合、セルに直接入力した後に、どう仕訳していくかがポイントになってきます。金銭出納帳一つをとっても、一つ一つ違う科目をそれぞれの元帳に自動転記する機能を個人のスキルで作り上げるのは大変難しいと思われます。結局単純な計算をExcelにまかせて、複雑な計算は自分で行うことになります。
また、苦労してテンプレートを作り上げたとして、今後増税が予想される消費税の処理はどうなるのでしょうか？ 特に軽減税率があるなど、複雑な処理が必要になることもあるでしょう。経理をExcelだけでするには、簿記の知識と高いパソコンスキルの両方が必要になり、困難だということがわかると思います。
まとめ
エクセルで経理をすることのメリットはコスト面が安く済むということと、自分でのチューニングができるということです。それに対して、パソコンと簿記の高度な知識が必要になるというデメリットがあります。事業を行っていく場合の費用対効果を考えると、経理ソフトは、税制や消費税などの事業環境の変化にも素早く対応してもらえるので、有効活用できるといいですね。
