freee会計を導入したばかりの人に知ってもらいたい使いこなし術

freee会計には、まとめて処理を行うことが得意な領域と、こまめにやったほうが結果的には楽になる領域があります。

まとめて処理を行うのが得意な領域って？

たとえば、freee会計に銀行口座やクレジットカードを登録・同期すると、明細が「自動で経理」に取り込まれると思うのですが、その明細処理を自動で行ってくれる機能がfreeeには存在します。

それが「自動登録ルール」と呼ばれる機能なのですが、このルールを正しく設定すれば、大量の明細処理をためていたとしても、1~2カ月後からでもサクッと処理できます。

この「自動登録ルール」と経理フローをうまく活用すると、同期した明細を同期された段階で自動で処理するということも可能です。この機能は他のクラウド会計にはなかなかないfreee会計の強みのひとつです。

言い換えれば、前もって自動登録ルールを自動化されるよう整備しておけば多くの明細を自動化することも可能です。つまり忙しい人ほど、この同期した明細を自動登録ルールで自動処理する機能をうまく活用することがポイントとなってきます。

同期できる部分を大きくするのは、freee会計のメリットを受ける上でも大切なことだと思います。

▷自動で経理のヘルプページはこちら

▷自動登録ルールのヘルプページはこちら

こまめな入力が必要になるとき

一方で、自動化する機能を使えない…口座が同期できなかったり、インターネットバンキングを使えなかったりすると、どうしても手動での入力作業が発生してしまいます。

もちろん、件数がそこまで多くないのであれば、大きな問題ではないと思いますが、日々の経費や売上処理が定期的に発生したりするようであれば、こまめな入力が必要になるでしょう。

銀行口座やクレジットカード、決済サービスなどをfreee会計と同期することが難しい人は、まず同期できる銀行やサービスに変更をまず検討し、それでも残ってしまった領収書やレシート、請求書などの証憑をスキャンしておいて、ファイルボックスに入れておくところは最低限やっておくといいと思います。

入力しようと思ったときに「資料はどこにあったっけ？」と資料探しや整理から始めるよりも入力漏れなどのミスも減らすことができるはずです。

また、freeeではファイルボックス機能のなかにAIを活用したレシートの文字起こし機能もついているので、そういった機能をフル活用することで、あとからの入力が楽になる可能性も高まります。

これから始まるインボイス制度でもレシートなどの資料は必要不可欠です。ファイルボックス機能をフル活用して新しい制度にもしっかり対応していきましょう。

▷レシート類の取り込み機能(ファイルボックス)について

▷freee会計の機能活用方法について税理士に相談したい方は「税理士の無料紹介」をご活用ください

自分の行っている入力内容がこれでいいのかどうか分からず、調べることに時間を使ってしまったり、そのままあとでやろうとなってしまったりして、なかなか経理業務が進まない人もいるかと思います。

ここでは、入力内容に迷ってしまったときの対策アイデアを3つご紹介します。

1.勘定科目がわからないとき

「この経費の勘定科目を何にすればいいんだろう…」

このように、入力を進める中で勘定科目を何にすればいいかわからないシーンがあるかと思います。先にお伝えしておくと、勘定科目は大きなカテゴリー分類さえ合っていれば、どのように入力していただいても、税務上は問題ありません。

ただし、経営のために数値を分析してみたいなどの管理会計上の話になったときはそうではないケースも多いでしょう。

たとえば、「ある月の処理では“支払手数料”としていたのに、別の月では“雑費”として処理した」みたいなことが起きると、最終的に何にどのくらいお金を使ったのかを正しく振り返ることが難しくなります。

ですので、日々の入力の中で迷うことがあれば大きな分類として合っているかどうかで勘定科目を検討し、経営を分析するための数字の把握をすることが必要なケースや、これから成長していくなかで分析したいということを考えている場合には、法則性をもって統一させることが望ましいでしょう

いずれにしても経理業務を進める中で、勘定科目のルール作りを行うのは難しいので、一度まとめて「この支払いはこの勘定科目にする」といったルール作りをするのがおすすめです。

▷勘定科目の設計について税理士に相談したい方は無料の「税理士Q＆A」をご活用ください

2.抜け漏れがありそうで不安なとき

「なにか入力漏れがありそうで怖いな…」

業務をこなしながら、経理作業を行っているとこのような状況になる人もいるのではないでしょうか。税務調査が行われる際に、一番最初に確認されるのは「数字が抜けていないかどうか」なので、この感覚は大切だと思います。

データ化されづらい現金などの取引があると数字が100%入っているかどうかを確認するのはなかなか難しいので、可能な限り銀行口座やクレジットカードを活用してデータとして数字を追えるようにしておくことが大切です。そのうえで、どのようなフローでお金が入ってきたり、出ていったりするのかの全体設計をしてみてください。

こういった設計は、会社設立時にできているのが望ましいです。もしも、まだの方がいましたら、早ければ早いほど役立つと思いますので、今からでも設計・見直しをしてみることをおすすめします。

▷経理業務の全体設計を税理士に相談したい方は「税理士の無料紹介」をご活用ください

3.同期残高と登録残高がズレてしまっていたら？

「銀行口座の残高と、freeeに登録されている口座の金額が違う」

こういった状況は、いわゆる“残高ズレ”と呼ばれるものです。実際のお金の動きと、freee会計上の処理方法がズレていると起きてしまう現象なのですが、はじめたばかりの方でよく起きるエラーのひとつです。早めに対処しておくことでズレ幅が大きくなることを防ぐことができます。

ズレの原因を発見するときに、非常に役立つ優秀な機能が、freee会計にある「タイムライン」と呼ばれる機能です。残高のズレに気づいたら、まずはこのタイムラインを開き、どの月からズレているのかを特定し、さらにそこからどの日付で発生しているのかを深掘りしていくといいでしょう。

▷残高ズレを解消するためのタイムラインの使い方はこちら

経理業務の全体設計や、残高ズレの解消は早めに対応しておけると安心です。

ただ、会社を立ち上げたばかりだと、ゆっくり考える時間をとることも難しい人もいるかと思います。そんなときは専門家である税理士に依頼するのも1つの手です。

税理士と聞くと、決算のときにだけお世話になるといったイメージをお持ちかもしれません。ですが、税理士の中には、業務フローを効率的に設計することを得意としている方が増えてきています。

こういった専門性のある税理士に会社立ち上げ当初から経理業務のフローを一緒に整理してもらい、効率の良い経理業務の構築からサポートをしてもらうことで、スムーズな会社運営ができ、決算時に慌てることのない体制を整えることができます。

freee税理士紹介なら、freee会計に精通した認定税理士を無料でご紹介します。ぜひ、ご活用を検討してみてください。

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