【請求書の書き方】個人から企業へ宛てる場合に大切な７つの心得
請求書を作成するポイントは、企業の好みに合わせること
ビジネスにおいて、請求書は非常に重要な役割をもっています。請求書とは、商品やサービスの提供に対して、代金を支払ってもらうための書類です。請求書により支払いを請求して代金の回収ができますから、会社の経営において重要な書類となります。
とはいえ請求書であれば、どんな書き方をしても良いというわけではなく、ビジネス上の常識に合わせた請求書を作成する必要があります。では、個人から企業へ宛てて請求書を送る場合には、どんな心得が必要なのでしょうか。ここでは、個人から企業へ宛てる場合に必要な、7つの心得について見てみましょう。
［目次］ ■1）請求書はどんな時に必要なの？ ■2）個人から企業へ宛てる場合の7つの心得 ■3）無料で使える請求書のテンプレート
■1）請求書はどんな時に必要なの？
商品やサービスを提供して、代金を請求する際に、請求書を作成して企業に送る必要があります。特に個人から企業へ宛てて、請求書を送る際には心がけるべきことも多くあるのです。
請求書を作成する目的は、代金の回収ですから、入金しやすいような請求書を作成する必要があります。請求書には、入金日や入金方法だけでなく、担当者の宛て先なども明確に記載されている必要があります。
最近では無料でダウンロードできるテンプレートが利用できますから、上手に活用するようにしましょう。商品やサービスの提供を行なって、すぐに発行する請求書もありますが、取引先が企業の場合には、1か月分など一定期間の代金をまとめて請求するという方法が主流です。そのため、請求書で請求する金額も大きくなり、分かりやすい請求書を作成する必要があるのです。
■2）個人から企業へ宛てる場合の7つの心得
個人から企業へ宛てて請求書を送る場合には、どのようなことを心がけて作成する必要があるのでしょうか。ここでは、個人から企業へ宛てる場合の7つの心得について、考えてみましょう。
1.ビジネス上、常識的なテンプレートを使用する
企業に宛てて請求書を作成する際には、ビジネス上、常識的な請求書の書式を用いるようにしましょう。きちんとした請求書の書式や書き方を心がけることで、信用を得ることができます。
2.取引先の企業が好む請求書を確認する
請求書のテンプレートは個人で判断するだけではなく、取引先の企業にも、都合の良い請求書の書式について尋ねてみましょう。請求書は相手にとって都合がよく、処理のしやすい書類である必要があります。
3.企業の担当者の名前を記載する
取引先が企業の場合には、多くの部署があり大勢の社員が働いていますから、担当者の宛て先を明確にすることで、入金を確実にすることができます。
4.入金の日付を明確にする
請求書を作成する際に重要なのが、入金してもらう日付を明記しておくことです。支払いの期限が明記されていないと、代金の回収が遅れてしまうことがあります。
5.請求書の発効日を企業の締め支払日にあわせる
請求書の日付は、こちらの都合だけではなく、企業の締め支払日を確認するようにしましょう。企業の支払日に合わせることで、代金の回収がよりスムーズになります。
6.封筒に請求書在中と明記する
企業には多くの書類や封筒が存在していますから、封筒には分かりやすく請求書在中と明記し、他の書類に埋もれてしまわないようにしましょう。
7.請求書を郵送で送るかを確認する
請求書の送り方も、郵送で送ることを希望される場合もあれば、ネット上から請求書を送って欲しいと希望されることもあります。企業にとって便利な方法で送るようにしましょう。
■3）無料で使える請求書のテンプレート
最近では、請求書のテンプレートが無料でダウンロードできるようになっており、個人から企業へ宛てた請求書の作成をする場合には、活用することができます。請求書のテンプレートにも、様々な書式やデザインがありますが、自分の好みだけで選ぶのではなく、取引先の企業に請求書の書式の希望を尋ねてみると、お互いに心地の良い取引をすることができるでしょう。以下は、請求書のテンプレートをダウンロードできるホームページの一例です。
・請求書の無料テンプレート
WordのA4サイズでシンプルに作成できる請求書です。
▶︎「請求書の無料テンプレート」はこちら
・コクヨ 請求書テンプレート
請求書や納品書など目的に応じて、使い方を変えることのできるテンプレートです。
▶︎「コクヨ 請求書テンプレート」はこちら
・エコナビ 請求書テンプレート
請求書の書式として、使いやすいシンプルなデザインとなっています。
▶︎「エコナビ 請求書テンプレート」はこちら
■企業へ宛てた請求書のまとめ
個人から企業へ宛てて請求書を送る場合には、ビジネス上で常識的な請求書を送るように心がけましょう。請求書一つでも、書式がしっかりしていると、取引上の信用を得ることができます。
また請求書のテンプレートを選ぶ際には、自分の好みだけではなく、企業にとって都合の良い請求書のスタイルを選ぶことで、入金を確実にすることができます。請求書を送る際には、担当の方のあて先や、入金してもらう金額や日付を分かりやすく記載するようにしましょう。
個人から企業へ宛てた請求書を送るポイントは、取引先の企業に合わせた請求書を作成することなのです。
