マイナンバーの保管、管理、廃棄方法についてわかりやすく解説

2016年1月からマイナンバー制度が開始されます。マイナンバー法（番号法）は個人情報保護法の特別法として位置づけられていることから、情報流出のした場合の罰則は個人情報保護法よりも重い罰則が設けられています。情報流出を未然に防ぐため、今回はマイナンバーを取得した後の段階の話である、保管、管理、廃棄時についての注意点について見ていきましょう。

1）マイナンバーの保管期間

マイナンバーは従業員の社会保険等の手続き等に使う必要があるため、従業員から提供してもらう必要があります。そして提供してもらったマイナンバーは情報流出のリスクがあるため、厳重に保管する必要があります。

マイナンバーはその他の関係法令の規定により保管することが求められています。マイナンバーに関する主な書類の保管期間についてみていきましょう。

・扶養控除申告書、配偶者特別控除申告書保険料控除申告書→7年間 ・住宅借入金等特別控除申告書→7年間 ・源泉徴収票→7年間 ・雇用保険関係書類や4年間 ・労災関係の書類→3年間 ・健康保険・厚生年金保険に関する書類→2年

なお上記の保存期間は書類の保存期間であり、パソコンに入っているデータにはこの期間は適用されません。しかし扶養控除申告書などの税務関係書類についてはデータについてもこの期間が適用されることから、データについても7年間は保存しておきましょう。

2）マイナンバーの管理方法

マイナンバーは厳しく管理する必要があります。従業員が100人以上の会社では物理的、技術的な管理が求められます。しかしいくら管理体制を整えたとしても、時の経過と共に形だけになってしまっては意味がありません。常に緊張感のある組織体制が必要です。支店や営業所などに対して抜き打ち検査をやることによって、常に緊張感を保つことも一つの手段でしょう。

またマイナンバーに常に携わる事務取扱担当者に対しては、業務上知った情報を口外しないこと等を盛り込んだ契約書を交わすことも有効でしょう。

3）マイナンバーの廃棄方法

マイナンバーは、上述のように関係法令の定める期間保管しなければいけないことになっていますが、その期間を過ぎた後はその資料、データを廃棄しなければなりません。

廃棄方法ですが、ガイドラインによると、復元出来ない手段で削除または廃棄することが求められています。

例えば紙などの種類は、シュレッダーをかけることがそれに当たるでしょう。また焼却や運送会社が手がけている溶解処理を利用することも考えられます。外部に廃棄を委託する場合は、委託先が確実に削除、廃棄したことを確認するため、証明書等をもらうことを忘れてはなりません。

一方パソコン上のデータは復元できるような状態は好ましくないので、ハードディスクを物理的に破壊してもらうサービスを外部に委託するのも良いでしょう。

まとめ

いかがでしょうか？マイナンバーの流出は、罰則による処罰だけでなく、流出したことによって、社会的信頼を失うことになります。くれぐれも情報流出をしないよう、管理体制を整えておきましょう。