社員が入社したときの手続きまとめ

新しく社員が入社してきたら、会社としてどんな手続きが必要なのでしょうか。今回は、社員が入社したときの保険・税務関係の手続きについて解説します。

1）厚生年金

社会保険に入っている会社は、新しく入った社員も社会保険に加入させる必要があります。社会保険のうち厚生年金についての手続きは、年金事務所で行います。手続きのための「被保険者資格取得届」という書類には、基礎年金番号、氏名およびフリガナ、生年月日などを記入する箇所があります。

これらの情報を把握するために、新しく入った社員には、年金手帳のコピーを提出してもらうようにしましょう。

2）健康保険

社会保険のうち、健康保険についての手続きは、厚生年金の手続きと同時に、年金事務所で行うことができます。先ほどの「被保険者資格取得届」は、厚生年金の手続きと健康保険の手続きとを合わせた書類になっています。

この書類の他、健康保険では、新しく入社した社員が家族を扶養している場合には、「健康保険被扶養者(異動)届」なども年金事務所に提出します。この書類に記入するためには、扶養している家族の生年月日などの情報が必要になります。

手続きが完了して新しい健康保険証が届いたら、古い健康保険証はその健康保険証の発行元に返却してください。

3）雇用保険

雇用保険についての手続きは、ハローワークで行います。「雇用保険被保険者資格取得届」に記入して、管轄のハローワークに提出しましょう。

手続きが完了したら、交付された「雇用保険被保険者証」と「雇用保険資格取得等確認通知書（被保険者通知用）」をその社員に渡して、雇用保険に加入したことを伝えます。

4）住民税

新しく入社した社員またはその社員の前の勤務先から「特別徴収にかかる給与所得者異動届」が提出された場合は、その異動届に必要事項を記入して市区町村に提出します。

新しく入社した社員が、前職の退職後は自分で個人住民税を納付していて、年度途中でそれを給与からの源泉に切り替える場合には、「特別徴収切替届出（依頼）書」を市区町村に提出します。

入社年の前年の所得が少なく住民税が非課税になった場合など、入社年に支払う住民税が無いのなであれば、入社時に必要となる住民税の手続きはありません。

5）所得税

新しく入社した社員には、初めて給与を支払う時までに、「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出してもらいます。会社は、この書類に記載された扶養人数等の情報をもとに、給与から源泉する所得税を計算します。

前職を退職した年と入社した年が同じ（例：平成27年1月退職、平成27年12月入社）なら、前職の源泉徴収票も早めに提出してもらいましょう。この書類は、その社員の年末調整を行う際に必要になります。

まとめ

新しく入社した社員について保険・税務関係の手続きを完了するためには、その社員の様々な情報を入手しなければなりません。平成28年1月からは、マイナンバーの記載欄が設けられる書類もありますから、その情報の取得・保管について、これまで以上の注意を払う必要が出てきます。マイナンバーをはじめ個人情報の取扱いには、十分に気を付けてください。