上場準備2019年04月02日（火）

業務プロセスはペーパーレスの時代？ワークフローについて詳しく解説

経営ハッカー編集部

業務プロセスを円滑に行うには、紙ではなくデータで管理することが重要です。
今回は、データで管理を行うワークフローシステムについて詳しく解説していきます。

業務プロセスとは

会社は業務を円滑に行うために、部署や部門に分かれて業務を進めています。例えば、管理部門は、社内の備品に欠品が生じている場合には、それらを発注する手続きを行います。その際、自分一人で決定するのではなく、「申請→上司の承認→管理部門長の承認→総務担当による発注」といったように、一連の業務プロセスに則って発注を進めます。

これらの業務プロセスは、業務内容や会社によってそれぞれ異なっており、判断を行う人や人数、ステップ、申請に使用する書類などに違いがあります。

業務プロセスが抱える課題

会社ではこれらの業務プロセスは当たり前に行われていますが、上述のように、判断を行う人や人数、ステップ、申請に使用する書類に違いがあるため、業務プロセスが複雑化しやすいという傾向があります。

例えば、申請の段階では「どの申請書を使えばいいのか」、承認の段階では「誰に申請すればいいのか」、決済の段階では「承認書類が溜まってしまって片付かない」、保管の段階では「結果の入力や書類の保管が追いつかない」などの課題が生まれがちです。

これらの課題は、業務プロセスが紙ベースで運用されていることや業務プロセスが明確化されていないことで生じるのがほとんどです。

会社の規模が大きくなればなるほど、業務プロセスが複雑化するほか、申請書類が多くなるため、上記のような課題が多くなります。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、業務プロセスを自動化するために作成されたシステムのことです。従来のような紙ベースではなく、電子化された申請フォームを活用します。

このシステム上で一元管理されている申請フォームの中から必要なものを選択し、申請を行いますが、その後のプロセスは全て自動化されています。承認者を特定する必要はなく、申請内容に合わせて自動で承認者の元に送られ、承認作業が終わったものは自動的に電子ファイルとして保管されるという仕組みです。

ワークフローシステムのメリットとは

ワークフローシステムを導入するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか？
主なメリットは以下の6つです。

・業務プロセスの可視化
・意思決定の効率化
・ペーパーレスによるコスト削減
・内部統制の強化
・業務効率の継続的な改善（働き方改革につながる）

ワークフローシステムを導入することによって、どんな人たちが業務に関わっているのか、組織の範囲や情報などがシステム上で可視化されます。また、申請書が誰の元にあるのかを可視化することで承認の進捗状況を共有できるため、業務の停滞を防ぐことが可能です。

パソコンで手軽に申請・承認を行うことができ、自分の役割を果たした後は次のステップに自動で送られるため、次のステップを気にする必要がありません。また、インターネットに接続できればどこでも承認・申請を行えます。出社せずに申請・承認が行えるため、働き方改革につながるだけでなく決裁に至るまでの時間を大幅に短縮できます。

また、ペーパーレスによって、プリント代やFAXや郵便を送る際に生じる通信費や郵送費を削減できます。今まではファイリングの作業に追われたり、保管場所に困ったりしていたのも、データベース上に保管されることで改善されます。すぐに見つけられるほか紛失をなくすことができるため、内部統制を強化できます。

また、これらのワークフローシステムは、定期的に見直しを行うことで、さらに業務効率を改善することができます。

ワークフローシステムのデメリットとは

ワークフローシステムのメリットだけを見ると、導入すべきシステムと言えますが、デメリットはあるのでしょうか？主なデメリットは以下の2つです。

・システムの導入に費用がかかる
・システムを使いこなすのに時間がかかる

社内にパソコンを揃えたからといってワークフローシステムが使えるようになるわけではありません。専用のシステムを構築する必要があるため、費用が発生します。また、費用は導入時だけでなく、遠隔管理によるサポートやシステムの見直しや改善などのサポートに対する費用も発生するため、ランニングコストが増えてしまいます。

「システムを導入したからこれでばっちり！」というわけにはいきません。システムを導入してからは、システムを使いこなすために、社内教育を行う必要があります。今までは紙ベースで行っていたものが急にパソコンでの一元管理になるため、たとえば年齢層の高い社員は使いこなすまでに時間がかかってしまうでしょう。