販売管理システム導入が経営にもたらすメリットとは？

販売管理とは「お金の流れ」と「商品の流れ」を管理することです。

お金と物の流れの管理は、仕入、受注、在庫管理、出荷、請求、支払い、代金回収などに分解することができます。では、一般的な販売管理の流れを見てみましょう。

【受注管理】

販売管理で最初に行うのは、受注管理です。顧客から「どの商品を、いつまでに、どれだけ欲しい」といった形で、問い合わせや依頼が入ります。この「引き合い」に対し、企業は応える形で「見積書」を出します。見積書の内容に問題がなければ、顧客との間に契約を結び、受注が成立します。

【出荷管理】

顧客からの注文を受注したら、出荷指示を行い、顧客の元に商品が届くまでの流れを管理します。ここでも、在庫のある倉庫や管理者に出荷の情報を伝えるための必要書類、顧客に納品されたことを証明する受領書など書類作成の業務が発生します。

【請求管理・入金管理・代金回収】

続いて、企業は顧客に対して商品の代金支払いを請求。請求書をもとに、顧客から支払われた金額に差異が無いかを確認します。ここで何かしらの問題が発生していれば、顧客へと連絡し、正しい金額が入金されていれば入金伝票を作成します。

【在庫管理】

販売管理は、納品が完了した時点で終わりというわけではありません。出荷した商品の情報を速やかに記録し、在庫の欠品が近日中に想定される際は追加で仕入・発注作業を行う必要があります。もしもこの業務が不十分だった場合、把握している在庫数と実際にある在庫数に食い違いが発生し、トラブルの原因となってしまいます。「いざ出荷するときになって、在庫数が足りなかった……」という事態は、顧客からの信頼を著しく損ないます。

販売管理では、見積書や請求書など煩雑な書類作成業務を並行して進めていかなければいけません。これらの書類は発注数・納品数から請求などミスが許されない数字との戦いでもあります。

これまでは発行した書類は、FAXや郵送でやり取りをすることが一般的でした。しかし、送付に時間を有するほか、紛失で顧客の情報が漏洩してしまうリスクも生じます。さらに働き方改革や環境破壊の点からもペーパーレスが推進されている背景とICT環境が整備されたことで、電子化が普及してきています。

デジタル化が進行している一方で、販売管理業務を従来の手法のまま行っている企業も少なくありません。結果的に、事実、販売管理にはヒューマンエラーが起きやすく、以下のような課題がつきものです。

課題1.業務ミスの発生

販売管理は、在庫管理や出荷指示、請求時など、同じデータを複数の業務にわたって使用することが多く、その都度データ入力作業が発生します。各業務で別々の台帳やExcelを持ちデータ入力を行う業務フローでは、転記による入力ミスの発生を避けられません。そしてデータの入力ミスは、トラブルを招くだけでなく、チェック・修正のために人的リソースを割く要因ともなっています。

課題2.書類管理の煩雑化

当たり前ですが取引先が増加すると、取り扱う書類の量も比例していきます。また同一の書類フォームを用いることも多く、管理ミスがないように細心の注意を払わなくてはいけません。印刷した書類を紙媒体で保管・管理をして　いた場合、取引先が増えれば増えるほどスペースコストもかさみ、確認作業を行う際にも大きな手間となるでしょう。

課題3.情報を一括管理できない

ひとつの商品について、複数の顧客から注文を受けるケースでは、それぞれの顧客からの注文は受注数や納品時期、単価が異なるため、手作業で特定の商品に関するデータ管理を行うことは容易ではありません。注文が集中した際、一括で在庫を管理できなければ欠品を招く可能性が発生します。

課題４.業種・業界別に販売管理の仕組みが異なる

たとえば製造・小売業の場合、売上そのものはシンプルに【販売価格−仕入価格】から求めることができますが、常に変動する原価を把握しながら、量も調整する必要があります。原価が安いから大量に在庫を抱えてしまうと、結果的に利益を出せなくなります。つまり売上を管理するだけではなく、製造コストや市場ニーズを注視しながら、収益の確保をすることが求められます。

さらに直営店やインショップ、ネット販売など、販売チャネルが増えてきていることも、販売管理が煩雑になってしまう原因のひとつと言えるでしょう。販売管理のなかには、在庫管理や仕入管理、業務管理も含まれる場合もあり、企業によっては営業もこなすので、その業務領域はより拡大しています。

モノではなく、コンサルやサービスを商材としている企業や、複合的なビジネスを展開している企業では、販売管理は煩雑になりがちです。また、契約書など個別への対応が求められることが多い人材派遣などの事業でも、いかに販売管理を一元化できるかは大きな課題になっています。

このように、業種・業界によっても販売管理に関する課題は異なり、さらに取引先ごとに契約内容の詳細は異なってくるため、同じ企業でも担当者ごとにフォーマットが異なることも、よくみられる販売管理業務の課題のひとつと言えるでしょう。このケースでは、管理業務が担当者に属人化してしまう可能性があり、引き継ぎがスムーズにできないといった問題が起きやすくなります。

こうしたさまざまな課題を解決してくれるのが、さまざまな「お金の流れ」と「商品の流れ」を一元管理できる販売管理システムです。

では、販売管理システムの特徴とともに、その解決方法を見てみましょう。

1.業務の効率化とリアルタイムな状況の可視化

販売管理システムを導入すると、受注管理や在庫管理のデータを連携させることが可能です。いずれかのデータに数量を記入すると、その他の業務時に使うデータにも数量が一括して反映されるため、管理の業務効率化が図れるだけでなく、ヒューマンエラーの削減につながります。必要なデータを適宜スムーズに検索・閲覧・管理ができるため、請求漏れなども削減できます

確認事項が多い部門間や工程間の現場においても、進行が可視化されることでミスコミュニケーションにおける事故なども防ぐことができ、作業効率化が改善させることも期待できます。

2.データの蓄積により、販売戦略が立てやすくなる

これまでExcelでデータ管理をしていた場合、受注数や商品名をもとにレポートを作ろうとすると膨大な時間が必要でした。しかし、販売管理システムを導入すれば、それまでの販売履歴をデータとして蓄積し、手間なく解析ができるようになるため販売戦略が立てやすくなります。

経営者にとっても、複数のデータを一元管理しリアルタイムで共有できることから、的確な経営決断をスピーディに行うことができるメリットも大きいと言えるでしょう。

3.作業の平準化により、引き継ぎが容易になる

取引先ごとに担当者が販売管理を行い、管理が属人化してしまうという課題に対しても、一元管理によって管理業務の統一化・平準化が可能となり、問題を解決することができます。担当者による業務品質の差異もなくなり、スムーズに引き継ぎ業務が行えることも大きな魅力でしょう。

販売管理システムの導入にあたり、メリットを最大化するために検討すべきポイントを紹介します。

①導入前の課題の抽出

販売管理システム導入の前に必ず「課題の抽出」を行いましょう。「業務の効率化」「マーケティング面の強化」など、自社内で最優先して解決したい課題があれば、自ずと導入するシステムの基準も明確になります。

②自社に合った要件を特定（そのうちの1つとしてのクラウド or オンプレミス）

販売管理システムにはクラウド型とオンプレミス型の2タイプがあります。オンプレミス型は、ソフトウェアをインストールして、自社サーバを利用します。クラウド型は、ソフトウェアを購入する必要がなくインターネットを通じて利用します。そのため、導入コストと運用コストを低額にできるため、販売管理システムの移行を考えている企業やこれから導入を検討している中小企業にとっては、オンプレミス型と比較すると導入しやすいと言えます。インターネット上のサービスなので、バージョンアップ等も自動で行えるのも大きなメリットになります。ただし、ベンダーのサーバを利用するため、セキュリティ面はオンプレミス型と比べると弱くなります。

一方でオンプレミス型は導入時にソフトウェアやサーバなどの費用がかかります。初期コストが高くなりますが、導入後も専任できる担当者がいれば、細かいところまで自社に合ったカスタマイズが可能となり、適宜最適化をできます。

③運用面とサポート体制

クラウド型、オンプレミス型ともに導入する際に、様々な設定、オペレーションを担当する適任者が必要になります。知見を持った人材がいるかどうかと同時に、導入後にベンダーからどれだけのサポートを得られるか、がシステムを選定する際の重要な軸となります。

販売管理は、業務内容が多岐にわたる上に、企業の利益とも直結します。ニーズが多様化している現在では部門間を横断したリアルタイムの情報共有は必須です。

しかし、煩雑になる伝票整理を手書きやExcelで行っていると、ヒューマンエラーが起きやすく、多くのリソースを割かざるを得ません。そのような作業を自動化、情報を一元化できる販売管理システムは、業務効率を図れることに加えて、経営戦略とも連動した迅速な対応をとることも可能になります。

初期コストや活用できるまでのサポート体制など、導入にも検討すべきポイントはありますが、まずは自社の課題を洗い出し、適したシステムを探してみてはいかがでしょうか。