2014年11月19日(水)0ブックマーク

【今更聞けない】納品書の日付と作成日の関係についてまとめ

経営ハッカー編集部

納品書の日付と作成日は一体どういう関係にあるの?

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個人の方であれ法人の方であれ、納品書を一度も受け取ったことがないという方はいらっしゃらないと思います。納品書は、販売者が購入者に対して商品等を納める際に、注文を受けた商品種類と単価、数量、合計金額等に間違いがないことを確認するための重要な書類であるため、必ず商品等と一緒に同梱されます。

さてここで一つ、疑問に思われたことがある方がいらっしゃるのではないでしょうか?納品書の納品日と作成日の関係についてです。納品日と作成日がずれている納品書を受け取ったことはありませんか?納品日と作成日がずれてしまうような場合とは一体どのようなケースでしょうか?解説していきたいと思います。

参考リンク: 納品書の無料テンプレート

[目次] ■1)納品書の納品日と作成日がずれてしまうケース ■2)納品日と作成日がずれることで取引先と問題となるケース ■3)まとめ

■1)納品書の納品日と作成日がずれてしまうケース

納品書に記載されている納品日と納品書の作成日がずれてしまうケースとしては、どのような場合が想定されるのでしょうか?具体的な例を挙げて解説していきます。

前提1):商品の販売者であるA社が購入者であるB社に対して3月31日に商品を発送しており、商品到着が翌日の4月1日となることが分かっている

このような取引の場合、A社においては3月31日の作成日で納品書が作成されます。そして納品日には先日付である4月1日と記載されることになります。

つまり、3月31日時点でA社において商品の梱包作業が完了し、この日に納品書を作成し商品に同梱して運送会社に引き渡した場合、納品書を作成した日付は3月31日となります。そしてB社への商品の到着が、翌日の4月1日となることが予め分かっているのであれば、作成した納品書に記載される納品日は4月1日ということになります。すなわち納品日は、商品の購入者であるB社が実際に商品を運送会社から受け取った日ということになります。

■2)納品日と作成日がずれることで取引先と問題となるケース

納品日と作成日がずれてしまうケースとしてはどういった場合があるのかについては上記で解説しました。ここでは納品日と作成日がずれてしまうことで、取引先とどのような点で問題が発生してしまうのか、具体例を挙げて説明していきます。先ほど挙げた具体例の前提1)に以下の前提2)を加えます。

前提2):A社は、毎月月末までに発送が完了した(運送会社に引き渡した)商品について、翌月末までに購入者に代金支払いをお願いしている(月末締め翌月末代金受取)。一方のB社は、毎月月末までに受領した(運送会社から引き渡しを受けた)商品について、翌月末までに販売者に対して支払いを行っている(月末締め翌月末代金支払)。

A社とB社がこのような取引慣行を取っている場合、先ほど例に挙げた、3月31日A社で商品発送、4月1日B社で商品受領となってしまう場合には、商品代金の支払い日について両社で主張が対立してしまうこととなります。

つまり、A社は3月31日に発送が完了した商品に関しては、4月末までに購入者であるB社に対して代金を支払うように請求書を発行することになりますが、B社としては4月1日に商品を受領しているわけですから、5月末までに代金を支払うとA社に対して主張することになります。このようにして、A社とB社との間でコンフリクトが発生してしまうこととなります。

このような事象を解決するためにはあらかじめ両者の間で取引条件について合意しておくことが重要です。

例えば)商品受領は4月1日なのだけれども、3月31日までに発送が完了した商品についてはA社に対してB社は4月末までに商品代金を支払うとか、どちらかが歩み寄りを見せることが肝要です。

実際には取引先との力関係によって、代金の支払い日などは決まってくることとなりますが、大切なのは取引条件に関する販売者と購入者お互いの認識の齟齬がないようにすることです。そして取引条件に関しては、口頭ではなく書面で合意しておくことが重要です。まして初めて取引する相手方ならなおさらです。

せっかく商品の良い仕入先・販売先を見つけたと思っても、代金の支払期日に関してお互いの主張が対立し、言った言わないの水掛け論になってしまったら、こんな不幸なことはありません。きちんと書面で取引条件は合意しておきましょう。

■3)まとめ

今回は、納品書の納品日と作成日がずれてしまう場合の具体例を挙げ、その場合に、取引先とどのような問題が生じる可能性があるのかについて説明してきました。納品日と作成日のずれが原因となって取引先との関係が悪化するような事態だけは避けなければなりません。常に取引先との円滑なコミュニケーションを心がけ、取引条件については書面で合意しておくことが大切です。

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